时间管理与提高工作效率(58页).ppt

1 问题提出 你是否同时进行着多项工作，但似乎无法全部完成？ 你是否每晚回家的时候累得精疲力竭，却又觉得好象有什么事没有做完？ 你是否觉得总是没有时间运动或休闲，甚至是随便玩玩也没空？ 心里的声音常常对您说：“今天不做没有关系，反正明天也能做！” 每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，陷于恶性循环中。 常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性。 课程目标 了解什么是时间管理以及为何要时间管理。 学会对自己的时间运用状况进行分析。 能够找出自己浪费时间的因素，并运用适当的策略进行处理。 能够找出适合自己的时间安排模式。 学会制定高效率的时间安排计划 。 小实验 什么是时间管理 时间管理的重要意义 1、个体生命的有限性：生命只有一次（游戏） ——生命留给我们的时间？我们如何控制它们的“流向”。 ——童年、少年、青年、中年、壮年、老年 2、速度竞争:时间创造财富、速度提升服务 练习：假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情： 你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡 你有好几个月没有回老家，也没有写信或打电话 有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花 1 小时 明晚 8 点有个 1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系 明晚有一场演唱会 你在图书馆借的书明天到期 外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李 你要在星期五交计划书之前把它复印一份 明天下午 2 点到 4 点有一个会议 你欠某人 200 元钱--他明天也将参加那个会议 你明天早上从 9 点到 11 点要听一场讲座 在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。如何对这些项目进行有效的时间管理呢？ 把要做的事情全部看一遍，拟列一个时间表； 确定每件事情的重要等级和紧急程度； 根据重要程度把事情重新排序，列出任务完成计划。 把要做的事情全部看一遍，拟列一个时间表； 编好时间表后，再确定每件事情的重要等级和紧急程度 重要度是因人而异的，因此，任何有效的时间管理系统首先都必需要明确你的价值观 明确你的价值观 确定你的目标 对你的目标按优先级排序 明确你的任务 对任务按优先级排序 价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础， 也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。 什么对你而言是最重要的？家庭？工作？金钱？你首先要明确自己需要的是什么，然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能会到达别的地方。 根据价值观的不同，将练习中的任务区别出来： 健康——看牙医，洗澡，等等 （1、15） 家庭——给家里打电话，等等 （3 、14 、17） 友谊——买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等 （2、8、11、18、21） 爱情——准备烛光晚餐，等等（23） 工作——简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等 （5、9、10、12、13、16、19、20、22、24） 金钱——夜间兼职的面试，等等 （4） 兴趣——看演唱会，等等（6、7） 考虑一下，你的价值观是什么？哪项任务对你是最重要的？ 时间管理的效果是因人而异的，因此，任何有效的时间管理系统首先都必需要明确你的情绪焦点 明确你的情绪焦点 学会感性时间管理 明确你的任务 对任务按优先级排序 【案例】 人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动： 8: 30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。 10:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。 10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。 11:00处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。 吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室。 14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。 16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。 16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到17:00。 已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚