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六、科研仪器设备建档规范1.总 则1.1 本规范规定了中国科学院各单位科研仪器设备购置、研制、改造、运行与管理过程中重要文件材料建档及其档案管理的基本要求。1.2本规范主要规定标准科研仪器设备档案的建档与管理，非标准设备档案的建档与管理参照《科研课题档案建档规范》执行。1.3 本规范适用范围执行《中国科学院档案管理工作标准》。2 规范性引用文件下列标准所包含条文，通过在本规范中引用而构成本规范条文。GB/T 11822-2000 《科学技术档案案卷构成的一般要求》。3 专用术语3.1科研仪器设备(Scientific Research Instrument and Equipment)指在科研和科技开发活动中直接用于实验、分析、测试和计算的仪器和设备。科研仪器设备按生产标准可分为标准设备和非标准设备；设备来源方式主要有采购设备、研制设备和捐助等其他来源设备等。标准设备是指有定型标准，各设备生产厂在工艺过程中可采用批量生产，并根据具体的设计图纸制造的设备；非标准设备则反之。3.2 科研仪器设备档案(Scientific Research Instrument and Equipment Archives)指科研仪器设备从购置、研制、改造、运行与管理到报废所形成的管理文件和技术资料等所有文件材料的集合。4 管理要求和管理职责4.1 管理要求4.1.1 科研仪器设备的建档工作必须建立管理制度纳入各单位的管理工作中，与科研仪器设备的计划管理、采购供应和运行维护等管理工作同步进行。4.1.2 科研仪器设备的建档工作由单位主管领导牵头，设备管理部门负责、仪器设备使用部门和综合档案室等相关部门配合完成设备建档。4.1.3 科学仪器设备档案应真实、完整地全面反映科研仪器设备的购置、验收、运行、管理、维修、改造等过程。4.2 管理职责4.2.1 单位主管领导职责：组织贯彻国家和院关于仪器设备管理工作的政策与法规，保证本单位科研仪器设备建档及档案管理工作所需的经费和人员配备等工作条件，定期检查和研究解决仪器设备建档及其档案管理工作中的实际问题。????4.2.2 设备管理部门职责：负责组织科研仪器设备自调研立项至验收的所有文件和技术资料的收集、整理、初步立卷，待设备验收完成后向综合档案室移交归档。4.2.3 综合档案室职责：负责监督、指导、配合相关部门做好科研仪器设备建档工作，参加科研仪器设备开箱验收等活动，做好设备档案的接收、完善、保管和利用工作。4.2.4 科研仪器设备使用部门职责：负责收集仪器设备建档所需的自采购至验收的所有材料，进行初步整理并及时移交给设备管理部门；负责按期将仪器设备运行维护年度报告等文件材料向综合档案室移交归档等。5. 建档原则和归档范围5.1 各单位所有科研仪器设备均应按照国家有关资产管理要求建立严格的台帐管理制度，确保帐物相符。5.2 建档原则与标准：直接用于从事科研活动的仪器设备，其中标准设备单台(套)原值在50万元人民币以上的(含50万元)必须建档，低于上述建档标准的科研仪器设备是否建档，由各单位根据情况自行确定。自行研制和委托加工研制的非标准设备按《科研课题档案建档规范》建档。原值在200万元人民币以上的科研仪器设备验收后12个月内须向档案馆报送设备档案目录备存。5.3 科研仪器设备材料归档范围(附录A)。6. 建档与整理要求6.1 科研仪器设备文件材料的收集与积累6.1.1 设备管理部门是科研仪器设备文件材料的收集积累、汇总部门，应设有专(兼)职人员集中管理本单位的设备文件材料；6.1.2 从设备购置到设备验收(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件，均由设备管理部门负责收集、积累(科研仪器设备使用部门形成的相关文件材料并入设备管理部门)，经整理、立卷后向综合档案室移交。6.1.3 设备管理部门负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累、整理登记。特别是大、中型设备的开箱验收必须有综合档案室人员参加，监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作。6.1.4 综合档案室督促、检查、指导设备管理专(兼)职人员做好设备文件材料的积累工作。6.1.5 设备使用单位要认真做好设备到货前后、运行的文件材料形成、积累和归档工作，做好设备技术文件整理归档，为今后设备的使用、维修、改造做到动态跟踪管理。及时提交相关记录补充建档，确保设备文件的完整、系统、准确。6.1.6 设备文件材料须使用规定书写工具(毛笔、钢笔或签字笔)填写，字迹工整，图样清晰6.1.7 设备文件材料归档保存时原则上应为原件。重要和经常使用的文件材料应酌加副本以便今后利用。6.2 组卷要求6.2.1 设备建档由设备管理部门实行初步立卷的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后，资产管理部门的专(兼)职人员