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项目11:制作成绩单及打印信封 在日常办公文档制作中,某些文档样式及大部分内容相同,只是有几处内容不同。如某公司给众多客户发送邀请函,不同客户邀请函的样式及基本内容相同,只是客户信息不同。只要把客户信息建立一张数据表,使用邮件合并功能就可以自动填写各客户信息。大大提高制作效率。 学生成绩单及打印信封也具有上述特点。采用邮件合并功能进行制作十分方便有效。 项目分析 1.成绩单及信封打印分析 每位学生都需要打印一份成绩单及信封,且学生信息各不相同,因此若要为每位学生单独制作会十分繁琐,尤其在学生人数多时更是不可能现实。Word中提供的邮件合并功能可使该问题迎刃而解。只要事先建立学生信息数据源,使用该功能就能轻松完成任务。使用邮件合并功能可使用的数据源类型广泛,可以用专门的数据库管理系统(如SQL Sever)来创建,也可用Excel创建,甚至可用Word表格来创建。这里学生信息已记录在Excel工作表中,因此采用Excel来创建更为方便。 项目分析 Excel中学生基本信息与课程成绩各自存放在一个工作表中,如图11.1和图11.2 所示。 图11.2 “课程成绩”工作表 图11.1 “学生基本信息”工作表 1.使用Excel创建数据源(1) 打开Excel文件“学生基本信息及课程成绩”,插入一个工作表,并重命名为“基本信息及课程成绩”。 将“学生基本信息”和“课程成绩”工作表中的内容均按学号升序排序。 将“学生基本信息”工作表第一行(标题)复制到“基本信息及课程成绩”工作表中的第一行。 将“课程成绩”工作表的“学号”列复制到“基本信息及课程成绩”工作表中的第一列。 1.使用Excel创建数据源(2) 在“基本信息及课程成绩”工作表的B2单元格中输入函数LOOKUP($A2,学生基本信息!$A$2:$A$14,学生基本信息!B$2:B$14):单击B2单元格,插入函数LOOKUP,出现如图11.3所示的“选定参数”对话框,选择第一项,单击“确定”按钮; 图11.3 “选定参数”对话框 1.使用Excel创建数据源(3) 出现如图11.4所示的“函数参数”对话框,单击Lookup_value文本框右侧的按钮 ,然后单击A2单元格,在“A”前加“$”符号,再按回车键;单击Lookup_vector文本框右侧的按钮 ,然后切换到“学生基本信息”工作表,框选A2:A14单元格区域,在各坐标前加“$”符号,按回车键;单击Result_vector文本框右侧的按钮 ,然后切换到“学生基本信息”工作表,框选B2:B14单元格区域,在“2”和“14”前加“$”符号,单击“确定”按钮。拖动B2单元格右下角的填充柄向B2:G13单元格区域填充。 图11.4 “函数参数”对话框 1.使用Excel创建数据源(4) 复制“课程成绩”工作表中各成绩(B1:G13单元格区域)到“基本信息及课程成绩”工作表中的H1:R12单元格区域,最终结果如图11.5所示。 图11.5 “基本信息及课程成绩”工作表 1.使用Excel创建数据源(5) 在“基本信息及课程成绩”工作表中,给课程有不及格的学生填写补考通知(使用高级筛选):将标题行(第一行)的所有课程名称(共11门)复制一份粘贴到空白单元格处(如从H15单元格开始),按照如图11.6所示在对应的单元格中填写“60”(填写一个,其他的使用复制),注意不能填写在同一行上(同一行上筛选时表示“逻辑与”),要依次下移一行(这样筛选时表示“逻辑或”)。 图11.6 高级筛选条件填写 1.使用Excel创建数据源(6) 单击“数据”选项卡的“排序与筛选”功能区中,单击“高级”筛选,出现如图 11.8所示的“高级筛选”对话框,列表区域选择有内容的区域,条件区域选择上述填写的条件,即H15:R26单元格区域,单击“确定”按钮;在S1单元格中输入“补考通知”,然后在S3单元格中填写补考通知内容“请你于2008年3月8(星期六)参加补考,考试地点另行通知”,拖动S3单元格右下角的填充柄向筛选出来的其他区域填充补考通知内容;在“数据”选项卡的“排序与筛选”组中,单击“清除”,即可去掉当前筛选;然后删除上述填写的条件,即H15:R26单元格区域内容。 图 11.8 “高级筛选”对话框 1.使用Excel创建数据源(7) 1.创建一个文件夹,命名为自己的“学号+姓名”,将“学生基本信息及课程成绩.xls”文件复制到该文件夹中。 2. 按要求使用“学生基本信息及课程成绩.xls”文件创建数据源( “基本信息及课程成绩”工作表),并存盘上交。 2.生成信封和信纸(1) 新建一个空白Word文档,保存并命名为“成绩单及信封打印”。在下面制作中注意随时进行保存操作(按快捷键Ctrl
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