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GRAPECITY CHINA 让科技简便工作 CASE STUDY ——先灵葆雅实施网上费用报销系统成功案例 报销,对于任何企业都是一个常用词,也是日常运营中重要的一个环节,特别针对销售众多且员工出差 机会频繁的公司,费用报销不仅与公司财务状况密切相关,也关系到员工的利益。但是集团公司繁杂的 人事体系常常会造成报销拖拉延误,给员工带来不便。因此简化费用报销流程并提高操作过程中的透 明度,成为每个公司都想要解决的问题。 先灵葆雅制药有限公司与GrapeCity合作实施了网上费用报销系统,在提高报销效率及透明度方面获 得了良好效益。 项目背景 先灵葆雅公司是一家享誉全球的跨国制药公司,是财富500强企业。总部设在美国新泽西州,并在 全球超过125个国家和地区设有业务机构,在20多个国家建有生产设施,员工总数超过30,500。自 八十年代末,先灵葆雅公司开始建立在华业务,业务遍及三十多个大中城市,并在上海建有生产设 施。公司致力于抗过敏,抗感染、抗肿瘤、皮肤病和降血脂、降胆固醇等心血管领域药品的研发、 制造和推广,并取得了领先地位。公司还拥有健康消费品及动物保健业务。 在中国范围内,先灵葆雅有大量销售人员分布在全国各地。销售的日常费用报销成为企业突出矛 盾,这同样也是大多数制药公司面临的难题。 客户难题 原先,先灵葆雅的费用报销流程由于集团公司的管理方式,报销流程繁琐不便,矛盾集中体现在如下几 点: 销售人员,特别是外地的销售人员填写费用报销单据后,首先需要通过当地主管的审批,再通过邮寄方式 寄回位于上海的总部办公室。经上海总部主管审批和财务审核后,出纳才会根据最终审批通过的单据进 行支付处理。从销售人员填写单据,一直到出纳支付款项整个流程结束需要较长时间。 其次,报销过程中还包含了大量的无效劳动。例如,由于整个报销流程环节比较多,目前完全是依靠手工 进行处理,在过程中很难进行跟踪。销售人员较长时间收不到报销款项的情况下,往往打电话给财务部 人员进行催问。但是财务部人员也无法掌握全盘情况,大量的工作时间被耗费在类似的查询和答复过程 中。 在报销过程中还有很多重复的劳动。例如,每个销售人员都需要手工填写单据,然后提交给主管审批,和 财务审核。流程结束后,财务人员还要将单据逐一输入到SAP系统中。财务人员的输入和销售人员的填写 完全是重复劳动,而且过程中还容易发生因为错误而导致的不必要的复查、返工工作量。 GrapeCity网上费用报销系统 上述矛盾降低了先灵葆雅的工作效率,也造成不必要的成本浪费。有鉴于此,先灵葆雅希望能将目前的 手工报销过程提升到由自动化系统来完成,从而达到提高员工的满意度和企业执行效率的目的。经过 CASE STU

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