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第十二章 电子档案管理 第一节 电子档案及其特点 一、电子档案的含义及存储介质 电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。将电子文件归档后即形成电子档案。电子档案的全部信息是以数字式代码加以存储的，息的编码和解码过程都由计算机完成，利用时须借助计算机等设备转换成原有的文字或图像形态，因此人们亦将电子档案称“数字式档案”。 目前电子文件所采用的存储介质主要有磁盘(硬磁盘、软盘)、磁带和光盘。 硬磁盘 硬磁盘是计算机的外存储器，一般装在计算机主机内，具有不同的存储容量。目前微型计算机使用的内置式硬磁盘容量100MB (兆字节)至9GB (千兆字节)不等，随着技术的发展其容量还会有所增大。由于内置式硬磁盘不易拆卸，不易脱机保存， 此目前机关较少用于保存长久性文件，也不用它作为归档文件的存储介质。还有一种便于拆卸的活动硬盘，其容量一般在100MB 540MB，由于它的体积小，容量大，可以作为文件存储介质，但目前价格较贵，使用者较少。 (二)软磁盘 软磁盘是一种很薄的磁性盘片，可根据使用需要随时插入计算机，用以记录机器中的信息或调用原来存储的信息，使用完毕后取出单独保管。由于软磁盘具有体积小，便于脱机存放，价格便易，便于传递等特点，适用于日常存储电子文件。但是，由于软磁储容量小，易损坏，因此不能作为电子档案的存储介质。 微型计算机上常用的软磁盘有两种规格，一种是5.25英寸。（1英寸约为25.4毫米)的(通常称为5寸盘)，其中低密度盘的存储 容量为360KB (千字节)，高密度盘为1.2MB，另一种是3.5英寸 的(通常称为3寸盘)，低密度盘存储容量为720KB，高密度盘为 1.44MB，软磁盘在使用前需要先在计算机上进行格式化，用以确定磁盘的存储容量。 (三)磁带 磁带是一种磁性带状存储介质，一般缠绕于轴上放入盒中，称为盒式磁带。磁带可脱机保存，比软磁盘存储容量大，常见的容量 为150MB-8GB，使用磁带存储档案需要配置相应的磁带机。 (四)光盘 光盘是继磁盘后出现的一种光学存储器，光盘存储密度高于磁盘，一张5寸光盘的存储容量从128MB到2GB，从理论上讲可存储数十亿个汉字，以图像方式存储信息时，大约可存储A4幅面的文稿数万页。应用信息压缩技术，光盘存储图像文件的能力可增加10倍之多。 从记录信息的性能上分，光盘有只读式光盘、一次写入式光盘和可擦式性光盘三种，只读式光盘在制作者一次性写入信息后只能供使用者读出信息而不能追加记录或擦除信息。一次写入式光盘可供使用者写入一次多次读出，可以追加记录但不能擦除原来的信息。这两种不可逆式的记录介质适合于存储终结性文件，可有效地 保持文件的原始性，因此可作为电子档案的存储介质。可擦式光盘 可供使用者多次写入、擦除和重新写入信息，这种可逆式光盘可用于存储需要更改的文件，一般不宜作为电子档案的存储介质，而用光盘作为计算机的外存储设备须配置光盘机。 二、电子档案的特点 电子档案与以往各种载体的档案一样都是人类社会活动的记录，但它在记录方式上有许多不同于其他载体档案的特点。 (一)信息的非人工识读性 从远古的泥极、羊皮纸、甲骨、竹简，到近代的纸质记录，从来都是采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是人工不可识读的数字式代码j只有 借助计算机解码，才能转换成人可识读的记录。 (二)信息存储的高密度性 无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储密度都大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有海量存储之称。随着技术的发展，这些存储介质的信息存储密度还将继续加大。这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，另一方面，由于每一个盘、带内的文件数量比原来要大为增多，也给管理和调阅提出新的要求。 (三)信息与载体之间的可分离性 以往的档案，信息被固定在某一载体上，成为不可分离的一个实体，文件最初形成时的标记也被固定在这一实体上，使之具有明显的原始性特征。而电子档案中信息不一定具有固定的物理位置，可以以非实体形态进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息的易于更改，而且更改后可不留痕迹；易于复制，而且分不出原件和复制件；易于传输，在网络条件下可以通过通讯线路异地调阅或输出文件。 (四)多种信息媒体的集成性 以往的档案一般只能记录一种或两种信息媒体，从而分别形成了文字档案、照片档案、录音档案、录像档案等。使用多媒体计算机；可将图文信息、音频信号、视频图像等不同媒体形式的信息记录在同一份文件上，使其达到声像并茂，真实再现当时的活动情况。 (五)系统依赖性。 以往的档案基本上靠人工管理，而电子档案从其前身——电子文件的制作与处理，到档案阶段的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，计算机