信息化办公软件高级应用 教学课件 作者 李永平 信息化办公项目7.ppt

项目7：类数据库管理 －－进销存管理 １、类数据库管理目的 　　充分利用Excel数据共享、数据的一致性、统计汇总、列和行存储结构、数据处理函数、透视表等方面的强大功能解决现实中复杂数据与信息管理问题。 ２、本项目主要操作技能 相对引用应用 利用透视表管理和分析数据 用计算机的思维方式去解决现实中的问题 进销存管理的典型报表 进销存管理系统制作步骤 １、建立工作簿、定义工作表名，生成管理系统基本框架。 ２、构建原始数据资源，并利用有效性和相关函数构建数据链动与共享。 。 ３、利用条件格式实现库存和毛利报警显示。 ４、通过透视表制作各汇总表和总报表。 5、根据需要，建立自己系统工具栏。 1、建立工作簿、定义工作表名 新建工作簿： 在工作簿存放文件夹空白处右击，弹出快捷菜单 →“新建”→“Microsoft Excel 工作表” → 重命名为“进销存.xls”。 定义工作表 打开“进销存.xls” →通过“插入”“工作表”，添加5张工作表→ 分别把8张工作表命名为“代码表”、“入库明细表”、“出库明细表”、“入库汇总表”、“出库汇总表”、“成本毛利表”、“进销存报表”、“库存盘点表” 。 2、构建原始数据资源 （1） 构建原始基础数据—代码表，采用直接输入数据的方式 ，可加单元格背景 ，如右图。 2、构建原始数据资源 （2） 建立“入库明细表”： 输入对应的标题 “入库单号码”、“入库日期”、“物品代码”、“数量” 列基本数据手工输入。 “代码表”已有列项目通过 VLOOKUP函数来调用即可，详细如下： 2、构建原始数据资源 （3） “供货商”（D2）公式： “=VLOOKUP（$C2,代码表!$A:$F,COLUMN（B1）,0） “物品名称”（E2）公式： “=VLOOKUP（$C2,代码表!$A:$F,COLUMN（C1）,0）” “规格”（F2）公式： “=VLOOKUP（$C2,代码表!$A:$F,COLUMN（D1）,0）” “单位”（G2）公式： “=VLOOKUP（$C2,代码表!$A:$F,COLUMN（E1）,0）” “单价”（H2）公式： “=VLOOKUP（$C2,代码表!$A:$F,COLUMN（F1）,0）” 2、构建原始数据资源 （4） 2、构建原始数据资源 （5） 建立出库明细表，方法同入库明细表。 3、实现库存和毛利报警显示 单击“格式”→“条件格式”。 在“条件1”区域中进行报警的突出显示设置： “小于或等于” 报警线数字“0”； “格式” 设置为字体 “红色”，字形为“加粗” 则库存一旦小于0即报警的突出显示为红色粗体字。 在“条件格式”对话框中，单击“添加”按钮，增加 “条件2”区域。在“条件2”区域中进行较高库存数量报警的突出显示设置： “单元格数值”、“大于或等于”，较高报警线，如20， “格式”设置字体颜色为“蓝色”，字形为“加粗”，当库存超过20时，蓝色加粗字体突出警示，表示库存较多不需要进货，设置如图。 4、通过透视表制作汇总表（1） 建立入库汇总表 单击菜单“数据”→“数据透视表和数据透视图”，打开数据透视表和数据透视图向导。选择“Microsoft Excel数据列表或数据库”及“数据透视表”项，如图。 4、通过透视表制作汇总表（2） 在“选定区域”输入全部数据所在的单元格区域，或者单击输入框右侧的“压缩对话”按钮，在工作表中用鼠标选定数据区域，本例可以选中入库明细表中A1～N14的数据，如图。 4、通过透视表制作汇总表（3） 在对话框中选定“现有工作表”项，以便将创建的数据透视表放到当前工作表中，再单击“完成”按钮，如图。 4、通过透视表制作汇总表（4） 建立一个空的数据透视表，并同时显示“数据透视表”工具栏和“数据透视表字段列表”窗格，如图 。 4、通过透视表制作汇总表（5） 构建入库汇总表 。 从数据透视表字段列表中的相关字段拖到对应提示处，然后设置字段属性即可。本例先把“库别”、“月份”拖到页字段处 ，如图。 4、通过透视表制作汇总表（6） 在“数据透视表字段列表”中把“物品代码”拖到数据透视表左侧“将行字段拖至此处”位置，如图。 4、通过透视表制作汇总表（7） 通过字段属性，把统计汇总去掉，并可设置字段相关属性，如下左图。右击“物品代码”，选择“字段设置”，弹出如下右图，在分类汇总处选择“无”。 4、通过透视表制作汇总表（8） 把“货物名称”“规格 ”拖到行字段，如下左图所示，然后也同样设置字段属性为无分类汇总。这样完成行字段建立 ，如下右图。 4、通过透视表制作汇总表（9） 建立数据项和列字段 。 把“数量”字段拖到“将数据量拖至此处”，出现如下左图界面，继续把金额拖到数据项