声像档案管理规定.doc

声像档案管理规定 总 则 为规范项目部各类档案管理，根据有关国家及地方法律法规要求，结合项目实际情况，特制订声像档案管理规定。本规定自发布之日起实施，各相关单位应认真组织本规定的实施。 范围 本标准规定了记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等档案的收集要求、整理程序和保管规定。 本规定适用于江苏阚山发电有限公司2×600MW超超临界工程各参建单位。 规范性引用文件 GB/T 7156 文献必威体育官网网址等级代码 GB/T15418 档案分类标引规则 GB7309-1987 盒式录音磁带总技术条件 GB-9416.1-1988 GB/T14306-1993 中华人民共和国档案法实施办法 中华人民共和国保守国家秘密法 国家档案局关于机关档案保管期限的规定 国档发[1987]27号 3、职责 3.1各参建方移交公司的声像档案工作由工程管理项目部工程管理部负责管理，并负责业务指导。 3.2 声像档案做为档案管理的一部分，应在分管技术的副总经理和综合事务部主任的领导下开展工作，同时在业务上受行业、地方档案行政管理部门和中国电力投资总公司档案管理部门的监督和指导。 3.3各参建方应建立声像档案管理网络，配备专兼职声像档案员，负责各单位在工程各阶段形成的声像资料的收集、整理、保管工作，并按规定向工程管理公司项目部工程管理部移交归档。 3.4 工程公司项目管理部依法履行下列档案管理职责： 3.4.1 贯彻执行《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定项目部有关档案管理的规章制度和企业标准。 3.4.2 统筹规划并负责项目声像档案的收集、保管、统计、利用、鉴定和销毁工作。 3.4.3 监督、指导各参建方单位的声像档案的形成、积累、整理和归档工作。 4、要求 4．1声像档案归档范围： 1）、反映本项目工程主要职能活动和基本历史面貌的声像档案；2）、上级单位来项目视察工作或从事其他活动所形成的与本项目工程有关的重要公务活动的声像档案；3）、召开重要会议和重大纪念活动中形成的声像档案；4）、工程的基地原貌、奠基仪式、竣工典礼等活动所形成的声像档案；5）、记录本单位重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的声像档案；6）、具有历史意义和特殊意义的建筑物的声像档案；7）、重要施工过程及操作，试验、启动所形成的声像档案；8）、各项专题活动的录音（像）带 4．2声像档案的归档时间与要求 4.2.1凡是归档范围内的声像档案资料，必须及时、全部、完整、准确地移交归档。 4.2.2　所形成的声像档案资料，必须按照归档要求移交归档，影像、照片等必须另附文字说明，具体包括时间、地点、人物、事由、背景、摄录者等。上级领导的讲话录音（像）带，必须同时翻录成纸质文件。4.2.3归档的声像档案材料必须是原版原件；底片、照片、文字说明齐全；底片与照片内容要一一对应，照片的规格力求标准。反映同一个事件的若干照片，选用主要照片归档；归档的照片材料没有污迹、水斑等损坏现象。4.2.4　归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性，应一式两份，与相应的纸质文件同时归档。4.2.5　归档使用的录音（像）带。软磁（光）盘的性能质量，应分别符合GB-7309、GB9416.1-88、GB/T14306-93的规定。4.2.6　磁性载体文件形成部门对已形成的磁性载体文件应同纸质文件一样及时归档，同一项目同一类别的磁性载体文件应存贮在同种磁性上，同一盘（带）中存放多份文件的应建立磁性文件目录清单。 4.2.7磁带（软）磁盘需简要说明带（盘）中存贮文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。4.2.8　录像片需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。同时，还应归档一套可供借阅的备份录象片。4.2.9 录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。4.2.10　归档的磁带（软）磁盘必须贴上标签。4.2.11磁带（软磁盘）套、盒上需标注带（盘）编号、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。4.2.12　录象带盒上需标注带编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期、密级、讲话时间等。4.2.13声像档案材料归档时必须严格履行验收、交接手续。 4.3　照片档案的整理 4.3.1照片档案卷内目录格式应符合照片档案管理国标。卷内目录的填写,以照片的自然张或总说明的若干张为单元填写卷内目录。（一组照片在填写总说明后，仍以照片的自然张填写卷内目录）。 4.3.2各参建单位按上述要求将自身形成的声像档案按照《竣工资料编制细则》编审程序及移交归档时间要求进行移交。