档案管理技能训练教学配套课件陈琳10特殊载体档案管理技能训练.pdf

档案管理技能训练 第10章 特殊载体档案管理技能训练 第10章 特殊载体档案管理技能训练 ➢学习任务和目标 1、通过电子档案收集、保管、鉴定和销毁等环 节技能训练，提高学生管理电子档案的能力。 2、通过声像档案收集、保管方法的训练，提高 学生管理声像档案及其辅助资料的能力。 3、通过照片及底片的分类、排列及编号的技能 训练，提高学生管理照片档案、编写文字说明 的能力。 ➢内容概述 训练电子档案、声像（录音、录像）档案和照 片档案管理技能。 第10章 特殊载体档案管理技能训练 10.1 特殊载体档案 10.2 管理电子档案 10.3 管理声像档案 10.4 管理照片档案 10.1 特殊载体档案 特殊管理档案是以电子介质、声音、 形象等方式记录信息的特殊形式的档案， 包括电子文件、照片、影片、唱片、录 音、录像、光盘档案等。 10.2 管理电子档案 10.2.1认识电子档案 A 电子档案的含义 电子档案是指人们在各种活动中以电子 计算机为工具产生的一类数字化形式的具有 保存价值的电子文件。 从信息技术角度看，电子文件是通过计 算机进行操作、传输、存储等处理的数码序 列。目前电子文件所采用的存储介质主要有 硬盘（硬磁盘、软磁盘、移动磁盘）和光 盘。 B 电子档案的特点 （1）信息存储的高密度性。 （2 ）信息与特定载体之间的可分离性。 （3 ）多种信息媒体的集成性。 （4 ）信息的非人工识读性。 （5 ）系统依赖性。 C 电子档案的种类 （1）文本文件或称字（表）处理文件 （2 ）数据文件 （3 ）图形文件 （4 ）图像文件 （5 ）影像文件 （6 ）声音文件 （7 ）命令文件 （8 ）包含上述两种以上信息形式的文件为“多媒体文件”，包含对其他文件 链接功能的文件为“超文本文件” （Hypertext）.最常见的如网页（Web Page）就是使用超文本技术制作的。 10.2.2 整理电子档案 A 收集电子档案 电子文件的归档管理实行“双套制”，即具有永久保 存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷 贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时 保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。应保证电子 文件的凭证作用，电子文件签章的电子文件，归档时应 附加有法律效力的非电子签章。电子文件的归档范围参 照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包 括相应的背景信息和元数据。 背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件作用、办 理过程、上下行文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 元数据指描述生成电子文件的职能活动，包括文件的格式、编 排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软 件、字符集等数据。 B 电子档案归档还应收集的文件 （1）支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等 文件和各种命令及设备运行所需要的操作系统。 （2 ）数据文件，指各种数据材料。由于数据在不断变 化、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷 贝文件档案。 （3 ）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子 文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等，以 及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任 务书、操作手册等。 逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定 定期完成。 逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改 变原存储方式和位置而实现的电子文件的 管理权限，向档案部门移交的过程。 物理归档：指把电子文件集中下载到可脱 机保存的载体上，向档案部门移交的过 程。 C 电子文件归档要求 1）齐全完整。 2 ）真实有效。 3 ）整理、编辑、划分保管期限