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开票员工作规范 一、对数据库的了解： 勤强开票打印系统是一数据库系统，其中包括基础表和数据表 基础表包含部门表、库位表、员工表、客户表、供应商表、品名表、车号表等公司资料由系统管理员设置添加，如特殊的要增减须经过批准。 数据表包含进货表、出库表、销货表、转库表、形态转换表、损溢表、员工工作表等 二、双系统运行的分工： 一、公司的商品进出分为公司直接购销商品及代储代配商品 1、《勤强进出库单打印系统》： 用于本公司直接购销商品及高校后勤产品的进出库单打印及商品管理。 基础表中资料发生变化，先在公用基础表中进行修改、添加，然后运用基础表同步功能，实现基础表同步。（不得删除基础表中任何资料及数据） 本系统可对所有库位进行管理，只要是本公司购买的商品，即便是存放于五、六、七号库，均应在本打印系统进行管理 2、《代储进出库单打印系统》 用于代储、代配送商品的进出库单打印及商品管理（不含高校后勤存放的产品）。 基础表中资料发生变化，直接在本基础表中进行修改、添加，但不得删除基础表中已有任何资料及数据。 本系统中供应商与提货单位为同一人，存放的商品名称必须以“品牌-品名-储存单位名称”的形式出现，代码为“本公司相应产品代码或区域+储存单位代码”，直接在商品表中进行设置。 本系统可对所有库位进行管理，只要是代储、代配送的商品，即便是存放于一、三、四号库，均应在本打印系统进行开单管理。 二、注意事项： 库物存放于哪个仓库，相应进出库单据由分管该仓库的管理员保管、存档、建帐。 同一仓库同时存放本公司商品及代储商品须分别打印《当日进出调存表》加以核对、存档、上报。 两个系统中的库位库存不可以通过《转库单》实现转库，必须通过出库、重新入库加以解决！（即通购销环节发生商品所有权转移） 三、开票前提条件 入库单：根据《采购到货计划》或《采购订单》，凭供应商的投单开票。 出库单：根据《配送计划单》、《客户订单》、已收款的《销货单》开票，商品作为样品出库时，可根据仓库主任或副主任书面通知开单。 销货单：根据客户订单开票。 转库单：凭主管书面通知开票 品名转换单：凭成本会计书面通知开单。 损溢单：根据分管副总签字凭证后开票调帐。 注：当前提条件不具备时，为配合相关部门工作，必须在工作日记中对违规情形加以记载，并要求违规人签名方可执行开票工作！ 四、日期切换 因公司工作需要，当天下午19：00后发生的进出业务为次日进出库业务。 五、操作步骤。 打开数据库，在操作员窗口录入本人工号 点击相应的单据，添加相应内容 录完后点击“打印预览”对打印页面进行设置，确保打印页面正确，不得随意作废票据，撕分连票时必须严格按切割线撕开！ 打印后，开单员签名 票据处理技巧： 《出库单》若按订单发货可直接生成《销售发货单》，生成后打开《销售发货单》找到新生成的《销售发货单》，点击“生成销售明细”后“刷新”，将“客户”与“价格”进行修改。（若分东西两库同时出库，应分别点击生成后，只需在一个新生成的《销售发货单》点击“生成销售明细”） 《入库单》若直接发出，可直接生成《出库单》，生成后打开《出库单》找到新生成的《出库单》，点击“生成出库明细”后“刷新”，将“收货部门”与“价格”进行修改。 六、开票后处理。 对收回的单据按实际发生数，回填各种票据实际发生数，品名、日期等有修改按修改后内容修改电脑数据，同时补录车号及工作员工工号，无“实际发生数”时录入“0”，不得为空！。 票据联次的安排和传送（祥见《电脑打印票据联次安排》） 开票员将票据回单收集按顺序号装订统一交财务存档！开票员开出的票据，回单必须全部收回或以书面交接，开票工作才算完结。 七、数据后续处理： 不得出现负数库存：当班发现负数库存应及时处理，找出原因，处理完后再交接班。 领发货必须保持平衡：领货部门分为配送部和分割间：销货过程中要求达到领、销数量相等，必须在当班时查平，不平应有书面说明进行交接。随时查看“当日出库-发出误差”查询，一旦出现立即加以纠正。 等式关系：出库到配送部/分割间=配送部/分割间发出-配送/分割间未发完退库 不得在未定库位发生任何进、出、转、存、损数据。 生成《当日进销调存表》：每日19点工作结束时，对平当天进出转存情况，生成《当日进销调存表》，打印后交各库主管。 八、特别约定： 供应商的货物未入库直接发出，谁经手发货，谁负责作入库与出库处理，或交待其它库作进出处理，并对此笔业务负责到底：六和直接转运商品：进出库位定为201库位 未见实物直接由其它部门同步进货-销售，需开《入库单》时，凭进销部门的相关手续开据进库、出库手续，并注明原始凭据号码，对此项业务实行谁开《收货单》，谁作进库-出库帐务处理，并补开进出库单，由仓库主管签名。 耗材、垫仓板、周转箱等辅助用品：进出库位定为901库位 厂家来货分为多个规格必须