【绍兴市烟草专卖局（公司）应急订单作业指导书】（52页）.doc

绍兴市烟草专卖局（公司）应急订单作业指导书 绍兴市烟草专卖局（公司） 二OO九年九月 目 录 一、应急订单受理作业指导书 1 二、应急订单受理流程图 6 三、浙江省烟草专卖、商业系统卷烟订单采集和货源供应管理规定 7 四、业务部门内控检查标准 12 五、应急订单申报表 21 六、 月份应急订单、订单频率检查表 22 七、调查表 23 八、业务部门内控检查表格 24 SXYC-YX-18 一、应急订单受理作业指导书1 目的???规范应急订单受理程序，解决客户应急订货问题，提高客户满意度。2 适用范围???适用于绍兴市烟草系统应急订单受理工作。3 职责???3.1??绍兴市局(公司)营销中心营销内控管理员(兼职)、县级局(分公司)业务科内控管理员(兼职)负责按照《业务部门内控检查标准》中“应急订单”项的标准实行自查。3.2??绍兴市局(公司)营销中心订单部电访班长(兼职)负责根据《应急订单申报表》录入订单，对《应急订单申报表》进行归档。3.3??绍兴市局(公司)营销中心市场部客户经理、县级局(分公司)业务科市场部客户经理负责受理客户应急订单需求，上报《应急订单申报表》，联系送货员协调送货事项，不符合应急订单操作条件时做好零售户解释工作。3.4??绍兴市局(公司)营销中心市场部市场经理(兼职)、县级局(分公司)业务科市场部主任、县级局(分公司)业务科市场部市场经理(兼职)负责初审《应急订单申报表》。3.5??绍兴市局(公司)营销中心市场部主任负责审核《应急订单申报表》，将《应急订单申报表》提交绍兴市局（公司）营销中心订单部电访班长（兼职）。3.6??县级局(分公司)局长(经理)室副经理、绍兴市局(公司)营销中心经理室副经理负责审批超限量的《应急订单申报表》。3.7??县级局(分公司)业务科科长负责审核《应急订单申报表》。3.8??县级局(分公司)业务科品牌管理员将《应急订单申报表》提交绍兴市局（公司）营销中心订单部电访班长（兼职），对《应急订单申报表》进行归档。4 ?????4.1. 需求上报4.1.1. 零售客户向绍兴市局（公司）营销中心市场部客户经理、县级局（分公司）业务科市场部客户经理（以下简称客户经理）上报需求，客户经理查看订货原因是否符合以下条件之一：a 订单日零售客户因特殊原因无法按时完成订单，并经客户经理核实的；b 因订单员操作失误造成订单差错，经录音核对情况属实的；c d 因特殊情况零售客户需顺销烟超限量进货的。?????.符合上述条件的，客户经理填写《应急订单申报表》，向绍兴市局（公司）营销中心市场部市场经理（兼职）（以下简称营销中心市场经理（兼职））、县级局（分公司）业务科市场部主任或市场经理（兼职）（以下简称业务科市场部主任或市场经理（兼职））上报应急订单需求。 .不符合条件的，由客户经理做好零售户的解释工作。.需求紧急可采取电话上报或当面上报形式，但事后必须补写《应急订单申报表》。4.2. 需求审核、审批?????4.2.1.营销中心市场经理（兼职）、业务科市场部主任或市场经理（兼职）对客户经理提报应急订单的真实性进行初审后，将《应急订单申报表》向绍兴市局（公司）营销中心市场部主任（以下简称营销中心市场部主任）、县级局（分公司）业务科科长（以下简称业务科科长）提报。4.2.2. 营销中心市场部主任、业务科科长审核《应急订单申报表》。?????. 当月应急订单客户数已超过5%，审核不通过，及时通知客户经理做好客户解释工作。. 未超过上述要求，则根据零售客户需求，如总量在250条且单个规格在50条之内，营销中心市场部主任、业务科科长进行审核。. 超出总量250条或单个规格数量超过50条，还须将《应急订单申报表》提交绍兴市局（公司）营销中心副经理、县级局（分公司）副经理进行审批。4.2.3.营销中心市场部主任将审批之后的《应急订单申报表》提交到绍兴市局（公司）营销中心订单部电访班长（兼职）（以下简称电访班长（兼职）），县级局（分公司）业务科品牌管理员（以下简称业务科品牌管理员）将审批之后的《应急订单申报表》通过邮件形式提交到电访班长（兼职），并通知客户经理协调送货事项。4.3.订单录入、审核4.3.1. 电访班长（兼职）根据《应急订单申报表》，登陆“呼叫系统”——“应急订货”模块中进行订单录入，生成《应急订单》。?????4.3.2. 内控自查，绍兴市局（公司）营销中心营销内控管理员（兼职）、县级局（分公司）业务科内控管理员（兼职）每月按照《业务部门内控检查标准》每月一次进行内控自查，并填写《____月份应急订单、订单频率检查表》，检查中发现异常问题的应填写《调查表》对异常问题开展调查，如有违规情况的要将《调查表》与相关的记录与次月5日前上报内管