档案工作具体环节(下).pptVIP

* * 第六节 档案检索工作概述 一、档案检索工作的含义 档案检索工作就是把档案的内容和形式特征存储在各种检索工具中，针对利用者对档案的不同需求，根据检索工具中存储的线索及时地把档案查找出来的服务过程。 二、档案检索工具的基本职能 档案检索工具是记录、报道和查找馆（室）藏档案材料的手段，是档案管理和提供利用的工具。 档案检索工具的基本职能包括两个方面： 1．存储职能。2．检索职能。 三、档案检索工具的种类与形式 1．按编制方法分，档案检索工具分为目录、索引和指南三种。 2．按检索范围分，档案检索工具可分为以一个全宗为对象的检索工具、以档案馆（室）全部档案为对象的检索工具、以一定专题为对象的检索工具、以若干个档案馆的全部或部分档案为对象的检索工具等四种。 3．按排检方法分，档案检索工具可分为主题法与分类法两大类。 4．按检索手段划分，档案检索工具有手检工具和机检工具两种。 5．按检索功能分，档案检索工具可分为查找性和报道性两种。 6．按著录档案的机密程度划分，档案检索工具可分为绝密档案目录、机密档案目录、内部档案目录和开放档案目录等四大类。 档案检索工具的形式，按其载体类型可分为卡片式、书本式、缩微式和机读式四种。 1）卡片式检索工具 2）书本式检索工具 3）缩微式目录 4）机读式目录 四、档案检索工具的编制要求 1．计划性和科学性 2．全面性和准确性 3．具体性和快速性 4．实用性和统一性 5．补充性和完善性 五、衡量档案检索工具水平的标志 1．检全率与漏检率。 2．检准率与误检率。 六、档案检索语言 档案检索语言是根据档案检索需要而编制的专用的人工语言，是表示档案文献内容信息及其相互关系的概念标识系统。它是档案检索系统的重要组成部分，也是检索系统中的语言保障，是沟通档案存储和检索以及标引人员和检索人员思想的桥梁。 目前，我国的档案检索语言主要有三种类型，即馆藏法、分类法和主题法。 七、档案的著录和标引 档案著录是档案馆（室）编制检索工具时对档案内容和外形特征进行分析、选择和记录的过程。档案著录的结果是编制出档案条目。 1．档案著录的意义 1）档案著录是编制档案检索工具的首要步骤。 2）档案著录的质量决定检索工具的质量。 2．档案著录的要求 第一，在内容方面，要求有较高的科学性和政治性。 第二，在形式方面，要求文字规范，书写端正，语言简明，通俗易懂。 第三，在格式方面，著录项目和格式必须标准化。 3.档案的著录项目： 1)题名与责任者项。 2)稿本与文种项。 3)密级与保管期限项。 4)时间项。 5)载体形态项。 6)丛编项。 7)附注项。 8)标准编号和有关记载项。 9)提要项。 10)排检和编号项。 4.档案的标引 档案标引是对文件或案卷进行主题分析，把自然语言转换成规范化的检索语言的过程，即对主题分析的结果给予检索标识的过程。它的核心就是对文件或案卷的主题内容赋予一定的标识。 档案标引有两种类型：给予文件或案卷以分类号标识的，称为分类标引；给予文件或案卷以主题词标识的，称为主题标引。 5．分类标引和主题标引的异同 分类标引和主题标引是档案标引工作的两种类型。两者既有共性，又有个性。其共性表现为：第一，在标引步骤上，无论分类标引还是主题标引，都必须从内容分析入手，揭示档案的主题内容；第二，在功能和作用上，两者可以相互配合，取长补短。 两者的区别表现为： 1）揭示角度不同 2）标识符号不同 3）目录组织不同 4）检索方法不同 第七节 档案编研工作概述 一、档案编研工作的内容 档案编研工作是以馆（室）藏档案为主要对象，以满足社会各方面利用档案为主要目的，在研究档案内容的基础上，汇编和出版档案史料、编写参考资料，并参加编史修志以及撰写文章与著作，为经济建设和科学研究服务的一项工作。编研工作分为编辑和研究两个部分。 档案馆（室）编研工作的内容大致归纳为三方面： 1．汇编档案文集，