时间管理-1.ppt

时 间 管 理日月光集团 GRP 菁英团队 管理课程 Rev.: B; 06/09/2002 WorkShop 时间: 2.5 小时 请闭目一分钟思考这个问题 如果您的余生只剩下三天, 您会做那三件事情? 时间管理是什么? 时间管理不是什么? 时间本身不是问题. 因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多 所以时间管理的问题本身不在于时间, 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间 时间管理是什么? 时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很对地做完, 叫做效能 时间管理就是事前的规划或长期的计划 人, 为何安于现状? 为何你我都不满意现状, 但是却安于现状 1.无奈 2.不确定改变之后会更好 3.因为现状是你我最熟悉的 当你开始不满于现状时, 表示会有新的事物发生在你的身上…但是要用对 “新的思考方式” 请架设一座桥,使A至B距离最短, 但是桥不可歪斜 有三片木条, 如何将它们围成封闭三角形 你可知道为何会画不出来? 因为你跳不出原来的思维习惯 但是假设你画了出来. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一个旧有的问题. 改变时间管理的第一步, 从你自觉需要时间管理开始 时间管理的架构 请排出正确的行事优先级 正确的行事优先级 陷阱一:时间的配置不对 Reaction消极回应 vs Proaction 积极掌握 危机就是转机 规划重于做事 最好的控制是预防 预防胜于处理 不合理的时间配置 明智的时间配置 陷阱二: 拖延 除了第四项以外, 其它的做起来都不太愉快 不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情 克服1.成本/效益分析法 成本 ... ... ... ... ... ... 好处 ... ... ... ... ... ... 克服2.思维习惯的改变 这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它. 养成速战速决的习惯 将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务 完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般 陷阱三: 事必亲躬 韩非子.八经 下君,尽已之能 中君,尽人之力 上君,尽人之智 诸葛亮凡事必亲躬, 后来过劳而死. 为何事必亲躬? 因为怕部属取代 不放心部属, 不信任部属 要求标准过高 陷阱四: 有求必应 会花太多时间, 时间不够会牺第二项受人尊敬重要, 还是受人欢迎重要 不好意思拒绝请托的原因 接纳请托比拒绝请托容易 担心触怒请托者 想要做广受爱戴之好人 不知如何拒绝他人之请托 每个人都有一个好朋友, 叫 “施小惠”, 可以适当地拒绝. Conclusions: 时间管理架构 如何提高工作效率 如何提高工作效率 1.了解自己每天工作时段的特性, 善用之. 2.以 PDCA 分布周一到周五的工作性质. 3.保持良好的体力; 养成运动的习惯 4.身心均衡地发展; 培养良好的嗜好 1.工作时段分配法则 2.每周工作性质分配法则 如何管理你的EMail 葛洛夫: 你的时间是不是被 Email 切成零零碎碎的片段? 集中处理它. 先问自己以下这几个问题 1.你一天花多少时间在看 Email? 2.你进 Email 会不会看小品? 3.你看Email 的时间是连续的, 还是片断的? 4.你的Email 有没有做分类? 5.你回信时是边看边回, 还是分类后集中回信? 6.你进 Email 信箱, 是先看信还是先发信? 如何提高 Email 的处理效率 一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍, 然后做分类的动作 养成习惯, 一天只有三个时段看 Email 除了急件以外, 集中时段回信 看Email 的时段分配 Email资料夹的分类 Reply: Private, 公务 Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Private Project 进度 有空再看 如何展开你的计划 一日之计在昨天下班前 一周之计在于周日 一月之计在于月底 良好的时间管理来自于计划 花时间在计划上才是最节省时间的作法 8.80/20法则1/2 the Vital Few the Trivial Many 柏拉图法则 花最少的力气, 获得最多的效益 你所完成的工作里, 80%的成果,来自于20%的时间=也就是说80%的努力是与成果无关的 80/20原理意示图 目标金字塔 如何列管重要计划 将自己短中长期的计划依工作,个人及生活这三个主轴一一列举出来, 并算出每个计划的效益. (如下一页所示) 在同一个时间点进行这三个主轴的前3个项目(项目件数依自己能力而定,红线的右手边) 有项目结束之后下一个项目就可以往左递补 每个计划如何给予评分 先将所有计划列出来, 分成短中长期 (自行