公文写作与处理(13个文种).ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * (3）结尾 通常适宜使用致意性的词语，如“致以敬礼”、“谨致谢忱”，或以“特此函告”、“特此申请”、“为盼”、“为荷”等专用语结束上文。 　　（二）函的写作要求 　　函的写作，除了要注意格式的规范化外，还要注意以下几点： 　　1．行文要直陈事项、言简意明 　　这是为了提高办事效率，对函内容表达上提出的要求。受文单位和有关的其他单位可照做无误。要达到如此要求，写作时就要坚持开门见山、直陈事实，以简要的文字，将需要商洽、询问（答复）、申请、知照的事项（问题）明确具体地交待清楚。 * 第十二、关于函的写作 　　2．用语谦和，讲究分寸 　　函可以多向行文。行文关系的多样和复杂，要求其更要注意语言的得体。因此，用语要讲究礼节，不使用告诫、命令性的词语，语气应委婉得体。涉外公函或不相隶属机关之间的公函，必要时还要使用尊称与致意性词语。但是公函与私人信件有严格区别，机关之间的诚恳致意是必要的，但不要形成客套；尊重对方是应当的，但不可过分，形成恭维奉迎。用语应当适度，掌握分寸。比如，对方在工作中给了充分的支持和合作，在函中说声“感谢”或“感激”是需要的，恰当的。 　　3．函主要用于说明有关事项与提出要求。 　　4．函，是正式公文的文种，必须行文郑重 　　必须具备正式公文的规范格式，使用印有发文机关名称的信及纸，拟定标题，编制发文字号，结构要求完整。 * 第十二、关于函的写作 　　（三）写作函应注意的事项 1．函是正式公文，必须具备公文的规范格式，公文的组成部分也要求完整。不要把函当成公务信件。 2．扭转轻视“函”的倾向。函是国家行政机关的正式公文，有它的法定权威性。发文单位要郑重其事，不能因是“函”而轻率‘发出；收文单位要郑重对待，要公事公办，一丝不苟，不能因其是“函”而不予理睬。尤其是向主管部门请示批准的函，它代行请示职能，不能因其不使用“请示”而弃之不顾。如果平行机关或不相隶属机关向主管部门请求批准而用了“请示”，恰恰是错用了文种。 * 第十二、关于函的写作 　　（一） “函”是惟一的平行文吗？ 　　“函”的本质来讲，在党政两大公文法规中所规定的主要文可以将“函”视为是惟一的一个平行文。 　　（二）“函”和“便函”的区别有哪些？ “函”是国家明文规定的法定公文中的一种，因此也有严格的成文格式，也要符合规范化的要求。而“便函，，是机关、团体、企事业单位之间商洽一般性事项时所使用的一种非法定公文文种。相对法定公文来说，它不属于正式文件，行文比较简便，可没有公文版头，也可不编排文号。 * 三、函的问题解答 第十二、关于函的写作 　　（三）“函呈”不分而错用文种的表现是什么？ 公文中的“函”指公函，“呈”代表报告和请示两种上行文。一般来说，函和报告、请示在行文目的和主送对象以及公文内容等方面的区别是很明显的。然而，函呈不分的问题一直相当普遍，错用文种的表现如下： 1．不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题不用函而错用“请示”或“报告”。 2．向无隶属关系的有关主管部门请求批准不用函而滥用“请示”和“报告”。 3．答复上级机关的询问不用报告而误用“函”。 4．向上级机关请求指示不用请示而误用“函”。 * 第十二、关于函的写作 　　（四）“函发”不分而错用文种的表现是什么？ “函发”不分主要表现在通知和函不分而错用上。通知和函的适用范围以及各自所体现的行文关系本来是很明确的。通知的发文对象一般是自己的下级机关，不相隶属机关之间则用函行文。但在实际工作中却常常出现两者错用的情况。 1．某些单位出于自己业务工作需要，把本属于商洽性的函错用成“通知”，其中一些业务主管部门往往超越职权范围给不相隶属的单位滥发通知，有的甚至不分上下左右随便向各单位发“通知”，而且要求对方遵照办理和执行。这明显违反了有关公文管理法规的规定。 * 第十二、关于函的写作 　　 2．上级机关把向下级机关发的指示性或事项性通知错用成函。如，×××省供销社主送各地、市、县供销社的一份公文“关于不再受理为个人申请建房款的函”，应改成“关于不再受理为个人申请建房款的通知”为宜。　　 　　个别也有把“通告”或“通报”错用成“函”的。如“中国科学院关于通报中国科学院学部委员增补结果的公函”，可视主送或发送范围修改为“中国科学院关于学部委员增补结果的通报（或通告）”。 　　（五）公函、便函不分的情况有哪些？ 　　公函便函不分大体有两种情况： 　　1．将“便函”按法定公文“函”行文。 　　2．将法定公文“函”按“便函”行文。 *