浅谈电子智能表单在招投标管理中应用.pdfVIP

374 跨越发展 浅谈电子智能表单在招投标管理中的应用 北京市建设工程发包承包交易中心 李 岩 摘 要：随着信息时代的飞速发展，信息技术已经广泛地应用到人们的日常工作生活中。信息技术正以其广泛的渗透性 和无与伦比的先进性与传统产业结合。本文阐述了电子智能表单的特点和优势，同时介绍了其在招投标管理和档案管理中信 息化应用。 关键词：信息化；电子智能表单；招投标管理；工程档案管理 一、引言 随着信息时代的飞速发展，信息技术已经 广泛地应用到人们的日常工作生活中。信息技术正以其广 泛的渗透性和无与伦比的先进性与传统产业结合。作为有形建筑市场的一部分，北京市建设工程发包承包 交易中心也接受着信息化的洗礼，逐渐形成一套符合自身需求的信息化平台。从而更好地服务于客户。信 息化应用在招投标和交易管理中，可以在一定程度上避免暗箱操作、收受贿赂等腐败的行为，更加凸显了 招投标过程中“公开、公平、公正”的原则。 北京市建设工程发包承包交易中心已初步完成了由手工操作到计算机辅助办公的转换。目前即将面临 着向网上无纸化办公及全程电子信息化的巨大挑战。表单与一般文档具有密不可分的关系，都是企业和政 府日常工作及沟通过程中所必须用到的信息载体。但不论是以前所使用的纸质表单，还是目前应用的微软 office 办公软件都存在不少问题，如信息难以被系统直接利用、填写的信息可随便更改、数据传递的安全 性等等，这些问题造成在招投标业务办理中存在大量的手工操作。如何解决信息量巨大与中心人力资源较 少的矛盾以及数据安全传递成为现阶段信息化建设的重要问题。 电子智能表单能很好地解决这个问题。通过使用电子智能表单不仅能完成填报信息与数据库之间的交 互，还可通过结合CA 数字证书解决数据传递不唯一导致出现暗箱操作的安全隐患。 二、电子智能表单 近些年，国际上包括Adobe、IBM、Microsoft 等业界领先的软件公司都在致力于开发一种新的软件产 品——智能表单（或称智能文档），用于解决现实应用中大量存在的介于结构化数据与非结构化文档之间 的信息处理，并正在得到迅速普及和推广。智能表单就是指数据＋格式的信息，也就是 XML 。但 XML 是 不可看的，这就是需要一种技术通过各种手段将 XML 中的数据动态表示出来或者将用户填写的数据录入 到 XML 数据结构中去，这种技术就是智能表单。“服务与监管”是政府最重要的日常工作之一。以往我 信息化建设研究 375 们在信息化过程中，由于受技术条件所限，无法实现电子文档实时调用数据库数据或根据不同部门实时呈 现不同形式，因此不得不再用电子文档和纸质文档并存的“双轨制”模式，影响了电子政务的整体效果。 而智能表单可以从根本上解决这个问题。 电子智能表单的技术特点： 1.易制作性。表单创建基于各自格式，设计表单要花费很多的时间，表单编制的灵活性与柔性不够， 无法简易制作。目前国内主要应用的 PDF 和 InfoPath 电子智能表单都可通过拖拽工具，快速精确的实现 电子智能表单版面设计。还能插入可扫描的图形文件。 2.易维护性。 电子智能表单可制式化制作，可制作一些通用模板来反复应用。如果其中业务逻辑发 生变化需要相应地修改数据库字段和程序，可以通过对局部内容进行修改或调整表单的布局设计及属性的 修改来得到一份自己想要的表单，从而做到一份表单能够重复利用，而不用重新设计一份新的表单。 3.数据安全性。通过将数字签名域集成到电子智能表单中，可以通过应用数字签名，使用行业标准技 术签名、认证和授权文档。通过电子签章进行文件加密使无关人员得不到文件中的信息。包含二维条形码 的电子表单跨越了纸质文档和电子文档数据交换的鸿沟。利用表单中嵌入的二维条形码，可以搜集全部的 输入信息，在打印成纸后，仍可以迅速准确的扫描到系统中。 4.可离在线填报。提供在线填表和离线填表两种功能，而且在线填表过程中，支持挂起和恢复功能， 支持在一个页面显示多个表单一起提交，或者把大表单分成子表单在多个页面完成。用户可根据自身的需 求完成离线或在线填报。 5.应用的普及性。2009 年9 月adobe 公司的PDF/A 因其准确、安全、高效和支持跨平台(包括硬件和 软件平台)操作的显著特性通过中国国家国家标准化管理委员会批准已成为正式的中国国家标准的电子文 档格式。 6.界面更好的呈现。界面较W