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展览会流程回顾 　　要想做好展览会 首先要熟悉展览的流程！ 序目 一、计划立项（新项目） 二、实施招展 三、观众组织 四、相关活动 五、展会现场 六、展会后的服务工作 一、计划立项（新项目） 2、寻找主办单位（针对新会）。 　 　（1）主办单位的条件：权威性、知名度。　 　（2）合作方式：一种单存的挂名；另一种是收取一定主办费用。 ●　3、申请各种工商、税务的批文（一般由办公室来具体做这一块工作） 4、场地联系（每年展馆的档期排得都很满，大部分展会也都是在头一年早就预订好的，如有新立项的展会，需再根据展馆档期及展会需要尽快确定会的地点及时间） 5、联系宣传媒体（一般在大会设计邀请函就得把宣传媒体定下来，有的实在定不下来的，也可在招商的过程中随时联系） 　 　（1）合作对象：专业媒体和大众媒体 　 　（2）合作方式：直接付款；用展位交换和我们会刊广告交换。 6、制作招商招展邀请函（设计、印刷等工作） 7、建立展商信息库（通过会刊收集和杂志、网站等多种渠道） 8、招商招展、宣传、活动方案要提前制定好。 二、实施招展 1、项目经理在开始招商之前，根据大会的具体情况，项目组人员划分信息。（或按领域划分信息，或按地区划分信息， ） 2、招展方式：主要是先通过一对一的电话联系，根据情况需要，有需要面谈的可制定个性化方案，与客户面谈；再就是实行组团形式招展，主要通过行业协会、商会、有实力的公司等；在各种招商招展的同时，要配合相应的配套手段招商招展(如邮寄、快递、E-MAIL、上门拜访、展商转介绍、倒招商等)。 做一个行业，了解一个行业，做行业的销售顾问 3、招展的步骤 　　 标准展位： 　　◆设置每个标准展位为3m×3m，每个展位收费3600元(组委会免费提供：一桌、两椅、两个射灯。其他物品需从举办地展馆租赁)； 　 　　◆光地（特装）每平方米 400元人民币（36平方米起租，在光地上搭建或配置其它设施的费用及相应的管理费由参展者自付）。 （1）了解行业信息，行业政策，行业内的知名企业 （2）搜集信息，通过行业网站、大众媒体等多种渠道；（对信息要有敏感度） （3）铺面工作（主要通过电话沟通、传真、邮件等方式把项目的相关资料发给客户，并锁定出第一批有效信息。 （4）电话跟踪拜访锁定的信息（要求：打对电话，找准负责人） 　　　在对方收到大会资料后进行第一次跟踪拜访，这一次拜访会产生三种客户：即时决定型、断然拒绝型、提出异议型（分别以5%、10%、75%的比例分布）； 针对第一种客户：要尽快确定下来，以免夜长梦多。针对第二种客户：了解客户拒绝的原因；为下次沟通打好基础。再次沟通后；向客户推荐下一届展览会；要求客户做转介绍；保持关系，待以后联系 针对第三种客户：问清客户需求和异议；进行第二次电话拜访；消除顾客顾虑。 （5）对锁定的目标客户，一定要合理管理（如：A类、B类、C类、D类）根据情况定期回访，回访时间间隔不宜太长。 （6）确定展位：看到客户有意向要参展时，要尽快敲定，不要拖泥带水，话语要简单有力度。 （7）汇款方面：企业选好展位回传报名表后，要 　马上与展商联系，告知已收到参展申请表，请尽快在规定时间内把款汇到大会指定帐号。 4、招展中用到的资料主要有：项目邀请函、展位报名表、展位图、传真、文件、个性化方案等。 5、参展确认函及运输通知：离开会还有20天的时间，对已确定参展的企业，应该发参展确认书，参展确认书的内容为：参展企业的公司名称、电话、负责人、有无交款、布展时间、地点、开展时间、开幕布时间、撤展时间、运输方式等。 三、观众组织构成 （1）在招展过程中，可以把拒绝型客户转换成参观商。 （2）通过媒体宣传也可以间接招来一些参观群体。 （3）从开始招商开始就要收集整理有效的专业观众信息库，发相关的简报等，让其提前做好参观计划。 （4）通过参展企业邀请自已的客户到会参观，这部分到会的专业观众也是含金量最高的。 观众组织形式 1、第一步：通过电话落实专业观众的电话、传真、地址、科室、负责人、邮箱等； 2、第二步：阶段性的传递相关展位动态信息给观众。（通过电话、传真、短信、邮件 、简报形式传达到对方） 3、第三步：观众组织工作的最佳时间段应是在开展前1~2周，发短信邀请；打电话邀请；根据前期收集整理的观众信息库邮寄门票 ，重要专业观众需要发快递，或者上门邀请，送请柬的形式。（如临博会、板材展：有一些相关的专业市场，就需要到市场发门票） 4、第四步：开会前1-2天再进行电话通知、传真、短信、上门邀请等确保措施。 四、相关配套活动 参展商活动： 论坛，新产品、新技术交流会，酒会、培训、演出、评选颁奖、考察等活动，根据每个展会的需要选择设定； 观众活动： 论坛、新技术交流会、