如何做好企业档案管理工作.ppt

各类档案材料的收集、归档应参照国家《企业档案工作规范》执行。 文书档案应注意以下方面材料收集： 1、召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。 2、职能活动中形成的重要业务材料（如：…..）。 3、资产管理的重要合同、协议、登记凭证等。 4、上级业务主管部门制发的文件材料。5、人事管理工作中形成的文件材料（介绍信、待遇、工资调整等）。6、工作中的请示、报告与上级的批复、指示等。 7、本单位、本部门的计划、总结、综合统计报表、其他汇总性材料等。 8、日常事务管理性文件材料。 9、各部门在从事科研、开发、生产等活动的过程材料 10、科技成果申报、专利、资质申请、定级、达标等的整套材料；编著的与本单位职能活密切相关文章、期刊、图书等材料。 11、以上内容的照片、录音、摄像、实物、电子文件（数码照片、网站程序及信息、业务软件及数据、工作中形成的电子版的文字性材料）等也须收集归档。 要求：将单位归档范围，细化到每个部门，并以书面形式，通知到每个部门，定期将材料收集、移交到档案室，并做好移交登记。 《企业档案工作规范》之（企业文件归档基本范围与保管期限参考表）（十个方面：经营管理、生产管理、行政管理、党群管理、产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器、会计业务、职工管理）（分类方案示例） （二）材料的整理归档（先确定分类方案） 各类档案的整理，均应照国家的相关规范。归档时间（《企业档案工作规范》） ： 1、经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。 2、科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。 3、 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。 4、 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。 5、电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。 6、磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。 7、 更新、补充的文件；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件；企业资产与产权变动过程中形成的文件；其他活动中形成的文件等，应随时归档。 归档材料质量要求：本单位产生的文件材料归档时必须是原件（纸质、电子件），纸抟文件底稿必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写。 对于企业：在材料收集整理时应注意科技档案阶段性材料的齐全完整。 1、产品：初步设计、技术设计、工艺、工装、加工制造、生产定型等阶段材料 2、科研：准备立项、研究实验、总结鉴定、成果申报、推广应用等阶段材料 3、基建：项目依据性材料、基础性材料、工程设计（初步设计、技术设计、施工设计）、施工、监理、竣工验收材料等（变更、隐蔽性工程材料） 4、设备：设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、安装调试、随机材料、运行、维护等 另：外文资料的译文 5、营售：说明书、宣传材料、往来函件、合同协议、台帐、汇总表等  （五）说明 1、人事管理过程中产生的材料（如：花名册、统计表、介绍信、用工合同、工资转移证明等），是属于文书档案范畴。 2、各部门在业务工作中形成的上报材料（如：统计汇总性材料），必须留存一份归档（纸质、电子） 3、各部门在从事科研、开发、生产等活动的过程材料 4、材料收集（内容、类别）一定要齐全、完整；种类档案材料整理归档必须符合规范。 5、数码照片，纸质和电子双套制。 6、各类电子文件材料要根据实际情况，及时收集；可分类存放在不同的文件夹中，刻盘保存。 7、根据省星级测评标准，对如下情况应在日常工作做好记录： ·档案法宣传活动（时间、内容、人员） ·网络人员业务学习（时间、内容、人员） ·单位大事记 ·材料移交、接收登记；查阅、借阅登记（台帐） * （国家有规定：归档范围和保管期限） 要注意重大活动、会议、及事件等方面材料的收集 * 概述文书、会计、照片、基建等类材料的整理 欢迎参加档案管理培训班 加强档案管理 服务企业发展 如何做好档案管理工作 如何做好档案管理工作 第一讲 加强档案法规宣传，提高档案意识第二讲 建立健全档案管理机制，确保档案集中统一管理 第三讲 加强材料收集，确保材料齐全完整 第一讲 加强对档案法规的宣传，提高档案意识