办公事务处理业务职.pptVIP

GWM-PPT V2012.2 讲师：王勇 GWM-PPT V2012.2 汇报人：王勇 GWM-PPT V2012.2 汇报人：王勇 GWM-PPT V2012.2 汇报人：王勇 GWM-PPT V2012.2 汇报人：王勇 办公事务处理 课程用时：120分钟 讲 师：张松 课程目的：使新入职人员学会日常办公事务 日 期：2012年4月17日 “岗位胜任与提升”系列教育第一阶段之---- 从菜鸟到精英 目 录 一、工作日程管理 二、会议安排 三、公文写作 工作日程信息的输入 上司临时任务 突发事件 日常事务 精力 任务 现状 工作日程 P D C A 时间 一、工作日程管理 事务处理与精力和时间的分配 I IV II 重要 紧急 不紧急 不重要 III 一、工作日程管理 工作事项 8：00 9：00 10：00 11：00 12：00 14：00 15：00 16：00 17：00 18：00 进 度 方案制作 重要事项处理 沟通联络 自由时间 整理文件 监督检查工作 工作总结 自由时间及第二天工作计划 勿忘：报告●联络●协商的时机 ※实例 一、工作日程管理 1 5个为什么 2 实施项目有无增减 3 期限/时间有无延长 4 是否需要增加或减少与上司、同事协商的机会 工 作 质 量 工 作 进 展 原因分析 解决对策 下期日程 一、工作日程管理 会前准备 项目 具体事宜 目的 成本 会议议程 地点 人员 提前到场，必要时签到 设施检查 供水设备、麦克风、投影仪 ...... 二、会议安排 会前准备 不必要的会议 漫无目标的会议 很多无关者参加的会议 不合适时间的会议 其他方式可以解决的会议 必须要经领导确认！ 二、会议安排 会前准备 应避免的会议 例行公事 体现民主 展示个人威严 统一意见 个性问题要找答案 必须要经领导确认！ 二、会议安排 会前准备 会议成本 看得见的成本（会议室租金、交通、餐饮、住宿、茶水、资料等各种费用） 看不见的成本（时间、精力） 二、会议安排 会议期间 会议期间 具体内容 听 记 想 算 其他注意事项 １会议类型 ２会议主持技巧 ３安全保卫等 二、会议安排 准 确 完 整 简 洁 明 确 会议记录 二、会议安排 会议记录 会议记录相关事项 １领导及相关部门签字认可、印发； ２报道会议情况、催办并落实会议交办事项； ３回收有关文件、材料，并存档； ４搞好跟踪报道，加强信息反馈. 二、会议安排 1.公文写作的分类 规章制度（目的、范围、定义、内容、相关文件） 企划文案 申报材料 沟通、联络材料 三、公文写作 2. 公文写作的基本步骤 确 定 基 本 框 架 收 集 整 理 相 关 资 料 信 息 整 理 资 料 信 息 判 断 有 效 性 和 价 值 三、公文写作 3. 图表、数据及文字的运用 用图表来说明信息间的关系， 清晰易懂 申请参加此项教育者 请将填写好的申请 表交由其上司批准后， 交由人事科备案。 《申请表》 申请者 批准 备案 人事科 所属上司 三、公文写作 图表的选取和使用 -比较绝对值大小 -比较构成比例 -比较构成比和分类 -比较变化状况 -确认相互关系 柱状图 饼图 带状图 折线图 分布图 《各 类 部件 实际 生 产 数量》 0 10 20 30 40 50 60 70 80 57/5 6 7 8 9 単位：个 Ａ部品 Ｂ部品 Ｃ部品 Ｄ部品 《地域別構成》 北美 45% 欧洲 23% 中近東 12% 非洲 2% 澳洲 18% 三、公文写作 图表中数据的使用 5.5 公司平均 合计 9.0 D部 550 1.0 5.5 C部 820 0.0 3 B部 2,548 8.0 10.5 A部 员工人数 加班时间 数字右对齐。 有小数点时， 避免数字间间隔过大。 需强调处加以标识 表中应记录合计或平均值， 以便对数据进行整体了解 休日加班 4位以上的数字 进行分位 三、公文写作 文字运用的注意事项 文字要求 1 字体大小适中 2 适当的行间距 3 避免错白字、漏字 重点内容要求 1 粗体字 2 下划线 3 加大字号 4 不同颜色 三、公文写作 回 顾 日常办公事务大家学会了吗！？ GWM-PPT V2012.2 讲师：王勇 GWM-PPT V2012.2 汇报人：王勇 GWM-PPT V2012.2 汇报人：王勇 GWM-PPT V2012.2 汇报人：王勇 GWM-PPT V2012.2 汇报人：王勇