文件的控制.doc

文件名称：文件的控制 责任部门 工作程序、内容 应形成记录 行政中心 行政中心 各部门 行政中心 行政中心 各部门 行政中心 职能部门 行政中心 文件的编写、审核、批准和发布（指手册、程序） 编写——→审核——→批准——→发布 （各部门） （管代） （总经理） 文件的发放和更换 发放：确定发放范围—→审批—→发放 —→ 领用 （行政中心） （管代） （行政中心）（领用者签名） ⊙封面上注明分发号、盖受控章并登记《文件发放/回收表》 ⊙同时登入修订状态 更换（指使用者提出） 使用者提出—→审批—→ 发放（收回旧版本并作登记） （行政中心）（资料室） ⊙对接收的文件各自进行登记和控制 文件的修订、换版和作废 修订：申请—→ 审批—→ 批准 （提出者）（原编制者）（管代） 换版：收回旧文件—→换页或划改—→发回并登记清单 （行政中心） （原编制部门） （行政中心） 作废（换版）： 新版发布（并在版布令中声明旧版作废）→旧版作废→收回 文件的收回和销毁 收回旧版本（发新版）—→在《文件发放/回收表》登记 （行政中心） （行政中心） ↓ 加盖作废章—→在《清单》中记录—→审批—→销毁 （行政中心） （经理） 文件的管理： ⑴做好文件的收发、归档和借阅 ⑵每年末对文件的存贮进行一次检查 ⑶妥善保管文件，不得外借，遗失时应及时报告、登记 外来文件的识别分发： 提出申请—→本部门审批—→行政部审批并在文件控制清单》上登记—→管代批准—→发放 《质量/环境/职业健康管理手册》、程序文件 《文件发放/回收表》 《文件接收登记表》 《文件修订申请实施单》 《文件控制清单》 《文件发放/回收表》 《文件作废/保留/销毁单》 《文件借阅登记表》 《文件控制清单》 文件名称：记录控制 责任部门 工作程序、内容 应形成记录 填写人 行政中心 各部门 行政中心 行政中心 行政中心 行政中心 1、记录的编写原则 A简明、有效 必有：产品名称、日期、填制人、便于追溯 经过审批 2、记录填写 A、字迹清楚、真实、完整、签注齐全 B、更改标识 3、记录编目 编制受控记录清单和格式 4、记录收集 每月统一收集，装订后交往行政中心 5、记录归档 统一分类归档，每月汇成一本，封面注明生产批次、月份， 并记入《记录归档清单》 6、记录的贮存与保管 统一保管在文件柜内 记录的借阅 经理（车间主任）提出申请—→借阅登记—→借阅 顾客（合同要求）—→销售中心—→借阅登记并注明原因 —→借阅 记录的处理 填制《记录处理申请表》—→批准—→统一销毁机关登记 (行政中心) （管代） 《记录控制清单》 《记录归档清单》 《记录借阅清单》 《记录处理清单》 文件名称：环境因素/危险源的识别和评价控制程序 责任部门 工作程序、内容 应形成记录 各部门 行政中心 管代 总经理 各部门 初步评价1、时间：每年末 2、考虑内容： A、生产、包装、服务及新产品开发中所排出水、气、 声、固废及资源、能源消耗对周围地区影响 B、进入工作现场人员（包括来访者）活动 C、正常和非正常事件的影响 D、过去、现在、将来活动的影响 E、可控、不可控、直接和间接的影响 F、工作场所的设施 G、已纳入计划的新产品开发和新的活动 H、相关法律法规和其他要求 3、评价方法：是非判断法+LEC打分法 重要环境因素/危险源评分 1、时间：每年2月份前 2、依据： A、影响规模、程度、频率和时间 B、法律法规 C、企业实施情况 D、相关方要求 3、判别： A、违法或超标排放 B、影响超过某一数值 C、总分值超过某一数值 审核 批准 更新（时期：确定目标时；法律法规变更时；开发、修改产品） 报行政中心 环境因素/危险源分析 《环境因素/危险源清单》 文件名称：法律法规跟踪引用程序 责任部门 工作程序、内容 应形成记录 行政中心 各部门 行政中心 行政中心 各部门 行政中心 1、法律法规范围 ⑴国际公约 ⑵ISO9000、14000、18000标准 ⑶与食品生产有关的质量、环境及职业健康法律法规和其他 要求（包括国标、地方、行业） 2、获取方法 ⑴行政中心：技术监督局、环保局、主管部门、行业主管、 协会、出版社、报刊、网站、咨询机构 ⑵各