办公技能-巧妙利用word辅助整理Excel表格--嘉为科技.docVIP

巧妙利用Word辅助整理Excel表格 作者：张辛 【摘要】 日常工作中我们记录的原始数据，由于某种原因经常需要整理变形，将数据转换成另外一种摆放方式，怎么办呢？手工一个个复制粘贴，费时费力；用公式帮忙，写起来会很长很麻烦，也很难理解；使用VBA程序代码，虽然方便很多，但毕竟学习编程是个漫长的过程。看来用Excel自身的功能实现都有一定困难，但如果能把word结合起来应用，既简单，又好理解，还不费力呢。 【正文】 原始数据如图1所示，每家公司的每个产品将会登记为一条记录，由于某种原因需要将数据整理为图2所示效果，每家公司一条记录，数据向后依次排列，如果只用Excel处理，会很难很麻烦，把word中“查找替换”与“表格文字转换”功能搭配使用，则操作过程会简化很多，理解起来也不难。 图1 图2 删除重复数据 选中“公司名称”列，“数据”菜单下选择“删除重复项”，保留公司名称唯一。 利用分类汇总在不同公司的记录中插入空行 选中原始数据，“数据”菜单中选择“分类汇总”，如图所示设置，将分类项和汇总项都设置为“公司名称”。 在word中进行三次查找替换 选中拆分好的数据表（只选“产品”“优惠率”两列），以纯文本的方式复制粘贴到word中。 打开“查找替换”对话框，将一个制表位和一个段落标记替换为“#”，如下图所示 再将段落标记（回车符）替换为制表位 最后将一个制表位和#替换为段落标记（回车符） 在word中将文本转换为表格 选中数据，“插入”菜单中，“表格”(“文本转换成表格” 转换好的表格如下图所示，最后将表格复制粘贴到Excel中即可。 释放办公激情，效能触手可及 嘉为IT咨询培训 培训 0