公司合同管理制度(15版).doc

合同管理制度 目录 第一章 合同管理机构 2 第二章 合同文本的起草和审定 2 第三章 合同的签订和合同档案管理 7 第四章 合同的履行与监督 12 第五章 罚则 13 第六章 其他 14 附件： 14 一、《合同编号管理制度》； 14 二、《合同审批表》及说明； 14 三、《合同审批业务流程》； 14 四、《合同分类终审级次表》； 14 五、《业务控制部合同审核登记簿》； 14 六、《行政部合同用印登记簿》、《行政部合同存档登记簿》； 14 七、《财务部合同存档登记簿》； 14 八、业务主办部门《业务主办部门合同存档登记簿》； 14 九、《合同借阅登记簿》； 14 十、《合同资料借阅审批单》； 14 十一、《合同授权委托书》； 15 十二、《合同履行情况报告》； 15 十三、合同示范文本（另发）； 15 十四、《合同管理制度》的培训幻灯片（另发）； 15 十五、《审核对方资质管理制度》； 15 十六、《合同基本格式样本》； 15 为加强合同管理，防范法律风险，规范合同行为及相关业务流程，***公司（以下简称总公司）依据有关法律法规，结合企业实际情况，制定本制度。 第一章 合同管理机构 第一条 管理原则 总公司对各类合同按照集中审批、统一管理、分级实施的原则进行管理。合同管理由总公司业务控制部整体负责，其他部门在其职责范围内分工负责。 第二条 管理部门权责 总公司业务控制部负责制订、修订合同管理制度、实施细则、编号规定，起草各类合同审批级次表，设计合同审批表、相关业务流程、合同存档登记簿和用印登记簿，制订和发布合同示范样本，负责组织全公司合同签订、履行、档案管理的检查和培训工作。 总公司印章保管人员负责总公司各系统（中心）、***生产公司、**生产公司的合同签章、审批程序的监督工作。 总公司行政部负责总公司各系统（中心）合同资料的存档工作，负责指导、监督各生产公司的合同档案管理工作，负责公司合同档案的销毁监督工作。 生产公司行政部负责所在公司合同盖章、合同资料的存档和合同档案的销毁工作。 总公司财务信息部和下级财务部门负责合同订立的财务审核、履行期间的监督、经济往来事项的执行管理工作。 各业务部门负责本部门业务管理范围内的合同起草、订立、履行及交存公司档案室前的保管工作。办事处、营业室、生产车间的合同原则上由业务主管部门负责起草、订立。 第二章 合同文本的起草和审定 第三条 证照要求 总公司所属各系统（中心）、生产公司因对外业务需要订立合同的，该项业务的具体经办人员（下称业务经办人员）须先收集合同对方当事人的相关资料，包括对方当事人的姓名或名称、住所、经营状况、相关资质证明、资信情况等，查验对方当事人的身份证件、授权委托书、营业执照（副本）、税务登记证（副本）、组织机构代码证、相关经营资质等证明材料，并确认其真实、合法、有效。上述证明材料的复印件须与合同一起进行登记、存档备案，授权委托书必须是原件。 取得的上述对方证照资料复印件上均需加盖对方公章确认，并由我公司行政部在对方公章下方加盖刻有“验收人： ， 年 月 日”字样的审验章。合同经办人员在外来证照审验章的空白处填写姓名及日期，以证明复印件来源的真实性。 对方若不能提供的，业务主办部门须在合同审批表上注明原因。异地证照资料复印件，要求对方加盖公章后邮寄至我方，尽量避免以传真方式取得。 如对方要求我公司出具我方资质的，我方应该在每份资质复印件的正中位置加盖：“此件再复印无效，仅供 某 某 办理 某 某 事项专用”的条章。 第四条 文本草拟要求 合同经办人员根据相关法律法规、企业规章制度，结合具体的交易事项和对方当事人的情况，起草合同文本。 业务控制部如有统一制定的合同范本或有国家有关部门制定的合同统一（示范）文本，则合同经办人员必须使用该合同范本格式，但在不违反相关法律、法规的前提下，可以根据具体情况对合同条款作适当修改。 如合同为对方的格式合同且不允许我方修改的，则我公司必须对此合同进行严格审核，对有异议的条文，应与对方协商达成一致意见后签订补充协议。 第五条 文本格式规定 （一）合同名称：所签合同应有合同的分类名称，不得只标“合同书”或“协议书”，公司原则上要求统一称“200X年XX合同”，标题中“200X年”为履行起始年份。要求名称尽量具体、直观，以便于区别和查找。 （二）题头要求：在合同名称和合同条款之间应列示“甲方编号、乙方编号、签订地点、签订时间、双方当事人名称（姓名）”。 如是对方提供的合同，应与对方协商添加我方合同编号，如协商不成，则必须在我方所持合同文本上手工填写我方合同编号。 （三）页码要求：合同文本每页下方正中必须插入页脚“第X页 共X页”。 （四）签订日期：我方必须按公司《公文处理办法》规定填写日期：○、一、二、三、四