融汇(重庆)集团有限公司档案管理制度(定).docVIP

融汇（重庆）集团有限公司 档案管理制度（试行版） 编制 审核 批准 日期 日期 日期 档案管理制度（试行稿） 总则 建立重庆地区总部档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充，本制度适用于以上环节所涉及的相关部门及个人，重庆地区各子公司参照执行。 第二章 管理体制、职责 第二条 重庆地区总部档案按统一领导、集中和分散相结合的体制进行组织管理，即总裁办负责档案的总体管理（包括对部分由重庆地区各子公司递交至地区总部的档案管理），部门资料员负责本部门的立卷归档工作，总裁办对各部门进行业务上的指导、监督和检查。 第三条 档案室负责管理公司所有档案。负责接收已整理立卷的文件材料。 第四条 档案管理人员应当忠于职守，遵守必威体育官网网址制度，具备专业知识，不断提高业务水平和职业素养。 第五条 各部门资料管理人员负责本部门文件资料的收集、整理、立卷、归档工作，并督促本部门办理具体事项的人员及时上交应归档的文件材料，任何人不得拒绝归档。 第六条 鉴于会计档案的特殊性，重庆地区总部会计档案（包含各类合同） 由财务管理中心制定《融汇（重庆）集团有限公司财务档案管理制度》并根据制度进行管理。 第七条 鉴于人事档案的特殊性，由人力资源部指定专人按集中管理、严格必威体育官网网址的原则进行管理。 第三章 档案材料收集、整理、分类和归档 第八条 档案收集：各部门应根据本部门实际情况及时收集应归档资料，避免年末临时突击收集资料。 第九条 收集范围：公司在经营活动中形成的具有保存价值的文件、实物、图纸、图片、音像等材料。 第十条 整理原则： (一)文字材料按重要程度排；重要在前，次要在后；批复在前，请示在后；结论性材料在前，依据性材料在后；同类文件按时间顺序排列。 (二)照片资料应按照片、底片、文字说明一起保管的原则。文字说明包括：事由、时间、地点、主要人物的姓名、身份、背景、摄影者。 (三)音像资料标签注明：题目、录制日期、地点、数量、编号、带长及时间等。 第十一条 档案的分类参见《档案分类方案》。 第十二条 装订立卷： 工程档案与文书档案具体参见《文书档案整理规定》、《工程档案整理规定》 第十三条 归档时间： （一）新办理的各项证照（简称规证）、合同、招投标文件（已定稿）等文件，手续完善后立即交档案室。 （二）各工程项目竣工档案，在移交城建档案馆归档的同时也一并移交公司档案室一套保存。 （三）文件资料移交时需填报《文件移交清单》，办理相应的档案移交手续。 （四）各部门资料管理员，于每年的3月1日之前，将上年度需要归档的文件材料进行整理、立卷，经部门负责人审批、签署后移交档案室（仅限于部门的文件材料）。 第十四条 归档范围及保管期限参见《档案分类方案》。 第十五条 归档要求： （一）归档文件材料的种类、份数及页数，应齐全完整。 （二）归档文件材料按“卷”的方法整理。 （三）归档的文件材料，应将每份档案的原件与附件，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件合在一起，不得分开。 （四）立卷归档的文件材料必须按规定格式逐件填写《档案卷内目录》，进行页码编号，字迹要清晰，工整。 （五）工程项目在进行过程中要注意随时收集、积累有关资料。 第四章 档案的管理 第十六条 各类档案实行集中统一管理，维护档案的完整与安全。地区总部档案室应对各部门的文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。协助各部门将公司档案完整、系统、安全的归入档案室。 第十七条 全体员工要树立档案意识,各部门都有自觉归档的义务，把归档工作纳入各部门负责人的岗位责任制中。对规定应当归档的文件材料无论通过何种渠道，都必须按照规定在归档材料形成后及时向档案室移交。档案室在接收档案后进行分类、整理、编目和保管。 第十八条 档案室设置专门库房和配备相应的设备。具体参见《库房管理规定》。 第五章 借阅与使用 第十九条 档案的借阅与使用具体参见《档案借阅规定》 第六章 档案的鉴定与销毁 第二十条 档案的鉴定与销毁详见《档案鉴定与销毁管理规定》。 第七章 奖惩 第二十一条 各部门资料管理人员的档案收集，归档工作应纳入员工年度绩效考核内容，成绩突出的予以奖励。 第二十二条 有下列行为之一的，由总裁办对主管部门的直接负责人和直接责任人进行处罚： (一) 损毁、丢失属于公司具有保存价值的档案； (二) 擅自向他人提供、抄录、公布或销毁属于公司所有的档案的； (三) 涂改、伪造档案的； (四)