浅谈在EXCEL中财务票据“套打”模板的制作.doc

浅谈在EXCEL中财务票据 “套打”模板的制作 摘要: 根据当前财务电算化的使用情况,为提高财务工作效率，以实例制作，灵活应用设计技巧， 设计出套打印模板， 不仅消除了手工填写费时费力易出错等弊端，而且提高了工作效率。 关键词: EXCEL 套打模板 制作 在会计电算化高度发展的今天，会计原始凭证的手工填制越来越显得繁琐，手工凭证不仅难以实现整齐化、标准化、规范化管理，而且填制麻烦，差错率高。部分会计从业人员希望有一套方便适用的程序解决凭证套打问题，这只是一个美好的愿望，实际上根本不可能实现。因为原始凭证种类多种多样、层出不穷，没有一套程序能预知后来的凭证格式；再者，已有的凭证也格式不一，同一类凭证也存在因印刷的原因导致边距位置的偏差， 如果开发出一个套打程序，操作者也势必面临根据凭证边距偏差手工多次调整纸张位置的问题，因此程序根本没办法全部解决工作中精确打印的问题。其实，相信大家对Excel都比较熟悉，只要挖掘Excel的潜在功能且，而运用得当，是可做到准确定位输出的。 笔者经过多次试验，摸索出成功定位的方法，可以在几乎不用试打的情况下，很容易地在印刷的财务票据上打印出需要填写的数据。本文以设计现金支票套打模板为例，在Excel2003上详细讲解套打模板实施步骤，以期给广大同行提供一种设计思路。 一、利用图像扫描技术，取得财务票据图片 将凭证放入扫描仪，最好在凭证背面放上色差较大的普通彩色垫板，以便于将来进行图象编辑。将扫描仪的扫描模式设为“杂志类”、“彩色24位”，分辨率选择自定义，设为94~98DPI（视扫描仪型号不同而有所变化，笔者所用清华紫光扫描仪设为96 DPI）。设置完毕后进行扫描，取得凭证图象。随后将取得的图象导入ACDSEE 4.0 POWERPACK中的编辑器中进行编辑。扫描所得的图象中凭证与背景有强烈色差，利于剪裁。利用编辑器直接将凭证剪裁出来，另存为新文件。由于扫描仪扫描出来的文件通常都是BMP或TFT格式的，通常还要进行格式转换，将其转换为jpg格式以减少文件体积，ACDSEE 4.0 POWERPACK提供的格式转换功能很容易实现。最后，获得的图象文件就是我们所需要的票据图片。如图一所示： （图一） 二、分析票据格式，取得需套打的元素 在设计财务票据套打模板时，要详细分析票据中需要套打的内容，比如哪些内容要人工输入，哪些可以通过电脑自动计算生成。以现金支票为例，要套打的内容主要有时期大写和小写年、月、日，收款人，付款行名称，出票人账号，金额有大写、小写、小写分位填写，用途及附加信息等。通过分析，要每次手工输入的项目有收款人、金额、用途及附加信息；时期大写和小写、金额大写和小写分位可通过电脑计算生成；相对固定的是付款行名称和出票人账号。 三、利用EXCEL数据处理功能，处理好需要套打的基础数据 在EXCEl中建立二个工作表，分别命名为“数据录入”、“基础数据”。 1、“数据录入”工作表制作。数据录入工作表是为将原始数据录入集中到一个指定位置，让系统自动读取。在现金支票套打中，要输入的信息有：收款人、金额、用途、附加信息、付款行名、出票人账号，出票日期由电脑自动取系统时间，简要设计如下（见图二）， （图二） 2、“基础数据”工作表的制作。基础数据工作是为了制作打印模板取数方便而制作的，以现金支票打印分析的情况，制作基础数据表如下（见图三），表中数据来源于“数据录入”工作表，取数方法和有关利用EXCEL函数计算方式，下面分别说明建立过程如下： （图三） 在表示“金额”的单元格B3中输入“=数据录入!B4”； 在表示“大写金额”的单元格B4中输入“=IF(ISERROR(FIND(.,B3)),NUMBERSTRING(INT(B3),2)圆整,IF(ISERROR(NUMBERSTRING(MID(B3,FIND(.,B3)+2,1),2)),NUMBERSTRING(INT(B3),2)元NUMBERSTRING(MID(B3,FIND(.,B3)+1,1),2)角整,NUMBERSTRING(INT(B3),2)元NUMBERSTRING(MID(B3,FIND(.,B3)+1,1),2)角NUMBERSTRING(MID(B3,FIND(.,B3)+2,1),2)分))”； 在表示“收款人”的单元格B6中输入“=数据录入!B3”； 在表示“付款人账号”的单元格B8中输入“=数据录入!B9”； 在表示“付款人开户行”的单元格B9中输入“=数据录入!B8”； 在表示“年”的单元格B11中输入“=YEAR(TODAY())”； 在表示“月”的单元格B12中输入“=MONTH(TODAY())”； 在表示“日”的单元格B13中输入“=DAY(TODAY())”； 在表示“年（大写）”的单元格B14中