商务邮件书写.ppt

* * * * * 4、标题 一封email的标题很重要，不但因为这是收信人对这封信内容的第一印象，更因为一两个月过后，如果收信人想查找关于某件事的旧信，他首先会从有哪些信誉好的足球投注网站/归类标题入手。 换位思考一下，不是每个人的信箱里，都像你只有这么少的信，有些人就是靠email来跟踪、梳理自己工作的。有的朋友发信忘记写标题，有些朋友想起给谁发信说件新的事，懒得重新写信找地址簿，就直接回复人家上回发给你的一封信，这都是很不好的习惯。 一个标题，就好像bbs上的一个主题楼一样，一定要专楼专用。 * * * * * 把你的电子邮件视为从过去延伸到现在与未来之连续体的一部分。例如下面这句话就是 拿过去已经说过的话来提醒收件者： ? ? ???????在二月八日我寄给您的电子邮件中，我告知您我们决定为我们的游艇比赛寻求额外的赞助。 ? 把你的讯息连结到未来。假如你需要对方回复，就明白要求，并在必要时纳入回复期限。假如你的电子邮件有待某一方表明其它的说法或行劝，也要明白指出这点。你的要求要清楚，不可语带模糊，例如： ? ? ???????请在本周前把你们的零件目录寄给我，好让我们能在下周一前下单。这个要求表明了将来预计要发生的事，并要求收件者采取行动，远比以下这句话要来得有效： ? ? ??????假如你们那边有人能很快把你们的零件目录寄给我，我会很感谢的，这样我们就能在不久后下单。 ? 这个要求过于含糊，而且收件者可能感觉不到任何急迫感。寄件者可能理所当然地要等上一段时间才能得到对方的响应。 ? * 把你的电子邮件视为从过去延伸到现在与未来之连续体的一部分。例如下面这句话就是 拿过去已经说过的话来提醒收件者： ? ? ???????在二月八日我寄给您的电子邮件中，我告知您我们决定为我们的游艇比赛寻求额外的赞助。 ? 把你的讯息连结到未来。假如你需要对方回复，就明白要求，并在必要时纳入回复期限。假如你的电子邮件有待某一方表明其它的说法或行劝，也要明白指出这点。你的要求要清楚，不可语带模糊，例如： ? ? ???????请在本周前把你们的零件目录寄给我，好让我们能在下周一前下单。这个要求表明了将来预计要发生的事，并要求收件者采取行动，远比以下这句话要来得有效： ? ? ??????假如你们那边有人能很快把你们的零件目录寄给我，我会很感谢的，这样我们就能在不久后下单。 ? 这个要求过于含糊，而且收件者可能感觉不到任何急迫感。寄件者可能理所当然地要等上一段时间才能得到对方的响应。 ? * 以简单的用语说出你的意思。商务电子邮件并[不]是让你卖弄词藻，或是试用你可能听过的惯用语和流行语的地方。何必要冒不必要的险？ 只要情况允许，短字通常好过长字。不要让句子的重点烟没在容易把读者搞混的无谓疏失里。 要知道，电子邮件跟面对面的互动很不一样。用字遣词要格外小心，在表达感受与幽默时尤其要掌握好分寸。你所寄出的电子邮件中的弦外之音、反讽和挖苦，对方不见得看得出来，所以应 该避开这些伎俩。当收件者[看不懂玩笑]时，它往往会造成误解。还是那句话，为什么要冒险？直接为宜，一清二楚地说出你要什么。 ? 避免使用冗长又花俏的句子，将简短浓缩的讯息加以串连会有效得多。 你可以多加利用点列式，因为点列 式信息比成串不分段的句子要容易理解。但要确定各点讯息皆明显易懂，并有充分的细节可以把重点解释清楚。把无关 的讯息与琐碎的细节拿掉，而且切记不要重复，除非某个重点非强调不可。假如你要把电子邮件转寄给别人，那就要删除一切多余的讯息，只寄发必要的部分。如此一来，电子邮件就不会因为讯息过于冗长而令人生厌。  * 问问自己：[假如是我收到这封电子邮件，在看完之后会不会有什么不清楚的地方？寄件者有没有遗漏了什么？]?回头想想你写信的目的。你有没有 达到这个目的？假如答案是[有]，那下一步就是检查并确定，除了收件者以外，你已经把副本（C.C.）或密件副本（B.B.C.）附加给了任何需要看到这则讯息的人。寄出前的最后一步则要仔细检查，以确定你加入了所需的附件（attachment），并确定主旨栏写得很妥当。做完这些最后的检查，就大功 告成了！如果是重要的电子邮件，把副本存在寄件匣里是个好主意。  千万不要在你生气的时候回复电子邮件或寄出新讯息，因为冲动之言多半会在事后造成遗憾。最好冷静下来，等怒气消了再跟别人联络。在寄出电子 邮件前，先大声念一遍。你的立场是否客观？语气是否礼貌？你所提出的要求（假如有的话）是否合理？站在收件者的立场想一想，假如你收到自己所写 的电子邮件，会有什么感觉？假如你觉得气恼、不舒服或受辱，收件者很可能也会有同样的感觉。在这种情况下，可能就该考虑重写。 电子邮件的主要缺 点就是少了人味。没有人喜欢被批