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OA系统的测评与改进 Evaluation and Improvement of Office Automatic System 王士卿Wang ShiQing；肖 东Xiao Dong；纪正尚 Ji zhengShang （青岛科技大学政法学院，山东 青岛 266061） （College of politics and Law,Qingdao university of science Technology,Qingdao 266061,China） 摘要：随着高校校园网络的快速发展，高校办公自动化建设逐步展开，许多高校都依照各自的需求及具备的软、硬件条件建立了自己的OA系统。本文主要介绍了我校OA系统的现状及改进，旨在提高办公效率，合理利用网络资源。 Abstract: Alone with the rapid development of campus net all high institutions are progressively carrying out office automatization.They have build office automatic systems according to their own demands and available hardware and software. Based on the building and management experiences of our university’s office automatic system, this paper is aimed to impove office efficiency and and reasonable use of net resource by introducing the main contents and model of the system design. 关键词：OA系统；工作流程 Key Words: Office Automatization, Work Process 开发一个学校的OA系统， 建立一个分布式办公自动化环境，为学校开展电子教务、 电子政务、 电子人事提升核心竞争力建立了稳定的基础，即实现网上办公和信息共享，对公文处理全过程进行管理和监控，解决校内各部门之间信息交流和协同办公，以实现公文的顺畅流转，节省公文流转时问，提高办公效率，降低管理成本，因而对推动学校内部各项工作的规范化、制度化和科学化管理， 具有十分重要的意义。 一、OA系统的现状及不足 1.OA系统内涵的变迁 Office Automatization（简称OA）系统自20世纪70年代引入我国，目前已经成为一个大众化的概念。随着电子技术、信息技术的发展和社会经济环境的变迁，这一概念所涉及的范围与对象也在不断发展。总体而言，自上世纪70年代至今，OA系统在我国的发展大致经历了三个阶段： 第一个阶段的主要标志是在办公过程中普遍使用传真机、打字机、复印机等现代办公设备。 第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理，表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理。在这一时期，计算机应用软件的发展大大促进了OA的进程（如WPS排版软件、MS WORD排版软件及CCED制表软件等），正是这些软件的出现使得电脑和打印设备在办公室中得到广泛的应用。 第三个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用网络技术及数据库技术。在这一阶段，通过网络技术在办公过程中的应用，实现了文件的共享、文件的网上流转办理、网络打印共享、网络数据库管理等工作，并且促使OA在应用上开始进入群体协同办公阶段。 2.我校OA系统的现状 我校的OA系统于2005年初着手建设，并在2005年下半年投入使用。当时的OA介于第三代OA与第四代OA之间。其流程如下： 该系统已经正常运行了4年时间，主要的功能体现在公文的电子发布，在全校教职工中已经形成了一定的影响，登陆OA系统查看最近的学校文件业已成为一种习惯。 随着应用的不断深入，我校OA系统的一些缺点和不足也逐渐显露了出来。主要表现在： 一是不能很好的保留各级领导签署的意见。系统设计中没有很好的考虑人性化因素，在审核过程中，如果审核人员有不同意见，选择了不通过审核，那么系统流程将被中止，除非管理员重新设定审核流程或者修改草稿后重新开始新一轮的审核，否则本论审核就停滞在该审核员的状态下。 对参与审核领导的意见，在本系统的后台数据库中均妥善保存，但在形成的文件当中没能很好的体现，只能通过技术人员从后台直接调取看到意见内容，给查找文件问题造成一定的困难。 二是发文字号、稿纸等不能自动生成。对各类文件的分类不够细致，所有的发文字号、稿纸等不能统一匹配，均需要起草人员