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关于电子档案管理问题的思考 摘要：本文从加强电子档案管理重要性入手分析，在此基础上强调了完善电子档案管理的措施和如何提高电子档案管理技能。 关键词：电子档案广利研究 随着科学技术的进步与发展，随着信息时代的延伸与强劲，随着电子档案的生成和广泛使用，科学管理电子档案的问题，已被社会高度重视，专业专职人员必须全面准确，严格规范对电子档案的管理。 1 强化电子档案管理势在必行 伴随着信息数字化的快速发展，电子档案已发展成了档案管理的重要形式，档案管理工作已逐步实现现代化管理，做好档案管理工作，尤其是电子档案的管理工作，一定要加强对档案的整理、归档、保护，要做到四个必须。 1.1 必须保证电子档案的完整性。电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制文、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息失散，造成档案不完整。特别是电子文件结构复杂，储存方式多样，也易于造成信息资料缺损。而且由于一个完整的工程体系，管理部门立体交叉，工作人员结构复杂，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整，针对以上情况，我们必须提高认识，端正态度，采取有效措施，确保电子档案的完整性。 1.2 必须保证电子档案的原始性。电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。比如纸质档案通过字体、印迹甚至字迹都有很强的原始性，而电子档案完全没有这种“原始记录”。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。 1.3 必须保证电子档案的真实性。电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。 1.4 必须保证电子档案的安全性。电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。 2 完善电子档案保护措施 提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。而且要在各方面要加强保护措施。光盘比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，作为新型的存贮载体，归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中有利于归档电子文件的长期保存。 一是要加强对以前软磁盘的保护。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％-50％，温度控制在14-24℃。加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。 二是要加强对光盘的保护。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，注意避光。阳光的直射会使光盘过早老化。因此，光盘要十分注意避光。 光盘存放的相对湿度应为40％-65％，温度宜控制在14－24℃，高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。保持良好的温度、湿度环境至关重要。规范排放和使用。在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，光盘的存放应置于盒中直立放置。 不管磁盘还是光盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。防治有害生物。①采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒：物理方法有：真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60－γ射线辐射消毒。避开磁场和电场。电子档案在整理、保管、利用时应避开磁场和电场。化学方法有：熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻－苯酚、环氧乙烷。②采用防霉剂进行化学预防。③通过防氧封存、杜绝霉菌进入库房的渠道、搞好库内卫生、控制温湿度等措施进行环境控制。 3 提高电子档案管理技能 随着科技的进步，电子档案在现在形成时所依赖的技术——电子计算机软硬件技术，也在不断更新换代，到未来往往是已经过时的技术。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，必须将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台，所以最好这方面的工作至关重要。我们该