Office办公应用PowerPoint课件 教学课件 作者 第05章 使用审阅、大纲和宏.pptVIP

第05章 使用审阅、大纲和宏 使用审阅与批注 用户在编辑完文档之后，经常需要其他人审阅。为了避免审阅者对文档做出永久性(是指无法跟踪也无法恢复)的修改，凡是审阅者对文档改动过的地方，都应设一个标记。这样用户就可以知道哪些地方进行了改动，然后再决定这些改动是可接受的还是不能接受的。批注与审阅不同，批注是指审阅者给文档内容加上的注解或说明，或者是阐述批注者的观点。 使用审阅 在文档中插入批注 添加声音批注 查找批注 使用修订标记 修订标记能够使对应的原作者清楚地看出审阅者在哪些地方做了修改，如果几个人审阅了同一篇文档，则Word就可以用不同的颜色表示每一个审阅者所做的修改。原作者可以通过文档中所显示的修订标记，来对其中的修改进行审查，以确定所作的修改是否正确。 添加修订标记 拒绝和接受修订 使用文档大纲 Word 2003中的“大纲视图”就是专门用于制作提纲的。用户可以在“普通”模式与“大纲视图”模式之间方便地进行切换，及时地对当前正在编写的内容进行结构上的调整。 创建文档大纲 选择大纲内容 升级和降级操作 扩展和折叠大纲标题 使用宏 宏是由一系列Word命令组合在一起作为单个命令执行的命令，通过宏可以达到简化编辑操作的目的。用户可以将一个宏指定到工具栏、菜单或者快捷键上，并通过单击一个按钮，选取一个命令或按一个键的组合来运行宏。 录制和运行宏 重命名宏与宏组 删除宏 保护文档 在创建好Word文档后，如果不希望别人看到某些文档内容，可以给这些文档加密。在Word 2003中提供了有效的保护措施，来增加Word文档的安全。用户可以通过“选项”对话框中选择“安全性”选项卡进行设置，如图5-1所示。 图5-1 “选项”对话框的“安全性”选项卡 发送电子邮件 在Word 2003中除了可以编辑一般的文档外，还可以编辑电子邮件，并配合Outlook将文档作为电子邮件发送，这样可大大提高办公效率，如图5-2所示。 图5-2 发送电子邮件 在Word 2003中，编辑完成的文档，可以直接给一个或多个人审阅。在文档的审阅过程中，审阅者可以方便地对所做的修改进行标记，或在需要的位置插入批注来表达意见。用户还可以使用大纲方式来组织文档，使用宏来自动执行一系列复杂的操作命令，这些功能都给文档的管理带来很大的方便。在本章中我们还将介绍文档的保护和发送电子邮件功能。