标准采购作业程序说明书.doc

标准采购作业程序说明书 来源：咖喱贡 /  采购作业内容是从收到请购案件开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅厂商资料、采购记录及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如：采购作业程序及要点请 购第一条 请购部门的划分各项材料的请购部门如下：(一)常备材料：生产管理部门(二)预备材料：物料管理部门(三)非常备材料：1.订货生产用料：生产管理部门2.其他用料：使用部门或物料管理部门第二条 请购单的开立、递送(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订)，请购单(内购)(外购)附请购案件寄送清单送采购部门。(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。(三)紧急请购时，由请购部门于请购单说明栏注明原因，并加盖紧急采购章，以急件卷宗递送。(四)材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于请购单上注明试车检验及预定试车期限。(五)庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制请购单提出请购。第三条 免开请购单部分(一)下列总务性物品免开请购单，并可以总务用品申请单委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：1. 贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。2. 招待用品：饮料、香烟等。3. 书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。4. 打字、刻印、报表等。(二)零星采购及小额零星采购材料项目。第四条 请购核决权限(壹) 内购：1. 原物料：(1) 请购金额预估在1万元以上者，由科长核决。(2) 请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。(3) 请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。2.财产支出：(1)请购金额预估在2000元以下者，由科长核决。(2)请购金额预估在2000元至2万元者，由经理核决。(3)请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。3. 总务性用品：(1)请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。(2)请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决。(3)请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以财产支出核决权限呈核。(二)外购：1.请购金额预估在10万(含)元以下者，由经理核决。2.请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。第五条 请购案件的撤销(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于请购单(内购)或请购单(外购)第一、二联加盖红色撤销的戳记及注明撤销原因。(二)采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：1.采购部门于原请购单加盖撤销章后，送回原请购部门。2.原请购单已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。3. 原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。采 购第一节 一般规定第六条 采购部门的划分(一)内购：由国内采购部门负责办理。(二)外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。(三)总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。第七条 采购作业方式 除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：(一)集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。(二)长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。第八条 采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。第二节 国内采购作业处理 第九条 询价、比价、议价(一)采购经办人员接获请购单(内购)后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价