某网申-电子邮件礼仪讲座(31页).ppt

2014校园招聘攻略 网申-电子邮件礼仪详解 2014校招攻略 现如今，可能已经找不到没有电子邮箱的网民了。特别是职业人士，还拥有使用公司域名的邮箱。职业人士的利用公司邮箱发送邮件与私人信件有着很大区别，存在着职场邮件礼仪方面的新问题。 而应届生在找工作或者大学生实习过程中，往往不够注意电子邮件相关礼仪，从而与心仪企业失之交臂，实在可惜！ 2014校招攻略 据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。 2014校招攻略 写E-mail就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封E-mail的时候，要想到收信人会怎样看这封E-mail，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。 2014校招攻略 关于主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 2014校招攻略 1、一定不要空白标题，这是最失礼的； 2、标题要简短，不宜冗长，不要让Outlook用“…”才能显示完你的标题； 3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”； 4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理； 5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“！”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼； 6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要“RERE”一大串。 2014校招攻略 关于称呼与问候 1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 2014校招攻略 2、E-mail开头结尾最好要有问候语。最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。 　俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。 2014校招攻略 关于正文 1、E-mail正文要简明扼要，行文通顺。E-mail正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。 2014校招攻略 2、注意E-mail的论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 　尊重对方，“请、谢谢”之类的语句要经常出现。 　电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！ 2014校招攻略 3、E-mail正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 4、一次邮件交待完整信息。最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。 2014校招攻略 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文E-mail，最好把拼写检查功能打开；如果是中文E-mail，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 　在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 2014校招攻略 6、合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。 2014校招攻略 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。 2014校招攻略 8、不要动不动使用“：)”之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。BusinessE-mail不是你的情书，所以“：)”之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。 2014校招攻略 关于附件