办公室事务 第五章.pptVIP

尚辅网 * ?版权所有 大连理工大学出版社 * 第一章 绪 论 办公室的职务 办公室的组织机构 办公室工作的基本原则 * * 第五章 办公用品的管理 办公用品的采购、发放和管理 常用办公设备的管理 休斯特帕卡德 第一节 办公用品的采购、发放和管理 掌握办公用品采购程序 明确常用办公用品的种类 明确库存控制卡的作用 能够采购、发放和管理办公用品 某院办公室秘书李丽发现各系在购买办公用品时较为随意，经常自作主张，而且有时甚至没有进行登记就直接发放了，为规范办公用品的采购，李丽制定了办公用品采购的流程，经领导签发，以文件的方式下发到各系。 李丽这么做对么？ 一、办公用品采购 办公用品是每一个机关单位日常工作的必需品，它用量大、更换频繁、品种繁多，如果不加强管理，不仅会造成不必要的浪费，而且还会直接影响机关工作的质量和效率。 （一）办公用品类别 一般机关单位的办公用品主要有以下几个大类： 办公用品 类别 文具 纸张 常用耗材 小工具 （二）办公用品订购方式 办公用品 订购方式 直接去 商店购买 传真订购 网上订购 电话订购 大多数的日常办公用品都可以通过电话从供应商处订购。 不论采用哪种订购方式，秘书人员一定要保留一张购货订单，收到货物时，要将实物与订单一一核对，以防出错。 二、验收入库 对采购回来的办公用品秘书人员有责任仔细核对数量，检查质量，要认真登记用品的品名、规格、等级、产地、牌号、数量、价格、出厂日期等内容，做到账目清楚、账实相符，以备今后工作中核对查找。 采购人员要根据收到的货物填写入库单，库房人员要签字表示货物进库。。 三、保管 对办公用品的保管硬从实际出发，根据用品的特点、性能、质地、保管要求来选择存放地点和存放设备。 库存保管注意事项： 1．储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失，储藏需要的面积取决于单位对所需物品储存量的大小。 2．各类物品要清楚地贴上标签，标示类别和存放地，以便能迅速找到物品。 3．新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这保证物品不会因过期而不得不销毁。 4．体积大、分量重的物品放在最下面，以减少从架子上取物时发生事故的危险。 5．小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，以便于看见和领取。 6．要经常检查库房的温湿度、通风隔热防火防水措施，防止霉、虫、鼠等各种有害因素的侵蚀。 7．储藏办公用品的房间应有良好的照明，以便容易找到物品。 四、领用或发放 应根据有关部门的计划提前备好用品，根据实际情况采用领用和发放相结合的方式，保证办公用品能够及时、有效地发挥作用。 领用物品要做好以下三方面的工作： 审核物品领用申请表 1 无论何人领取办公用品，都必须填写物品领用申请表，务必要填清楚领用物品的名称与数量。 发放物品 2 依据物品领用申请表中注明的名称与数量发放办公用品，发放的物品名称与数量必须与申请表中一致，不得任意增加或减少。 更新库存记录，备案清单 3 物品发放后，秘书必须及时更新库存记录，记下新的余数，以便能够及时掌握物品的供应状况。 库存记录可以用手工记录在一连串的库存记录卡片上，或者在计算机中使用库存控制软件包、电子表格或数据库。 余额 领用者 申请号 发放数量 供应商 发票号 接收的数量 发放 接收 日期 最大库存量： 最小库存量： 再订货量： 库存参考号： 项目： 单位： 库存记录卡 钟苗刚刚成为办公室秘书的时候，在管理办公室物品时曾经手忙脚乱：同事急着要复印明天参展的资料，却发现储物间中复印纸已所剩无几；每次购买办公用品时，不知道到底该买多少才能既够用又不造成闲置；还有的同事三天两头来领同一种物品……后来，钟苗认真学习了有关库存管理的相关知识，为每类办公用品制作了库存控制卡，加强了办公用品的管理和监督，成为办公设备和办公用品库房的好管家，深得好评。 点评：秘书必须认真管理办公室里的设备和各种用品，以保证工作的需要，这就要求要维持一个良好有效的库存系统，办公用品的订购、接收与管理的各个环节都离不开库存控制。一个科学的库存系统能够有效地帮助秘书做好办公设备与用品的管理工作。 掌握办公用品采购程序 明确常用办公用品的种类 明确库存控制卡的作用 能够采购、发放和管理办公用品 第二节 常用办公设备的管理 高升是联盟公司的秘书。某一天在用针式打印机打材料时，发现文稿上还有一处错误，情急中，就将正在打印的纸从打印机上拽了出来，结果发现打印机以后打出的材料都缺针，不很清晰。高升怎么也弄不明白这是怎么一回事