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关于档案管理论文：关于档案管理与企业信息网络有效联接的构想 摘要:档案是一种文献信息资源。应该依据国家颁行的《档案法》规定,按照档案信息的独特性征和档案管理的特殊功能,构想和设计以计算机技术为主题,有利于档案管理特殊功能和提高企业信息化程度的档案管理系统与其他信息管理系统有效联接的综合管理体系。 关键词:企业信息;联接;构想 档案是一种文献信息资源。在科技生产力和信息化网络经济日趋发展的条件下,档案信息在企业经济活动中与其他管理信息同样发挥着效益转换作用。但是,由于档案管理与其他管理信息系统在企业信息网络中各执其政相互分离,不相衔接的影响,极大阻碍着企业信息网络建设和档案信息资源开发利用。因此,应该依据国家颁行的《档案法》规定,按照档案信息的独特性征和档案管理的特殊功能,构想和设计以计算机技术为主题,有利于档案管理特殊功能和提高企业信息化程度的档案管理系统与其他信息管理系统有效联接的综合管理体系。 档案是企业信息管理中的独特特征档案在企业一切生产经营管理活动的历史性记录。在企业信息管理中具备三种区别与其他管理信息的独特性征。一是本源性特征。企业在一切历史时期所从事的包括生产经营、产品开发、管理方略、科技应用、市场销售和经济效益的一切经济活动,从开始阶段就以档案的形式予以真实、准确和完整的记录,并据其价值取向,据档案集中管理原则,运用传统方式或现代方式,既手工操作和计算机操作方式进行组卷归档、保存利用,成为不受时间与空间制约的跨时空的档案信息资源,即可为现实的生产经营决策、技术创新、产品开发提供依据,又可为企业久远发展中的经营方针方略,技术开发和科研活动提供历史的本源性论证资料,也可做为企业内、外部提供法律性信证的依据。二是备忘性特征。在企业所进行的分阶段的科研项目、基建工程和产品换代的经营活动中,档案以其备忘性特征记录每个阶段的始末及其运行过程,使档案成为运行过程中的与该项活动同步产生的一种产品。从档案中可以了解该项目如何起步、展开和结束以及过程中出现的成功与失败的原由所在,为下阶段的开始提供研讨决策的依据。而且,利用档案管理技术所制作的文字的、数字的、声像的、光盘的档案,成为阶段的,全过程结束的重要标准。在某种程度上,档案的衔接与完整程度完全可以反映计划项目实施的质量和效果。三是优选性特征。档案管理与信息网络中其他信息管理系统具备着同样的信息收集处理、传输、存储、开发和利用的基本功能但档案管理还具备一种区别与其他信息管理的筛选、优选功能,把信息网络数据库中具备长期保存价值的重要信息形成档案,组成长期或永久保存案卷,实行集中,统一和规范保管把企业信息资源的精华积聚一处,以备利用。 二、档案管理在信息网络中的特殊功能在计算机技术和网络技术逐步应用于档案管理,逐步以应用计算机操作为主题的现代式档案管理替代以手工操作为方法的传统式档案管理的条件下,档案管理在企业信息网络运行中具备三种区别于其他信息管理系统的特殊功能。一是信息延伸功能。档案管理除具备与其他信息管理系统同样的网络上的信息处理和交流功能外,还具备信息延伸功能,即对网络上转换过来的重要信息,在利用公文登录技术搞好档案立卷、编目、检索业务的同时,还可以将转换过来的全文信息转换成档案信息库,使档案检索实现案卷级、文件级的二级提问,实现案卷、文件、全文的三级显示,并可在必威体育官网网址控制下向利用者开放。同时,还可以产生档案衍生品,诸如信息资料摘编、专题信息汇集、重要信息复制和史志参考资料等,以保证信息资源的有效开发利用。二是业务规范功能。档案管理部门是信息管理专业部门,其档案信息的管理标准均是依据国家颁布的《档案法》规定形成的,具有法定的权威性。因此,档案管理进入企业信息网络运行时,完全可以运用档案管理的业务标准,对其他信息管理系统的管理行为,施加制约和规范性的影响,使其从运行起点上就与档案管理标准相统一。诸如信息和数据库、信息形成的标准格式和原始数据承取等,以保证档案管理与信息网络系统功能的衔接。三是监督指导功能。档案管理系统在参与企业信息网络的信息流处理中,具备依法进行监督指导的职权。诸如对重要管理信息的收集和处理进行技术指导;监督下属档案管理机构、专业档案形成部门在信息的真实性、准确性上实施监督;在安全必威体育官网网址上予以相应的管理控制等,以提高信息综合管理水平。 三、档案管理与信息网络有效联接构想根据国家颁行的《档案法》规定,应该从档案管理在信息网络中所具有的独特性征和功能着眼,从强化企业信息网络现代化建设着手,提出合理而适宜的有效联接构想。一是建立以档案管理标准为要素的业务规范。档案管理与信息管理业务标准的统一,是二者能否有效联接的关键。因此,在企业信息网络各个管理信息子系统形成电子文件的软硬环境和条件适应的基础上,运用档案管理技术原理和全面质量管理技法,建立从信息资料收集整理到开发利用的