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第四章 报表处理 第一节 报表系统概述 第二节 报表编制 第三节 报表处理系统的日常应用 第一节 报表系统概述 会计报表是综合反映企业某一特定日期的则务状况和某一会计期间的经营成果、现金流量等会计信息的文件。本章将以用友公司开发的软件——UFO电子报表系统为例，介绍报表系统的工作原理及操作过程。 会计报表系统是会计信息系统中一个独立了系统，它的主要功能有:设置和生成各种则务报表、进行报表维护、数据加工处理。 第一节 报表系统概述 一、报表结构 就报表结构的复杂性而言，报表可分为简单表和复合表两类。 无论简单表还是复合表，其格式一般由四个基本要素组成:标题、表头、表体、表尾。不同的报表，其四个基本要素是不同的。 二、报表基本术语 在UFO报表使用过程中，会涉及以下一些基本概念。 (一)格式状态和数据状态 UFO将报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。报表格式设计工作在“格式”状态下进行，报表数据处理工作则在“数据”状态下进行。 第一节 报表系统概述 1.格式状态 在格式状态下，可设计报表的格式 2.数据状态 在数据状态下，可管理报表的数据 (二)报表单元 任何一张表均有行和列。 单元是组成报表的最小单位，单元名称由表示其列的英文字母和表示其行的数字组成。 在报表系统中，每个单元内可以填制公式、数字、文字等内容。 第一节 报表系统概述 单元具有单元属性，单元属性包括: 1.数值单元 2.字符单元 3.表样单元 (三)区域与组合单元 (1)区域，也叫块，是一张表页上的一组单元组成的矩形块。 (2)组合单元，是由相邻的两个或更多单元组成。 第一节 报表系统概述 (四)表页 一个UFO报表最多可容纳99999张表页，每一张表页由许多单元组成。 (五)关键字 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一识别一个表页，是用于区分不同数字报表的标志。 第二节 报表编制 在UFO报表系统中，编制报表通常有以下三大步骤: 一、设计报表结构 本步骤主要进行报表基本格式设计，需在“格式”状态下进行 二、设计数据来源及运算关系 通过以上关系可以看出，大部分报表单元的数据不是直接输入，而是通过设置报表表内运算公式并执行公式运算得到的。UFO系统提供了“编辑公式”功能，可用于设置报表公式。 报表公式包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式。 第二节 报表编制 (一)单元公式 1.单元公式概述 单元公式是指为报表数据单元设置的公式，其作用是从凭证、账簿、本报表或其他报表中调用、计算所需数据，并将运算结果填入相应报表单元中。 2.账务函数 账务函数是报表系统和账务处理系统之间数据传递的桥梁，其作用是实现UFO报表系统从账簿、凭证中采集数据的功能。 第二节 报表编制 (二)报表审核公式 在报表中，每个数据都有明确的经济含义，并目数据间大多有一定的钩稽关系:如资产负债表中，流动资产各项目之和等于流动资产合计，非流动资产各项目之和等于非流动资产合计，资产总计又等于流动资产合计与非流动资产合计数之和等。为确保报表数据的准确性，我们需要对报表这种钩稽关系进行检查，这就是数据的审核。 UFO报表系统提供了数据审核公式，它将报表数据之间的钩稽关系用公式表达出来，这就是审核公式。 第二节 报表编制 (三)舍位平衡公式 在报表生成或进行汇总时，常会遇到这样的问题:报表数据非常大，阅读起来十分不便。这时，往往希望能将报表数据的货币单位由“元”转换为“百元”、“千元”等为单位，同时，还要保持数据原来的平衡关系不变，这种用于对报表数据计量单位进行调整及调整后保持平衡关系的公式称之为舍位平衡公式。 三、报表数据处理 报表数据处理主要包括表页管理、录入关键字、生成报表、审核报表、舍位平衡操作等内容，其操作应在“数据”状态下进行。 第三节 报表处理系统的日常应用 在UFO报表管理系统中，制作报表卞要采用两种方法:自定义报表和利用报表模板生成报表。 一、自定义报表 (一)自定义资产负债表格式设计 现行新会计准则中，“资产负债表”格式项目与以往报表相比较，有较大变化。 下面，我们以资产负债表为例讲述如何自定义报表。 1.启动报表系统，建立新报表 第三节 报表处理系统的日常应用 2.设置报表行、列数 新建报表默认值为50行7列，根据新准则所规定“资产负债表”格式，我们应将报表设置为37行6列(含标题表头)。 3.定义行高列宽 新建报表默认值为行高5 mm，列宽25 mm，我们在定义列宽时，一定要能容下本行最宽数据，否则在生成报表时会因数据溢出单元而产生错误。 4.画表格线 行高列宽设置后，虽然报表在“格式”状态下看得到表格线，但在“数据”状态下则是没有任何表格线的，因此，为了在适当位置显示表格，需要画表格线。 第三节 报表处理系统的日常应