HCZD-ZD-2014006公司印章、资质文件使用管理规范.pdf

文件编号：HCZD--ZD--2014006 公司印章、资质文件使用管理规范 第一章 总则 一、 定义 印章：公司的公章、法人私章、合同专用章、财务专用章、发票专用章及其他公司相关 具有法律效力的印章。 企业资质文件资料：是由政府部门颁发的代表公司资质的凭证，包括 《企业法人营业执 照》正、副本、《税务登记证》正副本、《组织机构代码证》、《开户许可证》、《专利许可证》、 法人身份证及相关的代表公司资质证明的原件和复印件(含加盖公章复印件和无公章复印 件）等。 二、 目的 以上印章和企业资质文件资料均具有法律责任或意义，为保障公司的权益，规范公司的 印章和资质文件使用及管理，特制订本制度。 三、适用范围：本制度适用于公司全体员工。 第二章 公司印章使用管理规定 一、公司印章分类 公司的印章主要包括：公章、财务专用章、法人私章、合同专用章、发票专用章及其他 公司相关具有法律效力的印章。 二、印章的保管 1、公司公章、法人私章由总经理指定专人保管； 2、财务印章、发票专用章由总经理指定财务专人保管； 3、合同专用章由总经理指定业务相关部门人员保管； 4、公司所有印章的刻制、更换、销毁一律由公司总经理授权人办理。 三、印章保管员的职责 1、印章管理员盖章必须严格按照《印章使用分类和审批流程》规定流程严格把关，认 真核对，保证《印章使用审批单》审批流程各环节均有相关审批人、负责人签字，手续齐备。 2、若在审批流程中有相关审批人未签字或其它手续不齐全的，印章管理员有权拒绝盖 章，并不承担由此产生的责任，印章保管人员不得私自动用印章。 3、若印章管理员在手续未齐备的情况下盖章，由此产生的责任后果由印章管理员承担。 4、印章管理员不得随意盖在没用的纸张上，不得将印章盖在空白纸等,对盖错了的章要 立刻销毁或涂改作废。 5、严禁在空白或未填写完整的单据、合同等资料上盖章，并检查合同审批单审批内容 1 文件编号：HCZD--ZD--2014006 与文件内容是否一致，发现文件内容有空白或未填完整、审批内容与文件内容不一致的印章 管理员有权要求填写完整或修改内容或拒绝盖章。 6、印章管理员应将印章存放于带有安全锁的柜子或抽屉，不得将印章随意放在桌上。 7、印章专管员应建立印章使用台帐，做好印章使用登记工作做好使用登记工作，定时 （每月1 日）将登记单据的保管归档，以备检查。 四、印章的使用分类及审批流程 印章使用前由盖章申请人填写《印章使用审批表》，写明文件内容、用印事由、文件提 交部门、申请人等信息，经部门负责人审批同意后，持 《印章使用审批单》至印章保管人员 处登记用印。公司各种印章的使用分类及审批流程如下： 1、财务专用章 （1）仅限用于公司会计核算和货币结算等相关业务、银行业务等使用； （）审批流程：经办人填写《印章使用审批表》由财务负责人审批； 2 2、合同专用章 （1）合同专用章用于公司开展业务与客户签订的正常业务标准合同（只限经审批确定的 标准合同版本，标准合同由法务及业务部门共同确定，非标准合同不得使用合同章）； （2）审批流程：经办人填写《印章使用审批表》或《业务审批表》（或系统提交的申请 审批单）根据业务审批权限流程审批； 3、法人私章 （1）主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、银行表单等各类文件； （2）审批流程：如需使用公司法人私章的，由经办人填写《印章使用审批表》经法人审 批； 4、公章 （1）以公司名义签发的内部文件，如制度规范、通知、通报、公告等，由文件发起部 门填写《发文审批表》按公司发文制度规定的流程审批后方可盖章。 （）以公司名义签订的非日常对外文件，如经济合同、协议、订购单等，由事项经办 2 人填写 《合同审批表》按公司授权审批制度权限、发文规定的流程审批后方可填写 《