先灵葆雅实施网上费用报销系统成功案例.pdfVIP

GRAPECITY CHINA 让科技简便工作 CASE STUDY ——先灵葆雅实施网上费用报销系统成功案例 报销，对于任何企业都是一个常用词，也是日常运营中重要的一个环节，特别针对销售众多且员工出差 机会频繁的公司，费用报销不仅与公司财务状况密切相关，也关系到员工的利益。但是集团公司繁杂的 人事体系常常会造成报销拖拉延误，给员工带来不便。因此简化费用报销流程并提高操作过程中的透 明度，成为每个公司都想要解决的问题。 先灵葆雅制药有限公司与GrapeCity合作实施了网上费用报销系统，在提高报销效率及透明度方面获 得了良好效益。 项目背景 先灵葆雅公司是一家享誉全球的跨国制药公司，是财富500强企业。总部设在美国新泽西州，并在 全球超过125个国家和地区设有业务机构，在20多个国家建有生产设施，员工总数超过30,500。自 八十年代末，先灵葆雅公司开始建立在华业务，业务遍及三十多个大中城市，并在上海建有生产设 施。公司致力于抗过敏，抗感染、抗肿瘤、皮肤病和降血脂、降胆固醇等心血管领域药品的研发、 制造和推广，并取得了领先地位。公司还拥有健康消费品及动物保健业务。 在中国范围内，先灵葆雅有大量销售人员分布在全国各地。销售的日常费用报销成为企业突出矛 盾，这同样也是大多数制药公司面临的难题。 客户难题 原先，先灵葆雅的费用报销流程由于集团公司的管理方式，报销流程繁琐不便，矛盾集中体现在如下几 点： 销售人员，特别是外地的销售人员填写费用报销单据后，首先需要通过当地主管的审批，再通过邮寄方式 寄回位于上海的总部办公室。经上海总部主管审批和财务审核后，出纳才会根据最终审批通过的单据进 行支付处理。从销售人员填写单据，一直到出纳支付款项整个流程结束需要较长时间。 其次，报销过程中还包含了大量的无效劳动。例如，由于整个报销流程环节比较多，目前完全是依靠手工 进行处理，在过程中很难进行跟踪。销售人员较长时间收不到报销款项的情况下，往往打电话给财务部 人员进行催问。但是财务部人员也无法掌握全盘情况，大量的工作时间被耗费在类似的查询和答复过程 中。 在报销过程中还有很多重复的劳动。例如，每个销售人员都需要手工填写单据，然后提交给主管审批，和 财务审核。流程结束后，财务人员还要将单据逐一输入到SAP系统中。财务人员的输入和销售人员的填写 完全是重复劳动，而且过程中还容易发生因为错误而导致的不必要的复查、返工工作量。 GrapeCity网上费用报销系统 上述矛盾降低了先灵葆雅的工作效率，也造成不必要的成本浪费。有鉴于此，先灵葆雅希望能将目前的 手工报销过程提升到由自动化系统来完成，从而达到提高员工的满意度和企业执行效率的目的。经过 CASE STU