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银滩一号会议中心酒店总经理办公室及人力资源部简介 一、总办介绍 二、总办功能 三、行文格式 四、行文规则 五、行文制发流程 目 录 六、文件收发流程 七、公文管理规程 八、文号使用规范 酒店的行政公文，是酒店在管理过程中所形成的具有执行效力、规范体式的行政文书，是酒店进行管理的重要工具。各部门行文应重效用，坚持少而精原则，如能通过其它方式进行沟通，尽量不发文。 一、总 则 二、公文类型 1、政策与程序 适用于酒店内各部门管理政策制度的颁布，规范和指导各部门的运行控制程序。 2、通知 适用于各部门传达各项重要事项或重大经营管理活动，或要求其它部门需要办理的相关工作。 三、行文格式 用于酒店内部通知、通告、签呈或呈报集团总裁室报告（请示）等公文时使用。 公文格式1：包括酒店标识（LOGO）、发文日期、酒店英文代码（呈报集团文件标注）/部门英文代码（酒店内部文件标注）、文号、类型、致送、发由、抄送、页数、主旨、正文、附件等。 结构层次序号：第一层为“一”，第二层为“1”第三层为为“（1）”。 用于酒店内部、呈报集团或与其他各酒店常规性事项联系时使用。 公文格式2：酒店标识（LOGO）、发文日期、酒店英文代码（呈报集团或其他各酒店文件标注）/部门英文代码（酒店内部文件标注）、文号、致送、发由、抄送、主旨、正文、附件等。 结构层次序号：第一层为“一”，第二层为“1”第三层为为“（1）”。 三、行文格式 四、行文规则 ◆ 酒店各部门公文经部门负责人审核后，呈送酒店总经理室审批。 ◆ 酒店各部门对社会其它单位的行文，须报酒店总经理室批准，由酒店总经理室负责发文。 ◆ 各部门向集团上报公文，应归口酒店总经理室，由部门将呈报内容连同相关附件上报总经理室，总经理室按照规定公文格式拟文签批后上报集团总裁室。 ◆ 签呈应一文一事。 公文流转注意事项：遵守办文时限，应避免积压、延误公文；登记清楚、归档齐全，查询方便。 五、行文制发流程 公文由相关部门起草，相关部门负责人核稿。公文内容涉及其他行政职能部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，并与有关部门负责人会签。 酒店各部门不能以酒店名义对外或向集团行文，如需对外或报送集团文件，须报酒店总经理室审核批准签字后，由总经理室负责发文呈报。 六、文件收发流程 ● 公文发布由酒店各部门具体负责，原始底稿须存档备案（复印件），总经理室备份存档（原件）。经批示后需发至相关部门知会、跟办、协调的文件，需将附有管理层签名的文件复印，或者扫描以及转为PDF文件以邮件的形式发放。 ● 收文办理应按照签收、登记、审核、跟办等程序。酒店各部门按照公文性质将公文递交相关部门，并根据领导签署意见，做好传阅、跟办等工作。对于集团下发电子公文，下载打印后办理登记、审核、跟办等程序。 2 3 1 变动后，在3个工作日内将新人员名单报酒店总经理室。 酒店各部门文件收发承办人发生变动时，应当做好工作交接和文件资料的移交。 酒店各部门当年度电子文件，在次年1月整理刻盘送交酒店总经理室存档。 七、公文管理规程 单位代码－（部门代码）－发文序号 的规定： ① 以单位名义的行文：单位代码－发文序号 例如：HSW-001 ② 以部门名义的行文：单位代码－部门代码－发文序号 例如：HSW-HR-001 ③ 代码为大写英文字母表示, 单位代码为三位字母，部门代码为二至三位字母。 ④ 发文序号为三位数字，由发文单位(或部门) 定，序号编号由001号起。 八、文号使用规范 单位代码规范： 城市名人酒店管（中国）有限公司成都第三分公司 花水湾名人度假酒店 Huashuiwan Celebrity Resort HSW 部门代码规范： No.序号 Dept.部门 部门代码 No.序号 Division部门 部门代码 1 General Manager Office总经理室 GM 7 Finance Dept.  财务部 FN 2 Sales Marketing Dept.市场营销部 SM 8 Human Resources Dept.人力资源部 HR 3 Front Office前厅部 FO 9 Engineering Dept. 工程部 EN 4 Celebrity Club名人会 CC 10 Security Dept.安全部 SC 5 Housekeeping Dept.管家部 HK 11 Water Club温泉水会 SH 6 Food Beverage Dept.餐饮部 FB 12 Recreation Dept.康乐部 RC Thank you!