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第一章 会议管理 会议组织工作是秘书人员重要的专项工作之一。 TMY 酒店要召开由各下设分店参加的经验交流会，为期一天，徐总经理让秘书王林全权负责,王林应如何操作？ 会前准备 （一）会议计划 1．确定会议的规模与规格 会议规模与规格的确定依据是会议的内容或议题。内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。确定与会人员。 2.提出会议召开的时间 会议议题确定下来之后确定召开会议的时间，结合考虑重要与会者及相关领导的因素。 会前准备 3．确定地点 ? 选择大小适中的会场 ? 选择远近适当的会址 ? 选择环境适合的会场 ? 选择设备齐全适用的 会场 会前准备 （二）提出会议预算 (1)会议费主要包括：场地租金、用品费、设备费等； (2)培训费主要包括请专家、学者讲课的酬金等。 (3)资料费、住宿费、交通费、其他 会议成本计算：显性成本+隐性成本 会前准备 （三）会议文件准备 第一，会议管理性文件。如会议通知、议程与日程安排、会议须知等。 第二，会议参考性文件。如调查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸或图表等。 第三，会议宣读性文件。如开幕词、闭幕词、领导人讲话稿 等。 会前准备 （四）会场布置及其他 1.会议布局 较大型的会场，一般 在礼堂、会堂、中小 型可在会议室、厅等 进行。 采取形式主要有： 大型会议，可以选择 大小方型、半圆形等。 中小型办公会议可采用方拱形、长方形、马蹄形、椭圆形等。 会前准备——会场布置 大型茶话会采用星点、 众星拱月型等。 中小型座谈、茶话会 采用六角形、正方形 圆形等。 会见采用梯形布局。 会场布置 2.会场装饰 （1）主席台的装饰 设有主席台的会场，主席 台是装饰的重点。 红色的会标(亦称横幅)； 会议的名称； 主席台背景(亦称天幕)； 会徽或红旗、花卉。 会场布置 （2）色调的选择 一般来讲红色、粉色、黄色、橙色等色调适合于庆典性会议。 天兰、绿、米黄等比较适合于严肃的工作会议。 会场布置 （3）座次排列 主席台：以职务最高者居中，然后依先左后右向两边顺序排开。 即 ⑤ ③ ① ② ④ （单数） 会场人员：横排和竖排法 其他：幻灯或录影设备 会场预订 制作来宾名册 纪念品的准备 会前准备 （五）拟定会议议程和会议日程 会议议程 一、徐总经理讲话 二、各饭店经理发言 三、小组讨论 四、徐总经理总结 例：下面是司达尔公司销售会议（ 2月13日星期三下午2点在公司总部第三会议室召开）的几个事项，请将其条理化列成议程表。 1.销售二部的人选（经理）； 2.销售一部关于内部沟通问题的发言； 3.上次会议记录； 4.下季度销售目标； 5.公司销售人员的招聘和重组； 6.东部地区销售工作总结。 会前准备 会议日程 会前准备 （六）发出会议通知 口头、电话、书面 提前一周左右 会议通知 XX饭店： TMY酒店为了促进各托管饭店的业务发展，拟定于2001年10月18日在我公司会议室召开经验交流会，会议以讨论形式进行，会期一天。敬请贵饭店总经理准时参加。 TMY酒店 二00一年十月九日 会间工作 会场的组织与服务 1．报到与签到 1）.簿式签到。 2）.卡片式签到。 2.会议资料的分发与编写 会议记录 会议简报 会后工作 会议文件、资料的回收 1）.回收有关文件和材料 4）.注意做好必威体育官网网址文件的收集工作，做到不失密、不泄密。 安排人员离会 会场清理 会议决算 会后总结和催办 会议工作的优化 控制会议的数量 会议审批制度 提高会议质量 议题集中、日程紧缩、形式灵活 控制会议成本 发展多种会议形式 电话会议、视频会议 便?条 高叶: 为了配合我公司股票的上市工作，公司定于下月初举办一次新闻发布会。请你向我说明此次新闻发布会准备工作的要点。 行政经理?×× ××年×月×日 参考要点: 会议议题、时间、地点、与会人员的确定 会议相关文件的准备 会议设备和用品的准备 会场布置 与媒体沟通 应急准备 背景： 天地文化发展有限公司承办了某市招商引资大会的会务工作，本次大会预计将有数十个国外公司前来洽谈。除了组织来宾参加正式的商务洽谈之外，会议还将有如下活动：迎送来宾、开幕式、闭幕式、晚宴、组织观看音乐或地方戏剧、组织来宾浏览地方名胜景区、参观经济开发区。