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XXXX （苏州）有限公司 文件编号:BX/P4.2.4/4.5.4-1 XXXX （苏州）有限公司 版次:A/0 XXXXXX 有限公司 程序文件 修订日期：2006.6.1 记录控制管理程序 页码:1/2 1.目的 对质量环境管理体系所要求的记录予以控制。 2.范围 适用于证明过程符合要求和质量环境管理体系有效运行的记录。 3.职责 3.1 ISO 体系部负责收集、整理记录，保管超过一年的记录，监督、管理各部门的记录。 3.2 各部门负责收集、整理、保管本部门的记录。 3.3 管理者代表负责批准各部门编制的记录格式。 4.程序 4.1 各部门资料员负责收集、整理、保存本部们记录。 4.2 记录的标识编号 记录的标识编号按 《文件控制程序》执行。 4.3 记录的填写 4.3.1 记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填 写的项目，应能说明理由，并将该项目用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。 4.3.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的 数据，加盖或签上更改人的印章或姓名 日期。 4.4 记录的保存、保护 4.4.1 各部门的资料员必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方， 所有的记录保持清洁，字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录，对于超过一年以上的记录 交ISO 体系部保存。 4.4.2ISO 体系部编制 《记录清单》，将公司所有与质量环境管理体系运行有关的记录汇总， 包括名称、编号（版本）、保存期、使用部门等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录 的原始样本。各部门应将本部门使用的记录清单作为本部门工作手册的附录，并汇总本部门 的记录原始样本。 4.4.3ISO 体系部每三个月要检查一次各部门记录的使用、管理情况。 4.5 记录领用和保管 PDF created with pdfFactory Pro trial version XXXX （苏州）有限公司 文件编号:BX/P4.2.4/4.5.4-1 XXXX （苏州）有限公司 版次:A/0 XXXXXX 有限公司 程序文件 修订日期：2006.6.1 记录控制管理程序 页码:2/2 A）各部门向ISO 体系部领用所需记录空白表； B）各部门的记录应妥善保管，防止损坏、丢失，便于检索。 4.6 记录的销毁处理 记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由ISO 体系部填写《文件销毁申请》交 管理者代表审批后，方可执行销毁。 4.7 记录格式 4.7.1 各部门的记录格式，由各部门负责人组织编制，交ISO 体系部备案。 4.7.2 各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改