物品管理规定.doc

Q/KFFGS 科技工程与服务产业分公司管理标准 Q/KFFGS 201.00.14-2012 物品管理规定 2012-08-06发布 2012-08-06实施 科技工程与服务产业分公司 发 布 前 言 为贯彻执行国家、行业、地方有关标准化的法律、法规和方针政策；组织实施技术法规、国家标准、行业标准和地方标准；根据公司发展战略和经营管理目标，制定和实施企业标准，建立、健全公司标准化体系，以确保各项工作在规范的程序下运作。 本标准起草人：吴 頔 本标准初审人：方 剑 本标准会审人：郑百尧 徐世杰 方 剑 赵建华 赵益民 杜春晓 葛 强 吴宏福 本标准审核人：潘志强 本标准审定人：黄伟建 本标准批准人：黄伟建 本标准由科技工程与服务分公司办公室负责解释。 物品管理规定 1 使用范围 本办法适用于由办公室负责采购和管理的相关办公物品、固定资产与服务。 2 原则 2.1 计划内采购和计划外采购相结合的原则 2.1.1 为保证物品与服务的充分及时供应，实行计划内和计划外采购相结合的管理方式。 2.1.2 根据上一年度物品及服务利用情况，测算和制定本年度的采购计划。 2.1.3 年度计划难以概括的，或其他原因导致需求计划改变的，可在年度中安排计划外采购。 2.2 招标采购与询价采购相结合的原则 2.2.1 应根据批量和额度分别采取招标采购与询价采购相结合的方式。 2.2.2 采取招标采购方式的，根据集团相关规定，由集团公司制定的物流公司统一组织实施。 2.2.3 采取询价采购方式的，必须有三家以上供应商提供报价，在充分比较质量、价格、交货时间、售后服务、资信等因素的基础上进行综合评估，并与供应商议定最终价格。 2.2.4 需要根据实际耗用情况经常性添置的小额物品，为简化采购程序，提高工作效率，可以通过三家以上比较确定一段时间内（一年或半年）的供应商，并定时考核。 2.3 一致性原则 定购的物品或服务必须与采购申请所列要求规格、数量相一致。在市场条件不能满足申请部门要求的情况下，及时反馈信息供申请部门决定是否变更要求。如确实由于特定原因导致定购的物品不能完全与采购申请一致，经审核批准后，方可采购。 3 组织与职责 3.1 办公室设置采购小组。采购小组由办公室资产专职管理员、监审部委派的人员及申请部门需要参与的相关人员组成。 3.2 采购询价、综合评估、会签合同、采购审批，由采购小组协调财务及使用部门共同完成，报分管领导审批。 3.3 采购小组的工作职责： 3.3.1 负责与供应商签订采购合同，督促合同正常如期的履行，并处理催讨欠、退货或索赔事宜。 严把物品服务的质量关，负责组织申请部门对所购物品进行验收和财务结算，并监督物品的入出库工作，协助有关部门妥善解决使用过程中出现的问题。 3.3.2 负责收集物品供货信息，对采购策略、物品结构调整改进，积极提出各项合理化建议。 3.4 办公室资产专职管理员工作职责： 3.4.1 根据上一年度物品耗用量及各部室提出的《物品领用计划调整表》等，编制本年度采购计划，采购计划应当与资金预算相衔接。 3.4.2 根据物品使用情况和库存变化以及各部门上报的物品领用计划、采购申请，相应制定月度的具体采购计划。 3.4.3 根据谈判情况拟定采购合同并编制用款申请，报办公室主任、办公室主任、主管副总经理、总经理根据权限签批核准。 3.4.4 负责办理物品验收、清点交接、结算等手续。 4 采购计划 4.1 采购小组根据规定的物品领用计划编制采购计划进行采购。 4.2 各部室需对下一年度物品领用计划进行调整的，应当根据实际情况提出书面申请，经部室负责人审核批准后，于每年10月底前送达办公室采购小组。 4.3 维修和其他服务，由各使用部门提出书面申请，写清所需服务的数量规模、质量标准、技术指标、要求日期等，由部室主任签字交办公室。 5 计划外采购 5.1 各部室在领用计划以外申购价格超过200元的办公用品，应提出书面申请，申请需写清楚用途、名称、规格、数量等，经本部室领导签名后，报办公室主任审批、若金额较大应报分管领导审批后由办公室采购小组负责采购。经批准的特殊物品采购小组也可以委托相关部门自行采购，相关部门应自采购后3日内到办公室采购小组办理相关登记报销手续，未批准的将不予报销。 5.2 各部室在领用计划以外申购价格不超过200元的办公用品，应提出书面申请，写清采购物资的数量、型号、质量标准、要求到货日期等，由部室领导签字后报办公室批准后由采购小组负责采购。 5.3 超预算采购的，按分公司相关规章制度办理。 6 采购实施 6.1 采购小组在洽谈某项物品时，原则上供应商不得少于三家