国有设备档案的现代化管理应与企业发展相一致.pdf

国有设备档案的现代化管理应与企业发展相一致 刘忠艳 (胜利油田现河采油厂综合档案室，山东 东营257000) 摘要：随着国有企业规模的不断扩大和设备技术水平的日益更新提高。各种设备设施正朝着连续化、系统化、复杂化、规范化 等方向发展。如何系统完善地将设备档案价值最大化应用到企业的生产和发展中去，本文从设备档案现代化管理的角度分析了其与 企业发展相一致的主要问题。 关键词：档案；设备档案；档案工作；现代化管理；企业发展 中图分类号：G275文献标识码：A文章编号：1003—5168f2014)0l一0240—01 档案是人类社会活动的真实记录，是人类文明进步的阶梯。 在原来共有的资源不能继续共享，从而降低了档案的利用率。以 设备档案是指设备在购置、安装、使用、维护维修过程中直接形 采油厂为例，采油厂的三产改制后成为独立的股份企业，设备、 成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档 资料随单位一并划出。这样就产生了同型号、同车型、同编号设 案工作是人类为了更有效地保存和积累已往的文明成果，并使 备资料的查阅矛盾。一本资料几个单位同时借阅，或大部分资料 之更好地服务于人类现实社会活动的工作。相对应的设备档案 处于无人问津的情况时有发生。为了提高档案的利用率，改变资 是档案的一个分支，它的现代化管理工作就是在企业的不断发 料的独有、独占、不透明的现状，采油厂根据中石化、管理局档案 展过程中应运而生的。在现代化企业飞速发展的今天，如何根据 馆的管理要求，进一步深化档案管理，建立档案信息网络，实现 发展的需要，合理有据地确定企业设备档案在现代化企业中的 档案信息资源的数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化， 地位、作用，为企业谋求最大的经济效益、社会效益。保障设备档 档案管理工作自动化，消除了资料的浪费、利用率低的情况。仅 案与企业发展同步。是现在档案管理人员面临的主要问题。就以 以电网检修为例．利用库藏资料节省了检修时间，优化了电器设 上问题有以下几种解决办法，仅供参考。 备的日常维护管理。圆满完成了电网检修的任务，为采油厂的节 1设备档案的现代化管理工作要与企业发展现状相适应 能降耗做出了应有的贡献，同时也为采油厂节约了大笔设备的 设备档案是在企业发展过程中，根据企业的发展需要，不 购置费用。 断积累和发展起来的．在企业发展中起着辅助、指导的作用，与 3优化设备档案的管理模式。使其进一步为企业的发展 企业的兴衰一一对应。可以这样讲：一个企业没有了，那么设备 服务 档案在这个企业中的作用也就消失了。企业是档案依存的主体， 为了进一步提高设备档案的利用率、透明度，使其能够更 主体丢失载体自然消失。国有企业实行破产整合，在破产的同 好地服务于企业应用与生产，充分发挥其档案本身的作用，让企 时．由于设备的大量转卖、设备档案形同虚设，再也无法起到应 业特别是企业领导认识到它存在的价值至关重要。要做到这几 有的作用．只能申请报废或销毁。这说明档案对企业的依赖性， 点则必须： 设备档案资料应适应企业的发展，在发展中为企业提供服务。 3．1进一步加强档案系统各档案馆的纵向联系，确保设备 1．1根据企业的发展．制订相应的设备档案管理规范。根 资源的不断补充。设备档案的库存量、存储质量是为企业提供服 据企业的发展方向，将设备档案分门别类，以适应企业发展的需 务好坏的衡量标准。这个标准往往取决于使用者，因为只有在实 要。 践中获得效益的才有说服力。有了效益才能让领导重视档案工 1．2建立设备档案的流通环节，在企业转制、转型、破产等 作，才能使其尊重档案管理的地位。因此，加强各部门的联系，确 问题出现时。根据不同的情况。建立档案设备的共同流通机制， 保档案资料完整归档，才能为更好地服务企业提供可靠的资源。 以确保设备档案服务的最大化。