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第1节 商务信函的布局 当写一封商务信函时，你需要遵守一定的标准格式。通常来说，一封商务信函应该有以下七个主要部分组成：信头，日期，封内名称和地址，称呼，正文，结尾敬辞，签名。但是根据信件的不同类型，还可能包含以下内容比如，编号，经办人，主题，附件，抄送和附言。 1.主要部分 (1) 信头 信头通常放在信笺上部中央。信头包括发信人公司名称，地址，电话号码，电报、电传地址传真号，网址，甚至电子邮件地址等信息。 (2)日期 日期放在信头最后一行的下面几行。注明日期时，需注意以下几点： (3)信内名称和地址 这一部分指收信人的姓名和地址，包括的信息应按以下顺序排列： 收信人的姓名和头衔 收信人的公司名称 公司名称和门牌号，街道名称和号码 区/镇/市名 国家/州/省的名称以及邮政编码 国家名称 当写信内名称和地址时，可以参考以下信息： 为了表示你的礼貌，可以在收信人的名字前面加诸如先生，女士，小姐等尊称。 如果收信人的名字不知道，你可以称呼他为销售经理，副总，总裁等官方头衔。 信内名称和地址的例子： (4) 称呼 每封信通常以称呼开始，根据发信人和收信人的关系以及信函的正式程度，称呼是不同的。 如果信是写给个人的，在名字前面加礼貌用语。比如：亲爱的史密斯先生，亲爱的珍小姐，亲爱的琼斯女士。有时，一些特别的称呼也可以用作问候语。“亲爱的”这个词用在收信人的姓前面，比如亲爱的帕克教授或者亲爱的克林顿博士 如果收信人的姓名和性别不知道或者这封信更正式一点的话，可以使用“Dear Sir”, “Dear Sirs”, “Dear Sir or Madam”, 或者“To Whom It May Concern”。但是美国人通常使用“Gentlemen”而不是“Dear Sirs”。 美国人写信时，通常在称呼后面加冒号，而英式写法则用逗号代替。 Dear Miss Jane: (American style) Dear Miss Jane, (British style) (5) 正文 这是一封信里最重要的一部分。在这一部分需要给收信人传递一些信息，开始写之前，应该注意以下两点： 写这封信的目的是什么？ 呈现这封信最好的方式是什么？ 写信时，你应该把写好商务信函的七条原则记住，这七条原则将在第二部分做详细说明。你最终的目的就是使你的信更专业，清楚，正确并且容易理解。 (6)结尾敬语 这部分不过是以礼貌的方式结束信件，以下是商务信函中最常用的结尾敬语。 签名是指写信人的签名或者签写信人代表的公司名。签名通常包括以下内容： 写信人代表的公司名称 写信人手签 打印签名 写信人工作职位 2. 可选部分 以上提到的七部分是商务信函的必要部分。根据不同的目的，一封信也可能包括以下一个或几个方面： (1)编号 编号可以使回复与先前的通信相联系，并确保它们可以及时到达正确的人或部门。它可以避免处理信件时的误解和麻烦。编号可以采用以下三种方式： 当一个公司给另一公司写信时，编号通常在信头上注明“Our ref. ” or “Your ref.” 编号可以作为回信首段的一部分，比如： “Thank you for your letter, reference AB01, of 4 May……”感谢您五月四号发来的编号为AB01的信件。 编号可以在主题中出现。如： Dear Sir, Your Ref: AB01 Thank you for your letter of 4 May. (2)注意项 当给一个机构写信但作者希望信被转给某一个人或某一部门处理时，经办人是必要的。它通常放在封内名称和地址与称呼之间，并标下划线。可以使用“Attention:”, “Attention of”, or “For the Attention of”这样的表达方式。然而，如果你知道收信人的姓名，就把收信人的名字直接写在封内名称和地址的首行，避免用注意项。比如： (3)标题 有两种类型的标题：主标题和段落标题。 主标题 这种标题放在称呼语的下面并标下划线。它可以帮助确保信函及时传递到正确的收信人或部门。如果来信含有标题，你最好在回信时使用它以便提醒发信人。如果你要开始一个通信，使用标题可以由同一主题引出许多信件。 Re: Your Order No.101 段落标题 标题放在每一段的段首来表明这一段要解决的问题。段落标题都用大写字母，其后用句号（有些人更喜欢用冒号或者破折号）来将标题和内容间隔开。段落标题可能有用，但是最好是一封信只涉及一个主题，因为涉及不同主题的信需要由不同部门或个人办理。 比如： 我们希望确认一下我们在过去两个月内相互通信达成的条款规定。