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无锡食尚网络科技有限公司 档案编码制度 部 门 编 制 审 核 批 准 发布时间 实施时间 修改记录 版本 修改时间 修改人 批准人 修改内容说明 执行时间 /09/19 尹亮 白栋贤 新增制度 自批准之日起 1目的 2适用范围 3术语和定义全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体由互有联系的若干文件组合而成并放入的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。：，在同一个全宗内不允许出现重复的号。案卷号：类别内案卷的顺序，在同一个类别内不允许出现重复的案卷号。 ”编码两大类，而“事由—年度—保管期限分类法”，又根据档案归档方式不同，编码分一文一件编码以及案卷文件编码两类： 6.2档案编码方法 采用“事由—年度—保管期限分类法”一文一件编码： （1）行政管理类档案档号如：WXSS-XZ01-2011Y-0001； （2）财务审计类档案档号如：WXSS-CW03-2011Y-0001； （3）人事类档案档号如：WXSS-RS01-2011Y-0001； （4）研发生产类档案档号如：WXSS-YF02-2011C-0001； （5）营销事业类档案档号如：WXSS-YX01-2011Y-0001 6.3档案编码的规则 6.3.1“年度—保管期限—机构分类法”档案编码的规则 文书档案、合同档案、产品档案档案编码时，对归档材料先后按照不同的全宗、形成年度、保管期限和机构分类，然后对同类文件编件号，件号以4位流水号方式展现。此编码规则中，类别内文件的件号是连续存在的，不受档案盒的影响。例如第一盒档案的文件序号从0001到0100，第二盒档案的文件序号是从0101到0200。 6.3.1.1档号：由全宗号、类别号、年度保管期限、文件序号组成，组成结构为：全宗号－年度保管期限－机构简码—文件序号。 6.3.1.2全宗号：4个字母。 详见附件1《集团档案全宗号代码表》 6.3.1.3年度保管期限：档案形成年份（4位阿拉伯数字）、档案保管期限代码（1个字母，详见附件3《档案保管期限代码表》） 6.3.1.4机构简码：档案形成或承办机构的简称。2到3个汉字组成，详见附件4《机构简码》。 6.3.1.5文件序号：文件的顺序号（4位阿拉伯数字组成，从0001编起）。文件序号按照归档先后顺序以流水号的形式编著。 全宗号、年度保管期限、机构简码与文件序号之间使用连接符“－”连接。 档案编码（即文件档号）的样式如下（其中Z代表汉字，Y代表阿拉伯数字，X代表字母）： 例如：WXSS-2011Y-集公关-0001，无锡食尚网络科技有限公司 2011年度永久保存的集团公共关系部的第一件档案。 6.3.2“事由—年度—保管期限分类法”一文一件编码的规则 文书档案中的员工个人档案（即人事档案）、文书档案中的资本运营档案、工程项目档案中的房地产档案、工程项目档案中的设备仪器档案、科研档案、会计档案、声像书刊档案、实物档案、董事长档案、电子文件档案，对归档材料先后按照不同的全宗、档案类别、产生年度、保管期限分类，然后对类别内文件编流水号。此编码规则中，类别内文件的档号是连续存在的，不受档案盒的影响。例如第一盒档案的文件序号从0001到0100，第二盒档案的文件序号是从0101到0200。 6.3.2.1档号：由全宗号、类别号、年度保管期限、文件序号组成，组成结构为：全宗号－类别号－年度保管期限－文件序号。 6.3.2.2全宗号：4个字母。 详见附件1《集团档案全宗号代码表》 6.3.2.3类别号：一般由档案一级分类类别代码（2个字母）、档案二级分类类别代号（2位阿拉伯数字）组成。而声像书刊档案须采用三级分类号，如SS0101，SS0203等；房地产档案类别号为5位，如GF001，资本运营档案类别号为7位，如WS10001。详见附件2《集团档案类别号代码密级及保管期限表》 6.3.2.4年度保管期限：由档案形成年份（4位阿拉伯数字）、档案保管期限代码（1个字母，详见附件3《档案保管期限代码表》） 6.3.2.5文件序号：文件的顺序号（4位阿拉伯数字组成，从0001编起）。文件序号按照归档先后顺序以流水号的形式编著。 全宗号、类别号、年度保管期限与文件序号之间使用连接符“－”连接。 一文一件档案编码（即文件档号）的样式如下（其中X代表字母，Y代表阿拉伯数字）： 例如：WXSS-KY01-2011Y-0001：无锡食尚网络科技有限公司科研档案配方文档2011年度永久保存的第一份配方。 6.3.3案卷文件编码的规则 工程项目档案中的基建档案须组卷归档，立卷档案编码分为档案盒编码