15.办公室管理办法.doc

项目经理部办公室管理办法 一、公文管理办法 1.办公室是行政公文处理的管理部门，主管本单位公文处理工作。 2.办公室应明确专兼职人员负责公文处理工作。包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序，办公室主任应及时提出拟办意见送分管领导批示或交有关部门办理。需要传阅的公文，不得在部门、个人之间横传。专、兼职人员要负责传递、催办，不得丢失，拖延。传阅完成后及时归卷，并且在卷内目录中填写编号、文件名称清单。 3.借阅文件应办理借阅手续，防止文件丢失。 4.立卷分类可设立上级带文号文件，上级不带文号文件资料，自发带文号文件，自发不带文号资料，甲方带文号文件，甲方不带文号文件，监理带文号文件，监理不带文号资料等文件盒。便于查找和管理。 5.项目部各部门发文应由办公室统一编号，发文底稿应存放办公室。 二、受控文件管理办法 1.办公室是“文件和资料控制程序”的主控部门，负责贯标管理体系相关文件的综合管理。 2.贯标管理体系文件。包括质量手册、程序文件；质量管理体系辅助性文件，包括施工组织，项目质量计划，作业指导书；技术性文件，包括国家和行业标准、规范、规则，外来标准图纸图样等；涉及质量管理、职业健康安全、环境保护的其他管理性文件、部门颁发的有关质量管理、职业健康安全、环境保护专用文件；国家公布的涉及质量管理、职业健康安全、环境保护内容方面的法律、法规。 3.办公室有专兼职人员管理，相关部门也应有专兼职人员管理受控文件，建立受控文件台帐，分门别类标识清楚的建立受控文件档案盒，盒内有文件清单，发往其他部门应有发文清单。 4.相关部门应将贯标管理体系辅助性文件、技术性文件、涉及质量管理、职业健康安全、环境保护的其他管理性文件名称列出清单，交办公室留存一份。 5.项目部解体时，受控文件、资料应按目录清单上缴主管部门。办理交接手续。 三、公章、介绍信的管理办法 1.项目经理部印章由公司办公室制发，各业务部门需刻制印章必须报上一级业务部门批准，经公安部门核准后刻制，并将印模报上级业务主管部门备案。 2.印章必须由专人负责，建立“公章使用登记表”，日常业务用印由办公室主任审批，对外生产经营须经项目经理签字方可用印。个人因工作，生活需要盖印，必须填写“私人用印审批表”，经主管领导签批后用印。印章保管人一律禁止私自用印。 3.以单位名义开具的对外联系工作介绍信，需经项目经理签认才能开具，需公司开具的介绍信，需持本单位介绍信到公司办公室换领。 4.项目经理部因机构变动或解体时，应将停用的印章密封好，派专人缴回制发单位封存或销毁。 四、后勤管理办法 1.办公室负责对项目部职工生活、环境卫生、办公及生活用小型机具进行管理。 2.项目部人员在10人以上的工点，要设立员工食堂，建立浴室和相应的文化设施。并且成立伙委会，每月至少召开一次伙委会会议。开展“星级生活管理，健康文体活动”竞赛，为保证施工生产及各项工作创造一个良好环境。 3.食堂服务人员要为职工热情服务，增加主副食花色品种，提高饭菜质量，尽量满足职工的要求。 4.要搞好伙食成本的核算，坚持二人以上采购，坚持过磅验收，坚持日清月结，按月公布伙食成本盈亏表，尽量不出现大亏大盈现象。 5.食堂卫生必须执行食品卫生“五·四”制度，严禁采购和出售腐烂变质食品，食堂和炊管人员个人必须常年保持整洁卫生，防止病从口入和杜绝食物中毒事件发生。 6.办公室协同工会、保健站，每月一次对职工宿舍、办公场所环境卫生进行检查，对卫生工作、防火、防盗工作达不到要求的要提出批评，并且监督、检查进行整改，直至达到要求。 7.对于办公及生活用品的购置，首先要按月列出计划，由办公室汇总报领导审批后，由办公室负责采购、点收、建卡，做到帐物相符，单件在2000元以上的固资采购，首先要向司办报告购置计划，经公司领导同意后，由工程部下购置计划、固资购进后，要填写新建(购置)固定资产验收交接记录(财固7表)，一式三份及固定资产卡片一式二份，由使用部门和使用人签收后连“财固7表”一并交财务部门，组固入帐，办公室凭固资卡片登记建帐。 8.对于2000元以内的生活、办公设备，其全部费用进本单位成本，单位解体时，由本单位(一般由经理、书记、办公室人员、财务主管)自行研究处理。2000元以上的物品，由本单位向司办提交报告，写明名称、购置时间、数量、单价、已提折旧、设备状况，单位及财务盖章后，由司办组织相关人员进行评估。提交正式评估报告一式四份(原单位一份，新单位一份，财务部一份，司办一份)，由有关部门(单位)进行帐务处理。 五、计划生育管理办法 1.项目经理部要成立计划生育领导小组，党政正职分别任正付组长，办公室是具体管理计划生育工作的业务部门。要配齐组织人员。 2.对本单位育龄职工进行登记，对他们的婚姻、生育、节育情况底数要清。对已婚未育职工要及时