北京大学实验室与设备管理信息系统（医学部）使用说明.doc

北京大学实验室与设备管理信息系统（医学部）使用说明 （试运行稿） 一、浏览器：本系统建议使用火狐浏览器； 二、登陆地址： 1、医学部首页—一校内信息—一设备资产管理系统；2、设实处首页一一设备资产管理系统。 在登录界面中输入用户名：医学部5位职工号；密码：工资查询密码；验证码，登录。 三、基本概念： 1、建账建卡人：负责将发票、合同等信息录入系统；权限：可以录入信息、打印报销凭证、报销、查询信息； 2、仪器负责人：仪器设备的使用人、保管人、直接负责人（原来的领用人）；权限：可以录入信息、确认信息、打印报销凭证、报销、查询信息； 3、系级管理员：各系所、部处的仪器设备管理员；权限：可以录入信息、审核信息、查询信息、提交本单位设备变动申请； 四、建账建卡流程： 第一步：登陆：登陆系统，用户名：医学部5位职工号 密码：工资查询密码 第二步：建卡：点击【仪器设备建账】一一【设备信息录入】一一【新建仪器设备】一一选择所属部处一一选择下属单位一一选择建档帐设备的类型 第三步：录入：将发票信息、合同信息、仪器负责人信息等录入到对应的项目中 第四步：提交：点击【提交】输入仪器负责人的邮箱，注：提交后不可修改/暂存可修改 第五步：仪器负责人确认：仪器负责人收到邮件一一登陆系统一一点击【仪器设备建账】一一点击【仪器负责人确认】一一双击需要确认的信息一一信息无误点击【确认设备】 第六步：系级审核：系级管理员登陆系统一一点击【系级设备管理】一一【建卡审核】一一【待本单位审核】依据发票、合同等审核系统内的各项信息是否正确，审核完毕点击【审核通过】注：审核完毕不需要前往设备处 第七步：校级审核 第八步：打印报销凭证：校级审核通过后一一建账建卡人/仪器负责人都可以点击【仪器设备建账】一一勾选需报销的设备一一点击【打印报销凭证】下载带有审核章的报销凭证（pdf格式、页面设置：横向），携带系统打印出来的《报销凭证》、《北京大学医学部报销凭证》、发票、合同等材料去财务部门报销 【注意事项】 1、暂存：暂存的信息可以返回至“设备信息录入”中进行修改；如果选择提交则提交给仪器负责人，建账建卡人不能再修改； 2、查看进程：建账建卡人完成提交信息后，可以在【仪器设备建账】一一【查看建账设备进程】中查看进程； 3、打印报销凭证：由于浏览器的问题，部分老师打印报销凭证时，需要将【下载任务】中文件名后缀改成pdf格式； 4、委托他人建账：建账建卡设备信息如需委托他人网上提交，请根据设备的类型选择设备信息表，将其下载填写后，交予本单位设备管理员 8、只有有医学部5位工资号的人员才能作为仪器负责人； 9、所填写的各项基本信息，如设备名称、单价、发票号、供货商名称（即发票盖章单位的名称）等必须和原始发票一致，如有误将无法报销； 10、一台设备对应多张发票时，应将所有发票号都列入，连号发票可02形式填写。如多张发票的开票日期不一致，填写任意一张发票的日期即可； 11、一张发票上有多台需要建账的设备时，请务必确认所有设备均已建账，并出现在打印出的“报销凭证”上，否则将会影响您的财务报销； 12、系统中打印出的“报销凭证”是与发票进行核对的关键材料，请在报账时携带。A4纸打印一份，黑白即可。建账建卡人和仪器负责人均可打印“报销凭证”； 13、建账建卡过程中的“通知邮件”将发送至仪器负责人的北医邮箱（xxxxx@bjmu.edu.cn），建议仪器负责人及时查看以便于了解设备建账进程； 14、一张卡片代表一台设备； 15、在录入信息选择设备类型时，防病毒软件归为通用设备，除此之外的软件归为 “软件”类型里； 五、进口免税设备的建账流程 第一步：收邮件：仪器采购负责人收到“建账通知”邮件，获得临时号 第二步：登陆：登陆系统，用户名：医学部5位职工号 密码：工资查询密码 第二步：建卡：点击【仪器设备建账】一一【设备信息录入】一一【新建仪器设备】一一选择所属部处一一选择下属单位一一选择建档设备的类型一一输入【邮件里的临时号】 第三步：补卡：补充建账信息 第四步：提交：点击【提交】（不可修改）/暂存（可修改） 第五步：仪器负责人确认：仪器负责人登陆系统一一点击【仪器设备建账】一一点击【仪器负责人确认】一一确认信息 第六步：系级审核：系级管理员登陆系统一一点击【系级设备管理】一一【建卡审核】一一【待本单位审核】审核完毕点击【审核通过】 第七步：校级审核、设实处负责报销 【注意事项】 1、及时建账： 当您收到建账通知后，烦请务必及时建账，建账审核通过后，设实处才能去财务完成报销手续，如果建账不及时，可能会导致支票过期等后果。 六、报废处理 第一步：系级管理员登陆系统一一点击【系级设备管理】一一点击【报废处理】一一点击【仪器报废申请】 第二步：在【仪器报废申请】中查询一