文件资料管理程序.docVIP

1．目的： 对于质量体系有关的文件及资料进行受控，确保各场所使用文件的有效版本，以求发行文件的一致性、可追溯性及适切性。 2.范围: 适用于公司范围内的文件和资料的控制。 3.定义： 3.1 文件：指可用以追查为达成产品质量及质量体系是否有效运作的资料。 3.2受控文件：指需随时保持必威体育精装版资料，并有分发签收记录，当失效时资料需依规定撤销者，如质量手册、程序文件、作业指导书等。 3.3 非受控文件：分发时为必威体育精装版资料，更改及修订时无需按规定换版的文件。 3.4 外来文件:国际\国家\行业标准、顾客\供应商提供的图纸与资料、购置设备所带来的技术文件资料等。 4.作业流程: 流程图 责任单位 重点提示/说明 相关资料 各编制单位 有修定、变更时，应由文件修订人申请人填写《文件更改申请单》说明修订原因。 文件更改申请单 各编制单位 权责单位 由编制单位审核、权责单位核准 文件更改申请单 文 控 由文件修订人填写《文件更改申请单》说明修订原因，文件修订核准后，由文控实施修订。 文件更改申请单 依审核权责 各种文件制订、审核、核准权限，依照文件审核权责划分。 办公室 体系文件发行前由办公室制定《文件发放和回收记录表》，依据下表将发行的文件分发给相关单位，相关单位收到文件后应在《文件发放和回收记录表》上签名确认。 文件发放和回收记录表 技术部 有关技术文件、工艺文件、外来技术资料文件由技质科监管 文件发放和回收记录表 办公室 1、办公室需根据实际情况对在使用的文件进行以旧换新 2、借阅文件资料时，须到办公室处填写《文件借阅登记表》办理相关借阅手续 文件借阅登记表 5.补充说明： 5.1文件制（修）废止申请提出 5.1.1根据各部门工作展开的需要及体系的要求，进行文件制订。 5.1.2文件编码原则 5.1.2.1 质量手册 ZS/OM01－2006 “OM”质量手册，“01”公司质量手册文件编号，“2006”为2006年编制版本 5.1.2.2 程序文件 ZS/OP01－2006 “ZS” 柳州正盛科技有限公司简称 “OP”程序文件，“01，02、03、04……”公司程序文件编号，“2006”为2006年编制版本 5.1.2.3三层次文件 “ZS”柳州正盛科技有限公司简称 ZS/××－×－×××，其中“××”为部门缩写代号：“JS”技术部、“BC”生产部、“ZB”质保部、“SW”商务部、“BG”办公室、“CW”财务部、“GD”管理者代表。 “×”为文件类别（见5.1.2.4表单）。“×××”为部门文件编号数(0、1、2、3、4……) 5.1.2.4 表单 1、作业指导书类—“C” 2、表单类文件类—“D” 3、外部文件类—“E” 5.1.3外来文件受控与工厂内部文件受控相同，若其它单位收到外来文件须编码列管者，将此文件速送至文控处进行编码、登录。 5.1.4各单位严禁擅自变更或涂改文体内容，有变改需求时，应由文件修订申请人填写《文件/记录申请单》说明修订原因，文件修订核准后，由文控实施修订。 5.2 申请核准 5.2.1 文件修订后由原编制单位进行审核、原权责单位核准。 5.3文件修订、废止 5.3.1文件修订时应注明修订内容和修订理由，并发行修改后的文件，同时收回作废的旧文件； 5.3.2修订的文件编号不变，但在每页版本项内，须依修订次数以A1、A2、A3……A9为顺序更改；文件修改版次累积达9次后或大幅度修改后，则应重新改版发行，版次项以B1、C1……为顺序。 5.3.3表单的修订，申请单位需依相关条款执行，修订后表单编号不变，文控需将该修改的表单予以进行抽换。 5.3.4文件变更、失效、废止时，旧版文件由文控于发行新版时当场收回。 5.3.5当文件不适用、遗失或毁损，需由原编制单位提出废止申请，填写《文件/记录申请单》审批后由文控向持有单位收回该文件销毁；文控须在《文件受控一览表》中注明该文件作废，并在原文件件上加盖红色“作废”章。 5.4文件核准 5.4.1各种文件制订、审核、核准权限，依照文件审核权责划分。 文件类别 编 制 者 审 核 核 准 质量手册 质量手册编写组 管理者代表 董事长 程序文件 主导部门负责人 管理者代表 董事长 三层次文件 部门指定人员 主导部门负责人 管理者代表 表单 部门指定人员 主导部门负责人 * 5.4.2文件经编制审核核准后，原版文件交由文控，文控将受控文件登录于《文件受控一览表》，并对其编码。 5.4.3文件修订或废止的审核，核准应由原版次相同人员审核，原审核人不在时可由接替其职位的人员或其代理人审核。 5.5文件发行 5.5.1 文控将核准后的文件登录到《文件受控一览表》中进行编号，然后文控将登录后的文件