办公室实务 教学课件 作者 张丽荣 主编 团队接待.pptVIP

团体（重要）接待基本程序 1、了解情况 1）了解来访者的目的 2）了解来访规格，来访规格决定着我方的接待规格 3）了解来访者的基本情况：如单位、人数、性别、身份、民族等，又如性格、爱好等 2、制定接待工作计划 拟订接待计划的主要内容：确定接待规格、拟定日程安排、经费预算、工作人员. （1）主要陪同人员； （2）主要工作人员； （3）住宿地点、标准、房间数量； （4）宴请时间、地点、标准、人数； （5）会见、会谈时间、地点、参与人员 确定接待规格 接待规格是从主陪人的角度而言的。接待规格有3种：高规格接待；对等接待；低规格接待 （1）高规格接待 （2）对等接待 （3）低规格接待 优缺点： （1）高规格接待固然能表现出重视、友好，但它会占用主陪人过多的时间，经常使用会影响主陪人的正常的工作。 （2）低规格接待有时是因单位的级别造成的，有时是另有原因，用得不好，会影响与对方的关系；对等接待是最常用的接待方式。 拟定日程安排 包括来访的起止时间、每天的活动内容等。包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容。 经费预算 （1）工作经费 （2）住宿费 （3）餐饮费 （4）劳务费 （5）交通费 （6）参观、游览、娱乐费用 （7）纪念品费 （8）宣传、公关费用 （9）其他费用 工作人员 工作人员安排表 接待计划的拟写 1.标题 《关于接待ⅹⅹ（来客单位）一行的计划》 2.（正文） 简短前言（简要介绍客人团组的情况、此行重要性、接待基本要求） 3.食宿安排（标准）及客人逗留期间交通保障 4.迎接（接站） 5.宴请 6.会谈或座谈交流 7.游览观光 8.结帐、送行 9.经费预算 关于接待南京职大张校长一行的计划 南京职业大学校长张ⅹⅹ一行六人（副厅级1人、处级4人、科级1人；处级中女2人），应我校邀请，将于2004年5月9日（星期日）至12日（星期三）对我校进行考察访问，主要是考察我校自建校以来改革的经验。南京市与我市是姐妹城市。对于张校长一行来访，我校应予以热情、周到的接待。 一、食宿安排：客人下榻我校专家招待所，安排小套间1套（副厅级1人）、标准间3套（其中2套住2人、1套住1人）；在招待所汉餐厅用餐，标准按规定40元/人。 二、迎送：客人抵、离时，由我校常务副校长贺星岳率校党政办、教务处、行政接待处领导前往迎送（列出具体抵、离航班及时间）。客人抵达后，由党政办朱主任负责与客人商定活动日程。 三、宴请：9日晚20：00，我校校长陆计明、书记艾尔肯在清餐厅雅座宴请张校长一行，党政办、教务处、行政处第一把手参加作陪。标准60元/人，上新疆地产酒、地产烟。 四、座谈：10日上午10：30，我校领导在校学术中心小会议厅与客人一行见面并座谈。由贺副校长主持，艾尔肯书记致欢迎词，陆校长介绍情况并回答客人提出的问题。 五、参观游览 10日下午4时至7时，客人参观我校陈列室、电教室、实训室、图书资料室。由贺副校长陪同；11日白天，由朱主任陪同游览吐鲁番并在吐用午餐（便餐），返回后游览二道桥民街、国际大巴扎并用民族风味晚餐（便餐）；12日上午8时至12时游览天池。 六、签订协议 12日下午6时在学术中心六楼小会议厅，陆校长、艾书记、贺副校长、朱主任及各院系主要领导与客人再次座谈，并签订《关于乌鲁木齐职大和南京职大开展交流协作的协议》。草案由党政办负责草拟，双方主要领导会前审定。 七、话别、结帐 12日晚7时，我校参加签订协议的领导和工作人员（6人）与客人共进晚餐（清餐厅、便餐，要求比较清淡）并话别。晚8时半结帐（套间每天120元、标准间80元；用餐费用对等免收）。 八、送行 12日晚9时，客人离校赴机场。由贺副校长、朱主任送行。 九、客人在乌期间的交通保障，由校行政处负责（安排9座面包车一辆），对等免费。 十、经费预算 用车的礼节 小轿车 驾驶者是主人 双排五座的最上座位司机旁边的位置，其它依次为后排右座，左座、中座。 三排七座的上座为司机旁边的位置，其它依次为后排右座、后排左座、后排中座、中排右座、中排左座。 司机不是主人 双排五座的依次为后排右座、后排左座、后排中座、前排副驾驶座。 三排七座的依次为后排右座、后排左座、后排中座、中排右座、中排左座、前排副驾驶座。 团体见面礼节 主人一方先自我介绍，由秘书从身份最高者开始介绍；然后客人一方的秘书把自己一方的