办公室事务 第四章.ppt

尚辅网 １．通过传统方式或电传邮寄的邮件是否已签字。 ２．是否所有附件都已放进邮局或者经专人投递的邮件中。 ３．邮局或专人投递的邮件巾信封上的地址或邮寄标签是否与收件人的地址一致。 ４．上司进一步修改后是否需要你加进原件或复印件。 (六)邮件的折叠和装封 纸笺及附件折叠时应小于信封周边各1cm左右，不可撑满，以免对方拆封时损坏。 (七)发送方式的选择要考虑一些因素 如果时间充裕，一般通过所在地的邮政服务机构邮寄 四、正确处理邮件 （一）邮件处理的要求 1．传阅邮件的要求 　　秘书要及时分送需传阅的邮件，要明确传阅的范围，只传阅给需要阅读的人看，还要做好登记工作。 2．寄发邮件的要求 秘书寄发邮件前，要仔细检查寄发的邮件是否完整，要了解邮政部门的相关规定，还要确认所发邮件的准确性。 （二）企业必威体育官网网址工作 １．企业必威体育官网网址工作的具体内容 (1)上级下发和本单位形成的具有机密内容的文件、电报、资料、图纸、图片、内部刊物、录音带、录像带等。 (2)董事会会议、党委会议和经理办公会议记录，具有机密内容的各种会议文件。 (3)组织人事部门对人员的考核材料。 (4)专利技术、工艺和配方、技术诀窍、发明创造和科研成果。 (5)机构设立、变更、产权流动、资产重组的相关资料。 (6)人事档案、科技档案和涉及机密的文书档案。 (7)各种公章、印信、证件等。 (8)重要的客户资料、产品研发和市场开发计划以及重要的财务数据等。 ２．必威体育官网网址工作的制度内容 企业秘密是企业的生命，直接关系到企业的经济效益，关系到企业的盛衰兴亡。随着市场竞争的不断加剧，企业之间的信息战、情报战也在不断升级。有的企业由于不注意必威体育官网网址工作，被竞争对手挖走关键人才和核心机密，而导致在竞争中失利乃至破产。 ３．必威体育官网网址工作的方针和原则 《中华人民共和国必威体育官网网址法》规定：“保守国家秘密的工作，实行积极防范，突出重点，既确保国家秘密又便利各项工作的方针”。根据这一指导思想，商务秘书的必威体育官网网址工作要坚持以下原则： (1)积极防范 要把必威体育官网网址工作的立脚点放在预防上，全方位、全过程地做好预防工作，做到以防为主，防患于未然。 (2)突出重点 要根据企业的实际情况，确定必威体育官网网址工作的重点环节、重点部位和重点人员，加强经常性的教育和监督检查。 （二）值班报告 值班期间发生重大情况或突发事件，值班人员应立即向上司报告，必要时可形成书面值班报告送审。对把握不准的其他问题也要请示上司，不得擅自越权处理。上司批示后，值班人员应按上司意见办理。 （三）来人登记与接待记录 对办公时间和生产时间来单位的外来人员及其乘坐的车辆、携带的物品，以及非办公时间或非生产时间进出公司大门的人员及车辆、携带的物品，都要认真登记。登记可以由进出人员自己进行，也可由值班人员代为登记。 (四)电话记录 电话是值班室使用最频繁的对外联系工具。 用电话通知，事先要拟好通知稿。 注意记下通话完毕时间、受话人姓名，备查。接上传下，通话内容核实后，记录者要签字负责。 (五)处理值班电话 处理值班电话是值班室最主要的工作，值班电话处理及时与否，直接影响公司的形象。 （六）交接班 值班结束后，应有完备的交班手续，注意以下几点： 1.必须当面交接，不能委托他人。 2.交清值班记录，说明在班内出现的问题及处理方法。 3.值班人在值班记录上签名，确认记录内容。 练 能 技 训 1.今天轮到秘书小王值班，上午10点左右，经理有事外出，小王来到经理室看守电话。 “漂亮的小姐，你好！经理不在吗？”不知道什么时候，一个看上去有些不三不四的男人来到了经理办公室，摇头摆脑地凑到小王跟前。现在，小王应该怎样回答呢？ 2.请你在电脑上将值班表、值班日志等以模板的形式制作，已备毕业后使用。 第三节 印信管理 信任固然好， 监控更重要 。 ●了解用印的基本原则 ●掌握印章适用于管理的基本要求与方法 ●处理实际工作中遇到的各种问题 情 景 导 入 红光公司的员工张某找到建雄公司经理助理王某，称他有—笔好买卖，但他是个人，不如公司签合同方便，想借用建雄公司的名义，让王某给他出具一张建雄公司的业务介绍信，等合同签完后就还给建雄公司，并给王某一万元报酬，王某应允后，张某利用从建雄公司借用的业务介绍信及印章，以建雄公司业务经理的身份和建雄公司的名义与大华公司签订了一份钢材购销合同，骗取了大华公司价值一百万元的钢材。张某将钢材卖掉后，携款潜逃。 张某为什么能骗取大华公司价值一百万元的钢材？ 一、印章的管理 印章是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证管理，严格按规定使用是秘书部门和秘书人员的重要职责。 秘书部门掌管的印章主要有3种：一是单位印章(含钢印)；二是单位