美日企业档案工作比较之我见.doc

三维视野下美日企业档案管理工作的比较 ——基于历史、现实与未来的企业档案工作 【摘要】本文就美国和日本这两个资本主义国家的企业档案工作分别着眼于历史、现实和未来这三个角度进行对比分析，得出“宏观与微观”的相关结论。 【关键词】美日 企业档案管理 比较 历史 现实 未来 【Abstract】In this paper, I make a comparison between U.S. and Japan’s enterprise records management from the following three parts: the situation of yesterday ,today and tomorrow, which comes to a conclusion concerning the macro and micro relevant theory. 【Key word】U.S. and Japan Enterprise records management Comparison History Reality Future 企业档案作为档案事业的一个分支，从起源上来说，首先是在世界工业比较发达的国家和地区开展起来的。20世纪初，瑞士、荷兰等一些欧洲国家和美国开始大规模地收集和保存企业档案。20世纪70年代以来，世界各国企业档案管理得到了很大发展。而作为保存企业档案的档案机构之——企业档案馆，前身是经济档案馆。20世纪初，随着资本主义由自由向垄断发展，德国创立了世界上最早的经济档案馆——是由资本主义垄断企业建立的新型档案馆。 就现代企业而言，所谓的企业档案是在企业的各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的历史记录。企业档案是完整、真实、全面记载企业生产经营和管理活动的各种原始记录,是企业资产信息的凭证, 是企业自主知识产权和商业秘密的记录，是反映和记录企业各种实践活动的第一手材料，作为企业生存、改革和发展不可或缺的条件之一，是关系企业生存和发展的关键因素。 企业档案管理是企业基础工作中的一个重要环节, 是企业实行科学管理做好各项专业管理工作的客观需要和依据。过去不乏因为企业档案管理的混乱而给企业造成了巨大损失的案例，这说明企业的发展需要科学地管理档案，而档案工作者的职责也要求我们必须直面企业档案工作发展中的各种困难。企业档案管理对于一个企业健康成长和发展的重要作用也越来越引起世界各国对改进企业档案管理工作的广泛重视。 一、历史之维——美日企业档案工作的发展历程的比较 （一）美国企业档案工作的起源与发展 美国的企业档案工作起始于1925年哈佛商业学校建立的商业历史协会,为了研究商业历史, 这个协会保存并利用了大量的企业文件。1937 年, 哈佛商业学校教授拉尔夫·豪撰文《企业文件的保存》。1943 年, 美国菲尔斯东轮胎及橡胶公司正式雇用档案人员管理本企业的档案，开始了美国第一家私人企业档案馆的历史。之后, 随着企业管理人员对企业档案馆的作用的认识和档案工作者的努力, 许多著名的公司或企业都在这一时期建立了本企业的档案馆, 如福特汽车公司、宝洁公司、可口可乐公司等。 20 世纪70 年代, 企业档案馆由学术服务转变成为本企业利益服务, 促使美国档案工作进入飞速发展时期。然而, 美国企业档案工作发展到20 世纪80 年代, 在很大程度上受到美国经济发展的冲击,许多档案规划被迫终止或缩减。尽管企业档案馆面临如此严峻的挑战, 但然有许多企业档案馆和档案规划及时地进行了调整, 有的企业为了节省开支, 虽然不得不停办档案馆, 但他们明智地将企业文件移交给公共性的保存机构, 如高等院校图书馆或历史学会, 这样美国企业档案得以顽强地生存下来。早在1916年,哈佛大学就首创了系统地保存企业文件的先例,并得到华盛顿大学、加州大学、科内尔大学的竞相效仿。如今, 美国的企业档案工作随着科学技术的进步, 已经日臻完善。 （二）日本企业档案工作的起源与发展 根据考察了解，由于日本国家和政府缺乏对企业档案工作的宏观管理和监督指导的机制，企业档案工作起步较晚。早在50年代初，日本企业建立了负责档案管理的机构。根据档案管理规程，明确定出档案形成者的职责及档案保存期限，但整体上企业档案管理还比较混乱。 60年代后，由于企业管理采用了计算机技术，企业管理水平迅速提高，致使档案管理出现与其不适应的相对落后局面。企业对财务、会计乃至生产、销售、流通等一般业务工作都实行了计算机管理，使各项经营管理等业务活动由于计算机的应用而更加现代化、合理化。然而，唯独档案管理长时间一直处于落后状态。日本企业为加快其科学化和高效化的步伐，不能忽视在经营活动中的档案管理的重要价值。企业意识到这点时，档案已处于分散状态