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06-人事档案管理制度 人事档案管理制度 1、目的 为了将企业人事档案管理工作制度化，规范化，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏便于相关人事档案材料的借阅和使用。 2、适用范围 适合公司全体员工 3、人事档案分类 员工人事档案分为以下八大类： 3.1 入职档案 3.2 个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语 等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。 3.3 员工更改姓名、民族、年龄、工作时间等过程中形成的个人申请表，上级领导批 复以及所依据的证明材料。 3.4 劳动合同、必威体育官网网址合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。 3.5 培训档案 3.5.1 新员工入职培训试卷、培训心得。 3.5.2 参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。 3.6 职位档案 3.6.1 职位说明书、职务说明书、职务任命书。 3.6.2 职务变动申请、职位、职务变更记录。 3.7 薪酬考核档案 3.7.1 试用期考核表、员工试用期总结表。 3.7.2 季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。 3.7.3 工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。 3.8 其他档案 3.8.1 各类奖励、处罚记录。 3.8.2 离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根其他补充协议。 4、人事档案的归档 4.1 首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。 4.2 按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。 4.3 在目录上补登材料名称及有关内容。 4.4 将新材料放入档案。 5、人事档案的核查核对 5.1检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。 5.2检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： 5.2.1突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。 5.2.2对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 5.2.3发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 6、人事档案的转递 6.1 档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下： 6.1.1 取出应转走的档案。 6.1.2 在档案底账上注销。 6.1.3 填写《转递人事档案材料的通知单》。 6.1.4 按发文要求包装、密封。 6.1.5 在转递中应遵循必威体育官网网址原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。 6.1.6 收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 7、人事档案利用的方式 7.1 查阅 设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看， 无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。 7.2 借出使用 相关人员为完成某项工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。 7.3 出具证明材料 一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。 8、人事档案利用的手续 8.1 查阅手续 查阅手续包括以下公司由人力资源部门负责管理人事档案的工作，保管人员不得对各类存档档案进行 删除、涂改、变更或销毁，并且严格必威体育官网网址，不得扩散。 9.2 公司的附表： 《人事档案借阅登记表》 《人事档案借档申请表》 人事档案借/查阅登记表 人事档案借/查档申请表