物业公司行政管理制度.doc

物业公司行政管理制度 第一节 公文流转制度 一、由行政人事部负责管理公司内部及集团总部下发的各种文件的流转工作。 二、上报集团总部的各类文件必须由总经理签字确认后方可上报。 三、各类文件必须经由行政人事部批转后，方可分送至相关部门或领导进行流转和审批。 四、各类文件在按照规定程序流转审批后，由行政人事部负责对外发送，并存档备查。 五、文件流转过程由行政人事部组织进行，他人不得自行传阅，以防止文件丢失或泄密。 六、各部门对阅办完毕的文件应签字并注明日期及时间，原则上每个部门的批文时间不得超过2小时。如在规定的时间内未能阅办完毕，应向行政人事部说明原因，并由行政人事部酌情处理。 第二节 会议管理制度 一、公司会议管理部门为行政人事部，各部门会议管理为部门本身。公司会议由会议管理部门负责安排会议时间、地点、与会人员，并准备会议资料。 二、会议具体类别如下： 1、公司会议： （1）公司周例会 由公司各部门汇报上周工作总结和下周工作计划，总经理、副总经理作出工作要求及指示。参加人员为各部门经理、副经理及主管级以上人员，召开时间为每周一上午：0。 （2）专题会议 研究解决公司内部的专题事项。参加人员和召开时间由行政人事部，根据工作需要负责安排。 （3）半年度、年度工作汇报会议 由主管级以上人员汇报半年度、年度工作情况。会议形式和召开时间由行政部负责安排及通知。 2、各部门内部会议 各部门结合自身情况自行安排会议形式，严格遵照执行。 第三节 印鉴管理制度 一、大连锦联经典生活物业管理有限公司公章、合同章由行政人事部负责管理，并指定专人保管。 二、使用公司公章、合同章必须严格履行审批程序。申请用印部门或个人，须填写《印鉴使用申请单》，详细填写用印事由、时间、申请人，并由部门负责人签字确认，经行政人事部审核，总经理批准后方可用印，并做好登记。其中： 1、合同、协议盖章前，必须出示批文，且合同文本中须有总经理或代理人签字后，方可加盖合同章。 2、公司内部行政公文、对外函件须经分管领导和总经理审批后，方可加盖公章。 3、公司员工办理婚育证明、工资证明、解除合同证明等个人事宜时，须经行政人事部审批、总经理批示后，方可加盖公章。 4、凡在前述中未提及的事务，需使用公章、合同章时，均需行政人部请示总经理后，方可用印。 三、严格做好印鉴使用登记工作，使用印鉴时，印鉴管理人员须填写《印鉴使用申请单》，将用印文件名称（编号）、文件份数、用印事由、批准人、用印时间等准确登记，并由经办人签字确认。 四、严禁在空白文本或局部空白文本上加盖印章。 五、非特殊情况，公司公章、合同章严禁带出行政人事部使用。如确需带出使用，必须报请总经理批准后，由行政人事部派员现场监督用印。 附件一： 印鉴使用申请单 印章名称 文件名称（编号） 用印时间 份数 部门负责人： 使用人： 批准人： 经办人： 注：审核本单时必须一并随附所需盖章的文件 二、凡在工作活动中形成的、具有查考利用价值的文件资料，必须及时向档案管理部门移交备档。 三、归档具体范围 1、集团或政府颁发的需要公司贯彻执行的文件材料； 2、政府领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊； 3、集团颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿； 4、请示、申请及集团领导或职能部门的批复文件； 5、各部门、单位的工作计划、总结、报告； 6、各种会议资料以及形成的声像材料； 7、领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料； 8、领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本； 9、反映公司经营管理的专业文件材料，如租赁、银行贷款等业务中产生的各种文件、资料、合同等； 10、统计报表和统计分析资料； 11、组织机构、人员编制等文件材料； 12、公司制定的规章制度； 13、公司大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料； 14、集团对公司各部门干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料； 15、员工名册、党员名册、介绍信存根； 16、外事活动中形成的请示、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等； 17、解决法律纠纷问题形成的文件材料； 18、与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料； 19、固定资产登记，财产、物资