公司档案管理制度20120301.docVIP

公司档案管理制度 一、??总则 1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。 2、本制度适用于公司档案管理。 3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。 二、档案管理机构的设置及基本要求 （一）档案划分及管理部门 1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。 2、公司档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。 三?、档案分类 （一）档案质量 1、档案封面应逐项按照规定书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。 2、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。 5、档案盒封面应注明立卷人，立卷时间。 （二）立档 1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。 2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。 3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。 4、代理案卷的保存，需按照公司统一编号整体保存。 （三）分类 1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。 2、公司档案大致分为以下几类： （1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等； （2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件； （3）制度类：管理制度汇编； （4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。 （5）计划总结类：分年度计划及总结等； （6）会议纪要类：办公例会纪要等 （五）档案编号 1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。 ?四、归档及保存年限 （一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。 （二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。 1、永久保存： （1）公司章程、合同 （2）股东名册 （3）组织规程及办事细则 （4）董事会及股东会记录 （5）财务报表 （6）政府机关核准文件 （7）不动产所有权及其他债权凭证 （8）工程设计图 （9）公司规章制度 （10）其他经核定须永久保存的文书 2、10年保存： （1）预算、决算书类 （2）会计凭证 （3）事业计划资料 （4）其他经核定须保存10年的文书 3、1年至5年保存： （1）期满或解除之合约 （2）其他经核定保存5年的文书 4、1年以下暂时保存： （1）结案后无长期保存必要者。 （三）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。 （四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。 （五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。 五、档案日常管理 （一）借阅 1、借阅手续： （1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。 （2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。 （3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。 （4）代理案卷借阅原则上可以由代理人自行借阅，无需签字，如代理人需要外借回家则需要代理部主管签字批准。 2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。 3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。 5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登