机关档案管理软件使用说明.docVIP

机关档案管理软件使用说明 一、安装与卸载 1、安装：将光盘放入光驱—打开我的电脑—双击lams—双击lams—选择下一个—是——浏览（注：安装在除C盘以外的其它硬盘上）—选择下一步—选择“特定的”把档案利用情况一项去掉—选择下一步直到安装完成。 2、卸载；开始菜单→设置→控制面板→添加删除 注意：卸载前，必须把有用的数据备份出来。 二、系统启动与退出 1、双击桌面上的快捷图标，输入姓名和口令，系统默认为姓名：lams 口令：2000 2、退出 × 关闭子系统时，如果管理的数据发生过变化“增、删、改”，而用户忘了保存，系统会给出提示，确认是否保存该部分数据。 三、文书档案管理系统 这系统是本软件的核心部分，是用来管理新方法的文书档案的，该系统中提供了：文件级管理、案卷级管理、报表管理。 ①文件级管理：归档文件目录的内容 A、数据输入 （1）档号，它是从字符形式赋予档案实体，用以固定和反映档案排例顺序的一组代码。 全宗号—年度—目录号—盒号—件号 0303—2005—（永久001；30年002；10年003）—0001—0001 这五部分按实际位数著录，不够规定长度前面用“Ο”填充。 （2）文号：由机关代字、年度、顺序号三部分组成 机关代字[年度] # # 号，如果无文号可不填 （3）责任者：责任者输入全称或简称；责任者多个时，著录列居首位责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，被省略的责任者用“等”表示。各责任者之间用分号分隔。 （4）成文日期：用8位阿拉伯数字表示，时间不详时间“Ο”表示。示1998年 月 日不详；0000728表示年度不详，月日分为7月28日。 （5）题名：注意1、任免、表彰本单位人的姓名放在题名中用“[ ]”括起来。2、介绍信1人1件并输入姓名。3、对于标题不详的要拟写清楚。 注：对2003年以前的文书档案的卷内文件目录的输入 档号：全宗号—年度—目录号—案卷号—起页号 B、记录新增： 1、使用工具栏的新增按钮，在当前行后插入一条新记录 2、在最后行“备注”时，按回车键 C、数据修改： 1、零星修改，常规的编辑操作修改 2、批量修改，查找替换 3、修改后别忘了保存。 D、数据删除： 1、一条记录——鼠标点击该行的记录删除 2、一块记录——shift+右键 3、多条记录——ctrl+右键 E、保存 工具栏上的保存按钮 F、数据检索： 1、输入检索条件，“检索项目”告诉计算机要通过哪一个著录项目进行检索 2、运算符号，检索项目和具体内容之间的关系 3、给定的值，输入要检索的具体内容 4、罗辑关系，“与”“或”“END” 注：最后一个条件，后面不能有关系运算符“与”、“或”。 G、备份数据： 1、导出数据，要求DBF数据库格式或TXT文本格式 导入数据，对数据进行恢复 2、把Data数据备份下来。 D：╲lams╲data ②案卷级管理 A：2003年以前文书档案案卷目录输入： 档号： 全宗号—年度—目录号—案卷号 0303—2000—001（永久001；长期002；短期003）—0001 B；设备、基建档案案卷目录输入： 档号： 全宗号—0000—目录号—案卷号 ③报表管理： 1、通过工具栏按钮，选择相应的表格 2、检索数据，告诉计算机要打印哪些数据 3、打印预览是否在打印范围（蓝色边框）内 4、设置打印机默认为上635 下635 左635 右635 （尺寸单位较小，要1000开始调） 5、打印表格 纸张型号为A4纸 五、会计档案 1、会计凭证（1）档号 全宗号—年度—目录号—大流水号 0303—1999—目录号—0100 （2）年度案卷号 小流水号 （3）案卷名称 一九九九年一月份记帐凭证 （4）起始日期 最早日期 终止日期 最晚日期 （5）凭证起始号码 （6）凭证终止号码 （7）凭证张数