信息化办公软件高级应用 教学课件 作者 李永平 信息化办公项1.ppt

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Word高级应用篇 项目1:创建与使用文档模板 --公文文档模板的创建与使用 1、何为文档模板   模板是一个用来创建文档的大概模型,一个模板一般包含的信息有:文本的格式信息,样式,内容,宏按钮,自定义工具栏、宏、快捷键,自动图文集词条等。 2、Word提供的文档模板 空白文档模板:Normal.dot 内置模板 :常见的公文模板 OFFICE ONLINE模板 流行公文的基本构成 公文模板制作步骤 1、用自动向导功能生成基本框架 2、用域命令修改为自定义文档模板 3、保存文档模板,扩展名为.dot 4、调用文档模板 1、自动向导生成框架(1) 新建文档: 1、自动向导生成框架(2) 单击“报告”标签,单击“公文向导”图标,系统出现如下的对话框 1、自动向导生成框架(3) 单击“流行格式”单选按钮,单击“下一步”按钮 1、自动向导生成框架(4) 单击“流行格式”,单击“下一步”,系统出现“公文大小”对话框。单击“A4”,单击“下一步”按钮,系统出现如下对话框。 1、自动向导生成框架(5) 2、用域命令进行修改(1) 首先删除无关文字,并键入固定的文字,如:“主题词:”、“发:分院、各系(部)、机关处室、教辅部门、后勤公司”、“印发”等。修改红线(边框与底纹) 2、用域命令进行修改(2) 设置“正文标题”域,在正文标题处,单击菜单“插入”,单击功能“域”,系统弹出如下对话框。 2、用域命令进行修改(3) 单击“请选择域”下“类别”项下的下拉箭头,选择“文档自动化”,系统出现如下对话框。 2、用域命令进行修改(4) 行文日期的域设置,在对话框中单击“请选择域”下“类别”项下的下拉箭头,选择“日期和时间”,系统出现如下对话框。 2、用域命令进行修改(5) 修改成的最终模板 3、保存模板 在保存时其保存类型选择为“文档模板(*.dot)”,系统会自动保存到\Documents and Settings\[用户名]\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下,以便使用时能快速定位到模板所在位置。 最好将设置好的文档模板在其它盘做好备份,以免Windows系统重装,或Office应用系统重新安装造成自行设置的文档模板丢失。 4、使用模板 自行保存的文档模板存放在Office应用系统默认“常用”标签指定的文件夹下,打开Word,单击“文件”,单击“新建”,在“新建”对话框图中,单击“本机上的模板”,单击“常用”标签,单击“海州职业技术学院公文模块”图标,按“确定”按钮。 5、创建样式模板(1) 5、创建样式模板(2) 单击菜单“格式”,单击“样式和格式”,在屏幕右边出现如下的样式对话框。 5、创建样式模板(3) 选择“自定义”,系统出现如下对话框。 5、创建样式模板(4) 设置公文的版头样式,单击“标题1”,单击右边的下拉箭头,出现如下列表框。 5、创建样式模板(5) 根据“版头”的格式要求进行设置。 6、样式模板的使用 先选择样式,再输入内容,对于已经输入的内容,选中内容,再选择样式进行套用。 7、模板的加载与作用(1) 何为模板的加载与作用? 将已经设置好的样式加载到空白文档的模板文件Normal.dot中。模板加载后,Word打开应用文档或空白文档,Word所提供的样式是加载后的样式。用已有的模板文件,将样式加载到Normal.dot中,不仅可以节省样式设置的时间,同时使整个文档系统产生标准。 7、模板的加载与作用(2) 将“海州职业技术学院公文样式.dot”模板文件中的标题1、标题3、标题5的格式加载到Normal.dot中,其操作:新建空白文档,单击菜单“工具”,单击“模板和加载项”功能,系统出现如右图所示的对话框。 7、模板的加载与作用(3) 7、模板的加载与作用(4) 加载后的样式 总结(1) 常用的三种文档保存方式的适用范围: 1.存为文档:影响单个文件。 2.存为文档模板:影响以此模板为基础的所有 文件。 3.存为Normal.dot:影响范围为所有文档。 总结(2) 1、初学者使用Word编制文档时,其操作步骤通常是: 1)输入文档内容; 2)根据内容的重要层次不同进行字体、字号、修饰、字距、行距等方面的设置; 3)进行页面的设置; 4)最后打印输出。 2、使用文档模板创建与使用思想方法,其操作步骤是: 1)事先建好文档模板(一次建成、多次使用); 2)使用模板新建文档; 3)按内容要求重要层次选择域或样式进行套用; 4)输入文档内容; 5)打印输出。 总结(3) 域是一种代码,可以用来

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